Hinweise, Abfragen und Terminregeln für die Online-Buchung anlegen

  Der Inhalt dieses Artikels gilt nur für die kostenpflichtigen Versionen.

Bei der Online-Terminbuchung können Sie Ihren Patient:innen Anweisungen geben, ihnen Fragen stellen und sie nach vordefinierten Kriterien blockieren, laden wir Sie ein, die Schritte in diesem Artikel zu befolgen.

Wenn Sie keine Neupatient:innen in Ihrer Praxis aufnehmen und somit die Online-Buchung für Neupatient:innen blockieren wollen, erfahren Sie hier, wie Sie dies einstellen können. 

Was ist der Unterschied zwischen Hinweisen und Abfragen?

• Hinweise
  • ermöglichen es Ihnen, Patient:innen vor oder nach der Online-Terminbuchung wichtige Informationen zu geben.
• Abfragen
  • ermöglichen es Ihnen die Online-Terminbuchung nur für gewisse Personengruppen freizugeben oder diese einzuschränken
    • Zum Beispiel kann durch eine Abfrage die Online-Terminbuchung von privaten Terminarten ausschließlich für privat versicherte Patient:innen freigegeben werden (siehe unten Abschnitt Abfragen anlegen und verwalten)
  • zudem können Sie administrative Informationen erfragen, oder nach vordefinierten Kriterien eine Terminbuchung gänzlich blockieren

Anwendungsbeispiele für Hinweise oder Abfragen

• Hinweise
  • Sie können für Ihre Patient:innen bei der Online-Buchung entsprechende Hinweise hinterlegen, die diese vor oder oder nach der Terminbuchung sehen und ggf. bestätigen müssen
  • Dies ist bspw. nützlich für:
    • Das Mitbringen von erforderlichen Dokumenten
    • Informationen zum zeitlichen Ablauf, bspw. wenn ein frühes Erscheinen gewünscht ist
    • Informationen zu relevanten Anforderungen, bspw. wenn Patient:innen nüchtern erscheinen sollen
• (blockierende) Abfragen oder administrative Abfragen
  • Abfragen helfen dabei, vor oder nach der Online-Buchung bereits relevante Informationen von den Patient:innen zu erhalten. Diese können sich teilweise auch auf die Online-Buchung auswirken und die Möglichkeit zur Buchung bestimmter Terminarten einschränken oder gänzlich blockieren.
  • Dies ist bspw. nützlich für:
    • Das Einschränken der Online-Buchung für bestimmte Personengruppen, nach Alter, Geschlecht, biometrischen Daten
    • Das Einschränken der Online-Buchung für Patient:innen, basierend auf der Terminanzahl je Quartal (siehe dieser Artikel)
    • Das Freigeben der Online-Buchung von privaten Terminarten ausschließlich für privat versicherte Patient:innen aber nicht für gesetzlich versicherte Selbstzahlende

Abfragen anlegen und verwalten

Sie können Abfragen für einzelne oder mehrere Terminarten gleichzeitig anlegen. Auch können Sie mehrere Abfragen gleichzeitig definieren, Patient:innen müssen dann alle aktivierten Abfragen beantworten.

Beispiel: Selbstzahler-Buchung sperren

Die folgenden Schritte beschreiben beispielhaft das Anlegen einer Abfrage, um private Terminarten zur Online-Buchung ausschließlich für privat Versicherte aber nicht für gesetzlich versicherte Selbstzahlende anzubieten.

1. Klicken Sie oben rechts rechts auf um die Einstellungen zu öffnen
2. Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf Terminmanagement
3. Klicken Sie im Untermenü auf Abfragen
4. Sie sehen nun bestehende Abfragen, klicken Sie oben links auf Abfrage hinzufügen
5. Wählen Sie die Terminarten aus, auf die sich die Abfrage beziehen soll
   • Sie können eine oder mehrere Terminarten oder ganze Fachgebiete auswählen, deren Terminarten alle einbezogen werden sollen
6. Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Versicherungsart für die die Abfrage gelten soll
   • Basierend auf dem o.g. Beispiel wählen Sie Privat versichert
7. Markieren Sie die gewünschten Abfragen 
   • Basierend auf dem o.g. Beispiel wählen Sie Selbstzahler-Buchung sperren
   • Einige Abfragen erfordern weitere Angaben, wie bspw. eine Altersabfrage
8. Klicken Sie unten rechts auf Bestätigen

✅ Sie haben erfolgreich eine Abfrage erstellt.
Haben Sie eine sperrende Abfrage gewählt, wird die Online-Buchung für alle Patient:innen, auf welche die gewählten Parameter (Terminarten, Versicherungsarten, Termine im Quartal oder Alter) zutreffen, nicht angeboten.

Abfragen nach Terminkalender personalisieren

Sie können die Terminregeln auch nach Terminkalender personalisieren (via Erweiterte Optionen oben rechts und die dortigen Regler ).

1. Klicken Sie oben rechts rechts auf um die Einstellungen zu öffnen
2. Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf Terminmanagement
3. Klicken Sie im Untermenü auf Abfragen
4. Sie sehen nun bestehende Abfragen, klicken Sie oben links auf Abfrage hinzufügen
5. Wählen Sie oben rechts  Erweiterte Optionen und aktivieren Sie den Schieberegler Abfragen auf ausgewählte Terminkalender eingrenzen
6. Wählen Sie den Terminkalender aus, auf die sich die Abfrage beziehen soll
   • Sie können eine oder mehrere Terminkalender oder ganze Fachgebiete auswählen, deren Terminkalender alle einbezogen werden sollen
7. Wählen Sie die Terminarten aus, auf die sich die Abfrage beziehen soll
   • Sie können eine oder mehrere Terminarten oder ganze Fachgebiete auswählen, deren Terminarten alle einbezogen werden sollen
8. Falls gewünscht, wählen Sie über das Dropdown-Menü die Versicherungsart für die die Abfrage gelten soll
   1. Markieren Sie die gewünschten Abfragen 
9. Klicken Sie unten rechts auf Bestätigen

✅ Sie haben erfolgreich eine Abfrage für einen bestimmten Terminkalender erstellt.
 

Hinweise/Terminregeln anlegen und verwalten

Tipp

Weitere Informationen zum Erstellen von Hinweisen, sowie zum Einfügen von Dokumenten zur Vorbereitung Ihrer Patient:innen auf die Behandlung, finden Sie hier.

1. Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf Einstellungen
2. Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf Terminmanagement und hier auf Hinweise
3. Klicken Sie oben links auf Eine Terminregel hinzufügen
4. Definieren Sie, worum es sich bei dem Hinweis handelt:
   1. Ein informeller Hinweis, den Patient:innen vor/nach der Terminbuchung lesen und bestätigen müssen
   2. Eine Regel, welche die Terminbuchung blockiert, sofern bestimmte Voraussetzungen nicht gegeben sind
5. Wählen Sie in jedem Fall den betreffenden Terminkalender, die Terminart sowie die Versicherungsart aus
6. Vervollständigen Sie Ihre Eingaben für die Hinweise oder wählen Sie den entsprechenden Grund für eine Blockierung aus, bspw. wenn es sich um Neupatient:innen handelt
7. Klicken Sie auf Bestätigen um Ihre Eingaben zu speichern

Optional: Wie Sie Ihrem Hinweis ein Dokument beifügen (bspw. einen Anamnesebogen), erfahren Sie hier

Ich möchte die Online‑Terminbuchung für bestimmte Patient:innen blockieren – wie gehe ich vor?

Um die Online‑Terminbuchung für bestimmte Patient:innen zu blockieren, können Sie blockierende Fragen je Besuchsgrund konfigurieren, um Ihre Patient:innenschaft besser zu qualifizieren. Zum Beispiel:

 

• Alter des Patienten: Patient:innen innerhalb einer von Ihnen definierten Altersgruppe können keinen Termin buchen.
• Neupatient:in: Neue Patient:innen können keinen Termin buchen.
• Patienten können erst im nächsten Quartal einen Termin vereinbaren: Hier kann festgelegt werden, wie viele Termine eine Person pro Queartal für bestimmte Terminarten buchen darf. 
• Überweisung: Patient:innen, die nicht überwiesen wurden und kein entsprechendes Schreiben haben, können keinen Termin buchen.
  • Gut zu wissen: Bei der Eingabe der / des überweisenden Ärzt:in wird eine Auswahlliste angezeigt. Patient:innen müssen eine:n Leistungserbringer:in aus dieser Liste auswählen. Es ist nicht möglich, manuell eine Gesundheitsfachkraft hinzuzufügen, wenn diese nicht im Verzeichnis gelistet ist.
• Selbstzahler-Buchung sperren: Nur privat versicherte Patient:innen dürfen Termine mit dieser Terminart buchen

Zusätzliche Informationen zur Qualifizierung meiner Patient:innen

Damit Sie Patient:innen erhalten, die zu Ihrer Expertise passen, können Sie – zusätzlich zur Konfiguration von Abfragen für Patient:innen und zum Hinzufügen von Schlagwörtern zu Ihrem Doctolib‑Profil – die Anzahl der Termine für eine bestimmten Terminart innerhalb Ihrer Öffnungszeiten mithilfe von Quoten begrenzen. Mit Quoten steuern Sie, wie viele Termine für eine festgelegte Terminart buchbar sind, wenn Sie Verfügbarkeiten online freigeben. So können Sie zum Beispiel die Anzahl der Erstuntersuchungen in einer Sprechzeit begrenzen. Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel.