Einzelne Patient:innen vollständig für die Online-Buchung sperren

  Der Inhalt dieses Artikels gilt nur für die kostenpflichtigen Versionen.

Sie haben die Möglichkeit, einzelne Patient:innen gesondert für die Online-Buchung zu sperren. Sobald Sie zum zweiten Mal einzelne Patient:innen als "unentschuldigt abwesend" markieren, wird Ihnen empfohlen, die Patient:innen für die Online-Buchung zu blockieren. 

Wie Sie bestimmte Patientengruppen generell für die Online-Buchung sperren können, erfahren Sie hier. Wollen Sie speziell Neupatient:innen für die Online-Buchung sperren, erfahren Sie dies hier.

Wichtig

• Die Empfehlung zum Sperren von Patient:innen gilt für jede Art von versäumten Terminen - sowohl für selbstständig online gebuchte als auch von Ihnen in der Praxis erstellte
  • Wir empfehlen Ihnen zu diesem Zweck auch stets die Status-Funktion für Ihre Termine zu verwenden
• Die Option zum Sperren der Online-Terminvereinbarung in der Patientenkarte erscheint nur, wenn die Patient:innen mindestens einen Termin online gebucht haben
• Sie können eine entsprechende Info zu blockierten Patient:innen auch über das Patienten-Management einsehen

Patient:innen für die Online-Buchung sperren und entsperren

Patient:innen für die Online-Terminbuchung sperren

Sie können Patient:innen direkt über die Patientenkarte für die Online-Terminvereinbarung sperren. Patient:innen sperren, sollten Sie stets überprüfen, ob diese nicht bereits weitere Termine in der Zukunft vereinbart haben. Wenn das der Fall ist, können sie diese weiterhin online verwalten.

1. Suchen Sie die gewünschte Person, anhand einer der folgenden Parameter (Erforderliche Zugangsrechte: mind. "Termin- und Abwesenheitsverwaltung" (meine Rechte prüfen)):
   1. Name
   2. Geburtsdatum
   3. Initialen
   4. Telefonnummer
2. Klicken Sie gewünschte Person aus, um die Patientenkarte inklusive des Verlaufs der Person einzusehen
3. In der rechten Spalte der Patientenkarte auf Die Online-Terminvereinbarung sperren klicken
4. Sobald Sie die Person gesperrt haben, erhalten Sie folgenden Hinweis in rot auf der Patientenkarte: Sie haben die Online-Terminvereinbarung für diese Person gesperrt
   1. Mit einem Klick auf Entsperren, können Sie die Online-Terminvereinbarung für die Person direkt wieder freigeben

Tipp zum Sperren für Offline-Termine

Es ist nicht möglich die Terminvergabe an Patient:innen durch Praxismitarbeiter zu sperren. Wenn Sie die Praxismitarbeiter dennoch darauf hinweisen möchten, dass die Patient:in keine Termine erhalten soll, können Sie das Hinweis-Feld auf der Patientenkarte (unter Kontakt) dazu nutzen und danach auf Änderungen speichern klicken. Bei Terminvergabe wird dieser Warnhinweis dann in rot eingeblendet.

Eine bestehende Sperre der Online-Terminbuchung aufheben

Um die Sperre für die Online-Terminbuchung aufzuheben, gehen Sie bitte demnächst vor, wie in Eine Patient:in für die Online-Buchung sperren, Punkt 1.-2. Anschließend:

• klicken Sie im jeweiligen Profil einfach auf die Online-Terminvereinbarung entsperren

Selber einen Termin für Patient:innen mit bestehender Sperre buchen

Trotz der Sperrung seitens der Patient:in, besteht für Sie als Praxis weiterhin die Möglichkeit Termine mit der Patient:in zu vereinbaren.

Wenn Sie für eine gesperrten Patient:in einen Termin vereinbaren möchten, erhalten Sie diesbezüglich einen allgemeinen sowie ggf. den individuellen Hinweis, während der Terminvereinbarung.

Auch in dieser Ansicht können Sie die Patient:in entsperren, über die entsprechende Schaltfläche in rot.

Hinweis

Sollten Sie die Sperrung beibehalten erhalten Sie einen erneuten Hinweis am unteren Bildrand, sobald Sie auf Termin erstellen klicken. Hier können Sie entscheiden, ob der Termin final erstellt werden soll oder die Terminerstellung abgebrochen werden soll.

Terminbuchung nach Terminanzahl je Quartal sperren

Eine Besonderheit beim Sperren der Online-Terminbuchung stellt die quartalsweise Sperre dar. Sie haben so die Möglichkeit die Anzahl an Terminen für Patient:innen je Quartal einzuschränken, um ggf. Ihre Ressourcen zu schonen. Wie Sie diese und andere Abfragen und Regeln anlegen, erfahren Sie hier.

Parameter für die Quartalssperre

Sie können die Anzahl an zulässigen Terminen je Quartal an bestimmte Parameter koppeln. So kann die Sperre eingerichtet werden, mit Bezug auf:

• ein bestimmtes Fachgebiet
• bestimmte Terminarten
• eine Versicherungsart

Diese Sperre bezieht sich nicht dezidiert auf einzelne Patient:innen, sondern auf alle Patient:innen mit einem zutreffenden Verlauf. Ausgenommen hiervon sind Privatpatient:innen.

Hinweis zum Anlegen der Quartalssperre

Wir empfehlen lediglich eine Quartalssperre je Fachgebiet anzulegen, die alle betreffenden Terminarten enthält. Anstatt eine zusätzliche Sperre für Terminarten des selben Fachgebiets anzulegen, können Sie einer bestehenden Sperre über Ändern weitere Terminarten hinzufügen.

In diesem Beispiel wurde die Online-Terminbuchung für alle Patient:innen des Fachgebiets Frauenarzt/Gynäkologie, unabhängig von Ihrer Versicherung, auf 4 Termine je Quartal beschränkt.

Wie erkenne ich gesperrte Patient:innen auf einen Blick?

Wenn Sie auf einen Blick sehen möchten, ob einzelne Patient:innen für die Online-Buchung gesperrt wurden, haben Sie zwei Möglichkeiten

1. In der Suchleiste Ihrer Terminkalenderansicht: Sie können den Namen der Patient:in direkt in die Suchleiste eingeben - sofern die Person gesperrt ist, erscheint ein roter Warnhinweis
2. Links im Menü im Patientenmanagement: Öffnen Sie das Patientenmangement und suchen Sie in der Suchleiste nach der Patient:in, auch hier erscheint neben dem Namen ein roter Warnhinweis

Gut zu wissen :

• Wenn Patient:innen gesperrt wurden, erscheint beim Versuch einer Online-Terminvereinbarung ein entsprechender Hinweis. In diesem wird auf mehrfach unentschuldigte Terminversäumnisse als Ursache hingewiesen. Patient:innen werden gebeten sich zur Klärung an die Praxis zu wenden
• Sollte die Kontoinhaber:in gesperrt sein, gilt dies nicht für seine Angehörigen
• Sollte ein Angehöriger gesperrt sein, gilt dies nicht für die Kontoinhaber:in