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Conformément aux meilleures pratiques en matière de sécurité et de protection des données, Doctolib supprime les données personnelles des rendez-vous après une période de 5 ans à compter de la création de votre établissement de santé.
À retenir
- Les informations relatives aux rendez-vous ainsi que l'historique du patient à partir du délai que vous aurez fixé seront supprimés progressivement. Cela s'applique aussi à votre agenda et au compte des patients ;
- Si vous êtes utilisateur de Doctolib Médecin, les consultations de vos patients seront toujours accessibles (dans Doctolib Médecin) quelle que soit la durée de conservation que vous choisissez pour l’agenda.
Les données administratives de rendez-vous qui sont supprimées sont les suivantes :
- Le motif de consultation ;
- La date ;
- L'heure ;
- Les données du patient ;
- Le médecin référent ;
- Les notes du rendez-vous.
Une fois partagés, les documents restent-ils disponibles ?
Les documents partagés avec le patient resteront disponibles.
L'adaptation de la durée de conservation a des répercussions sur l'ensemble de votre organisation et également sur les comptes des patients concernés. Vous trouverez ci-dessous quelques aspects à prendre en compte lors de la sélection de la durée de conservation :
- Durée minimale : 1 an ;
- Durée maximale : 20 ans ;
- Si vous choisissez une durée de conservation inférieure à 5 ans :
Les rendez-vous manqués sans raison valable ou supprimés réduisent le compteur de ces rendez-vous pour le patient concerné. Cela signifie que les patients qui manquent souvent des rendez-vous ne seront éventuellement plus comptabilisés comme tels.
Il est important pour les patients d'avoir accès à l'historique de leurs rendez-vous. Une courte durée de conservation réduit la possibilité pour les patients de consulter l'historique complet de leurs rendez-vous.
Pour les patients qui passent régulièrement des examens de santé (par exemple tous les 2-3 ans), une courte durée de conservation rend difficile la consultation des rendez-vous passés dans leur historique et ainsi la planification de leur(s) prochain(s) rendez-vous.
- Si vous choisissez une durée de conservation supérieure à 5 ans :
Le choix d'une période plus longue peut affecter la sécurité des données.
Si vous souhaitez prolonger la durée de conservation de vos données au-delà de 10 ans, il convient de recueillir les raisons pour lesquelles votre organisation a besoin d'une durée de conservation plus longue. En cas de contrôle administratif, il peut vous être demandé de justifier votre décision de dépasser une période de 10 ans.
Quels paramètres devrais-je prendre en considération afin de déterminer la période la plus adaptée à mes besoins ?
Afin de déterminer la période la plus adaptée à vos besoins, nous vous conseillons de prendre en compte certains paramètres :
- Le nombre de patients qui effectuent des visites régulières ;
- La fréquence des rendez-vous manqués sans justification ;
- La pertinence de l'historique des rendez-vous pour les traitements à long terme.
Informations complémentaires à connaître
- L’ajustement du délai de stockage des données ne peut être effectué que par les administrateurs ;
- Les ajustements prendront effet pour tous les agendas appartenant à votre organisation, nous vous suggérons fortement de contacter toutes les parties prenantes impliquées ;
Doctolib vous offre la possibilité d'exporter les données au préalable pour les sauvegarder et les conserver. Nous vous recommandons vivement de n'exporter des données que dans des cas exceptionnels. L'exportation de données peut augmenter le risque d'accès non autorisé et la vulnérabilité de vos données.
Comment fonctionne l'exportation ?
Vous pouvez faire une demande d'export des données à l'avance afin de les sauvegarder. Vous pouvez ainsi utiliser la fonction d'export.
Vous pouvez découvrir comment exporter les données de la base patient et de l'historique de rendez-vous.
Qui peut exporter les données ?
Seuls les administrateurs peuvent faire la demande d'export (car les droits d'accès administrateurs seront nécessaires pour réaliser l'export). Par conséquent, vérifiez vos droits d'accès.
L'administrateur de l'agenda doit faire une demande personnelle à Doctolib afin de pouvoir exporter les données et fournir une liste d'éléments, que vous pouvez retrouver dans cet article.