Prendre un rendez-vous

Le contenu de cet article s'applique à toutes les versions (gratuite et payantes).

Nous vous invitons à suivre les étapes explicitées ci-après afin de découvrir les différentes manières de prendre un rendez-vous pour vos patients. 

À retenir

Vous pouvez prendre un rendez-vous pour vos patients :

• En un seul clic via la carte de rendez-vous ;
  • Les hôpitaux et certains centres de santé n'ont pas accès à cette carte de rendez-vous.
• En utilisant le bouton bleu Trouver un créneau ;
• En copiant-collant un rendez-vous existant ;
• En prenant un rendez-vous immédiatement pour un patient en salle d'attente. 

Découvrir comment prendre un rendez-vous

Vous pouvez suivre ce tutoriel qui vous guidera directement dans votre logiciel ou suivre les étapes ci-dessous.

Prendre un rendez-vous rapidement avec la carte de rendez-vous

Si vous avez limité le taux de remplissage de vos plages d’ouvertures ou le nombre de rendez-vous par plage d’ouverture, privilégiez la prise d'un rendez-vous en utilisant le bouton Trouver un créneau

1. Rendez-vous en vue agenda
2. Cliquez sur le créneau de votre choix
3. Saisissez, au choix, le nom, le prénom, la date de naissance ou le numéro de téléphone de votre patient et cliquez dessus
   • Pour modifier les coordonnées du patient : 
     • Cliquez sur en haut à droite ;
     • Cliquez sur Modifier ;
     • Modifiez les informations souhaitez ;
     • Cliquez sur Enregistrer en bas à droite ;
   • Pour saisir un numéro de téléphone international, utilisez le format suivant : "+" suivi de l'indicatif du pays (par exemple "+49" pour l'Allemagne).
   • Pour supprimer le patient du rendez-vous, cliquez sur Retirer le patient ;
   • S’il s’agit d’un nouveau patient, cliquez sur Ajouter un nouveau patient, remplissez les champs requis, puis cliquez sur Ajouter le patient.
4. Pour modifier la date, l’heure et la durée du rendez-vous, cliquez sur ou sur
   • Déplacez, à l’aide de votre curseur, la fenêtre de rendez-vous pour visualiser votre agenda ;
5. Pour sélectionner un autre agenda, cliquez sur
   • Les agendas disponibles depuis le menu déroulant sont les agendas sélectionnés depuis le filtre Agendas sous le calendrier à gauche ;
   • Si vous ne l’avez pas sélectionné, nous vous invitons recommencer la procédure et à cocher l’agenda correspondant.
6. Vérifiez le motif de consultation et si nécessaire, modifiez-le en cliquant sur le menu déroulant
   • Les motifs de consultation disponibles dans le menu déroulant sont ceux disponibles dans l’agenda sélectionné ;
   • Si vous avez modifié le motif de consultation, assurez-vous que sa durée n’est pas prolongée et que le rendez-vous n'en chevauche pas un autre.
7. Si nécessaire, cliquez sur Plus d’options pour ouvrir la fenêtre complète de rendez-vous et ainsi, vous pourrez :
   • Ajouter le patient à la liste d’attente
   • Répéter le rendez-vous
     • Si vous le répétez, un total de 100 rendez-vous maximum seront créés dans votre agenda.
   • Accéder à sa fiche patient
8. Cliquez sur Créer le rendez-vous

✅ Votre rendez-vous est créé. Si son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont renseignés dans sa fiche, votre patient recevra les notifications de confirmation et de rappels de rendez-vous. 

Je ne parviens pas à trouver un créneau disponible, que faire ?

Si vous ne parvenez pas à trouver un créneau disponible dans votre agenda, nous vous recommandons d’utiliser le bouton “Trouver un créneau”. Pour plus d’informations, consultez la partie intitulée “Prendre rendez-vous en utilisant le bouton ‘Trouver un créneau’”.

Prendre un rendez-vous avec la fenêtre de rendez-vous détaillée

Les étapes suivantes s'adressent à tous les utilisateurs qui n'ont pas la carte de rendez-vous présentée juste au dessus. En effet, celle-ci n'a pas été déployée auprès de tous les établissement de santé dont les hôpitaux, car elle ne permet pas d'intégrer les champs personnalisés par exemple. 

1. Rendez-vous en vue agenda
2. Si vous avez accès à plusieurs agendas, cohez l'agenda souhaité sous le mini-agenda à gauche
3. Cliquez sur le créneau disponible souhaité
4. Vérifiez les champs :
   • Agenda ; 
   • Motif de consultation ;
   • Horaire
     • Pour créer un rendez-vous récurrent, cliquez sur Répéter le rendez-vous
5. Remplissez les informations du patient :
   • Pour un patient connu de l'établissement de santé, commencez à saisir ses informations et choisissez dans l'auto-complétion. Vous pouvez rechercher par :
     • Nom
     • Prénom
     • Numéro de téléphone
   • Pour saisir un numéro de téléphone international, utilisez le format suivant : "+" suivi de l'indicatif du pays (par exemple "+49" pour l'Allemagne).
   • Pour un nouveau patient, remplissez toutes les informations et cochez Nouveau Patient
6. Pour valider, cliquez sur le bouton bleu Créer le rendez-vous

✅ Votre rendez-vous est créé. Si son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont renseignés dans sa fiche, votre patient recevra les notifications de confirmation et de rappels de rendez-vous. 

Prendre un rendez-vous via le bouton “Trouver un créneau”

Si vous ne parvenez pas à trouver rapidement un créneau disponible dans votre agenda ou si vous avez un paramétrage avancé sur vos plages d’ouverture, vous pouvez utiliser le bouton "Trouver un créneau".

1. Commencez par cocher l’agenda de votre choix à gauche 
2. Cliquez sur Trouver un créneau , situé en haut à gauche de votre agenda
3. Sélectionnez le Motif de consultation 
4. Sélectionnez le créneau de votre choix
5. À l'ouverture de la fenêtre, saisissez au choix le nom, prénom, la date de naissance ou le numéro de téléphone de votre patient, et cliquez dessus
   • Pour modifier les coordonnées du patient : 
     • Cliquez sur en haut à droite ;
     • Cliquez sur Modifier ;
     • Modifiez les informations souhaitez ;
     • Cliquez sur Enregistrer en bas à droite ;
   • Pour saisir un numéro de téléphone international, utilisez le format suivant : "+" suivi de l'indicatif du pays (par exemple "+49" pour l'Allemagne).
   • Pour supprimer le patient du rendez-vous, cliquez sur Retirer le patient ;
6. S’il s’agit d’un nouveau patient, cliquez sur Ajouter un nouveau patient, remplissez tous les champs demandés, puis cliquez sur Ajouter le patient
   • Si vous ne connaissez pas le lieu de naissance de votre patient, cliquez sur Lieu de naissance inconnu.
7. Pour modifier la date, l’heure et la durée du rendez-vous, cliquez sur ou sur
   • Déplacez, à l’aide de votre curseur, la fenêtre de rendez-vous pour visualiser votre agenda.
8. D’autres champs peuvent être requis en fonction des champs personnalisés que vous avez paramétrés, dans ce cas, renseignez-les
9. Si nécessaire, cliquez sur Plus d’options pour ouvrir la fenêtre complète de rendez-vous afin : 
   • D'ajouter le patient à la liste d’attente
   • De répéter le rendez-vous
     • Lors d'une répétition, 100 rendez-vous maximum peuvent être créés dans votre agenda.
   • D'accéder à sa fiche patient
10. Cliquez sur Créer le rendez-vous

✅ Votre rendez-vous est créé. Si son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont renseignés dans sa fiche, votre patient recevra les notifications de confirmation et de rappels de rendez-vous. 

Les disponibilités proposées par le bouton Trouver un créneau ne sont pas celles que je vois sur mon agenda, pourquoi ?

Selon la configuration de votre agenda et de vos plages d'ouverture, il est possible que certains créneaux visibles sur votre agenda ne soient pas proposés par le bouton Trouver un créneau . Cela peut être dû à plusieurs raisons :

• Certaines plages d'ouverture se chevauchent ;
  • Lorsque deux plages d'ouverture se chevauchent, deux rendez-vous pourraient avoir lieu en même temps.
• Certains rendez-vous ont été manuellement posés en dehors des plages d'ouverture existantes ;
  • Le bouton Trouver un créneau vous propose uniquement les créneaux disponibles parmi les plages d'ouverture.
• Certains paramétrages avancés de vos plages d'ouverture empêchent le bouton Trouver un créneau de faire apparaître les créneaux visuellement disponibles.
  • Par exemple, lors du paramétrage d'une plage d'ouverture, si vous limitez le nombre de rendez-vous à Aucun rendez-vous pour un motif de consultation, par exemple Consultation de médecine générale, alors, les créneaux proposés par le bouton Trouver un créneau pour ce motif de consultation n'apparaîtront pas sur cette plage d'ouverture. 

Pour optimiser le fonctionnement du bouton Trouver un créneau et faire apparaître l'ensemble des créneaux disponibles sur votre agenda, nous vous recommandons :

• D'éviter de superposer des plages d'ouverture et de limiter le nombre de rendez-vous par motif de consultation sur vos plages d'ouverture ;
  • Pour plus d'informations, consultez cet article.
• De créer des plages d'ouverture pour les rendez-vous qui ont été posés manuellement en dehors des plages d'ouverture existantes ;
  • Pour en savoir plus sur la création d'une plage d'ouverture, consultez cet article.
• De simplifier les paramétrages avancés de vos plages d'ouverture lorsque cela est possible.
  • Si vous avez associé un motif de consultation à une plage d'ouverture mais que vous avez limité le nombre de rendez-vous à Aucun rendez-vous, nous vous recommandons de retirer complètement le motif de la plage d'ouverture.

Copier un rendez-vous dans mon agenda

La fonction copier-coller d'un rendez-vous vous permet de copier toutes les informations contenues dans le rendez-vous et de les coller sur le créneau horaire de votre choix. Cette fonctionnalité est utile notamment lorsque votre patient souhaite fixer un nouveau rendez-vous à l'issue de sa consutlation.

Depuis la fiche rendez-vous Depuis le rendez-vous en vue agenda

1. Rendez-vous en vue agenda
2. Cliquez sur le dernier rendez-vous de votre patient
3. À l'ouverture de la fenêtre, cliquez sur Copier le RDV dans la barre d'actions à droite
4. Cliquez sur le créneau de votre choix 
5. À l'ouverture de la fenêtre, vérifiez les informations du rendez-vous et du patient
6. Cliquez sur Créer le rendez-vous

✅ Vous avez copié-collé votre rendez-vous. Si son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont renseignés dans sa fiche, votre patient recevra les notifications de confirmation et de rappels de rendez-vous.

1. Rendez-vous en vue agenda
2. Effectuez un clic droit sur le rendez-vous que vous souhaitez copier-coller dans votre agenda
3. Cliquez sur  Copier le RDV
4. Cliquez sur le créneau de votre choix
5. À l'ouverture de la fenêtre, vérifiez les informations du rendez-vous et de votre patient
6. Cliquez sur Créer le rendez-vous

✅ Vous avez copié-collé votre rendez-vous. Si son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont renseignés dans sa fiche, votre patient recevra les notifications de confirmation et de rappels de rendez-vous. 

Créer un rendez-vous pour un patient en salle d’attente

Un patient se présente à votre cabinet sans rendez-vous et vous acceptez de le recevoir, voici les étapes à suivre pour créer un rendez-vous rapidement. 

1. Renseignez au choix le nom, le prénom, la date de naissance ou le numéro de téléphone de votre patient dans la barre de recherche en haut à gauche
2. Cliquez sur votre patient pour accéder à son dossier
3. Dans la barre d’actions à droite, cliquez sur Prendre un rendez-vous pour maintenant
4. À l'ouverture de la fenêtre, vérifiez les informations du rendez-vous
5. Cliquez sur Créer le rendez-vous

✅ Vous avez créé le rendez-vous et automatiquement.

Pour aller plus loin...

Pour aller plus loin dans la gestion de vos rendez-vous avec vos patients, ça se passe ici : 

• Déplacer un rendez-vous ;

• Supprimer un ou plusieurs rendez-vous ;

• Prendre plusieurs rendez-vous pour un patient.