Terminkalender: Erstellung eines neuen Terminkalenders

Der Inhalt dieses Artikels gilt für alle Versionen (kostenlos und kostenpflichtig).

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Kalender für neue Ärzt:innen und/oder einen neuen Standort erstellen können. Wenn ein:e Mitarbeiter:in das Team verlässt, stellen Sie sicher, dass der entsprechende Kalender gelöscht wird. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Wenn Ihr Doctolib-Kalender mit einer Fremdsoftware verbunden ist, wie einer Praxissoftware oder einem Krankenhaus-Informationssystem, prüfen Sie vorab in dieser Rubrik, ob spezifische Maßnahmen Ihrerseits erforderlich sind.

Zu beachten

• Freigabe eines neuen Kalenders durch den Produkt Support notwendig
  • Ein neu angelegter Terminkalender wirkt sich ggf. auf Ihr Doctolib-Abonnement und die Höhe Ihrer Kosten aus. Prüfen Sie hierzu bitte stets Ihre Vertragsparameter und kontaktieren Sie ggf. unseren Produkt Support, für eine Anpassung Ihres Vertrags. Erst danach steht ggf. der volle Funktionsumfang des Kalenders zur Verfügung

• Das Erstellen neuer Kalender kann bspw. notwendig werden, wenn:

  • Eine neue Ärzt:in Ihrer Praxis beitritt und einen eigenen Kalender benötigt

  • Eine bestehende Ärzt:in umzieht oder Sprechstunden an einem zusätzlichen Standort durchführt

• Für Vertretungen ist das Anlegen eines dedizierten Kalenders nicht notwendig. Stattdessen legen Sie bitte ein Nutzerkonto an und fügen die Vertretung in die entsprechenden Sprechstunden hinzu. Lesen Sie hierzu bitte diesen Artikel

Ein neues Benutzerkonto erstellen

Bevor Sie einen neuen Terminkalender für eine Gesundheitsfachkraft erstellen, empfehlen wir Ihnen, zunächst das Nutzerkonto zu erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 

1. Gehen Sie zur Kalenderansicht
2. Klicken Sie rechts oben auf um die Einstellungen zu öffnen
3. Klicken Sie auf Meine Praxis oder Meine Gesundheitseinrichtung, dann auf Benutzerkonten und Zugriffsrechte
4. Klicken Sie auf Benutzerkonto erstellen
5. Geben Sie beim Öffnen des Fensters zunächst an, ob die Person Gesamtadmin ist oder nicht:
   • Falls ja, wählen Sie Gesamtadmin
   • Falls nein, wählen Sie Keine Administratorrechte  
6. Geben Sie die Informationen der Person ein:
   • Nachname
   • Vorname
   • Rolle
     • Um mehr über die verschiedenen Rollen zu erfahren, die bei der Erstellung eines Benutzerkontos zugewiesen werden können, lesen Sie diesen Artikel.
   • E-Mail-Adresse
     • Bei der Erstellung des Benutzerkontos erhält die Person eine E-Mail, um das Konto zu bestätigen
7. Legen Sie die Zugänge und Berechtigungen zu den Terminkalendern der anderen Gesundheitsfachkräfte der Gesundheitseinrichtung fest. Dazu können Sie:
   • Dieselben Berechtigungen wie bei einer anderen Person übernehmen
   • Die Berechtigungen der Person für jeden Terminkalender festlegen, indem Sie die gewünschte Berechtigung in der Dropdown-Liste in der Zeile des Terminkalenders auswählen
   • Dieselben Zugriffsberechtigungen für mehrere Terminkalender gleichzeitig festlegen, indem Sie: 
     • Die gewünschten Terminkalender ankreuzen
     • Die gewünschten Berechtigungen in der entsprechenden Dropdown-Liste auswählen
8. Klicken Sie auf Weiter
9. Legen Sie die Zugänge zu den Nachrichtenprofilen der anderen Gesundheitsfachkräfte der Gesundheitseinrichtung fest. Dazu können Sie: 
   • Dieselben Berechtigungen wie bei einer anderen Person übernehmen
   • Die Berechtigungen der Person für jeden Terminkalender festlegen, indem Sie die gewünschte Berechtigung in der Dropdown-Liste in der Zeile des Terminkalenders auswählen
   • Dieselben Zugriffsberechtigungen für mehrere Terminkalender gleichzeitig festlegen, indem Sie: 
     • Die gewünschten Terminkalender ankreuzen
     • Die gewünschten Berechtigungen in der entsprechenden Dropdown-Liste auswählen
10. Klicken Sie auf Benutzerkonto erstellen
11. Geben Sie Ihr Passwort ein  
    

✅ Das Benutzerkonto wurde erstellt und eine E-Mail wurde an die Person gesendet. Teilen Sie ihr unbedingt das temporäre Passwort mit, das unter ihrem Namen im Bereich Benutzerkonten und Zugriffsrechte in den Einstellungen angezeigt wird. Sie muss es bei der ersten Anmeldung eingeben, bevor sie ihr eigenes Passwort festlegt.

Einen neuen Kalender an einem neuen Standort erstellen

Die Erstellung eines neuen Standortes ist ein notwendiger vorheriger Schritt zur Erstellung eines Ärzt:innen-Kalenders, wenn ein:e Ärzt:in umzieht oder Sprechstunden an einem neuen Standort beginnt.

Nachdem Sie Ihren neuen Standort erstellt haben:

1. Um zu den Einstellungen zu gelangen, klicken Sie auf oben rechts neben Ihrem Foto oder Ihren Initialen

2. Klicken Sie auf Meine Praxis oder Meine Einrichtung im linken Menü und dann auf Kalender

3. Klicken Sie auf Neuen Kalender hinzufügen

4. Klicken Sie auf das Feld Ein:e Ärzt:in

5. Antworten Sie mit Nein, wenn es sich um eine:n Inhaber:in handelt

   • Wenn Sie mit Ja geantwortet haben, müssen Sie Vertretung hinzufügen, falls dies noch nicht geschehen ist, um sie dann zu Ihren Öffnungszeiten hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

6. Wählen Sie die:den Ärzt:in aus, die:der diesem Kalender zugeordnet werden soll

   • Wenn Sie noch kein Konto für diese:n Ärzt:in erstellt haben, klicken Sie auf Neues Konto erstellen

   • Hinweis: Diese Zuordnung kann nach Erstellung des Terminkalenders nicht mehr selbstständig angepasst werden. Um eine Änderung der Zuordnung durchzuführen, müssen Sie sich an unseren Produkt-Support wenden

7. Geben Sie die Fachrichtung der:des Ärzt:in aus dem Dropdown-Menü an

   • Nutzen Sie die Suchleiste, um Ihre Fachrichtung schneller zu finden.

8. Wenn Sie die Videosprechstunde nutzen, geben Sie an, ob die:der Ärzt:in die Videosprechstunden selbst abrechnet

9. Wählen Sie den neuen Standort aus, der zuvor erstellt wurde und dem der Kalender zugeordnet werden soll

10. Legen Sie den Namen für diesen Terminkalender fest, wie er in Ihrer Terminkalenderansicht angezeigt werden soll

    1. Hinweis: Eine nachträgliche Änderungen des Namens, ändert nicht automatisch die Zuordnung des Terminkalenders zur zuvor gewählten Ärzt:in/Therapeut:in

11. Wenn Ihre Einrichtung über mehrere Patientendatenbanken verfügt, wählen Sie diejenige aus, die dem Kalender zugeordnet werden soll

12. Benennen Sie Ihren Kalender und klicken Sie auf Weiter

13. Wählen Sie aus, ob Sie die Zugriffsrechte der Benutzer:innen für diesen Kalender festlegen möchten:

    • Wenn Sie auf Ja klicken, legen Sie die Zugriffsrechte für die Benutzer:innen Ihrer Praxis fest;

    • Wenn Sie auf Nein klicken, hat niemand Zugriff auf diesen Kalender. Die Rechte müssen später festgelegt werden, um den Kalender nutzen zu können.

14. Klicken Sie auf Kalender erstellen

✅ Sie haben einen neuen Kalender für einen neuen Standort erstellt. Sie können anschließend Ihre Öffnungszeiten einrichten, damit die Terminvereinbarung möglich ist. Wenn Ihre Arbeitsweise die gemeinsame Nutzung eines Raums und/oder einer Ausstattung zwischen mehreren Ärzt:innen erfordert, müssen eine oder mehrere Ressourcen eingerichtet werden.

Hinweis zur Kalendererstellung

• Wenn Sie die Kalendererstellung für eine neue Ärzt:in nicht abschließen können, geben Sie bitte ihre Telefonnummer an, damit unser Team ihr Zugang gewähren kann
• Wenn der neue Kalender einer bestehenden Ärzt:in zugewiesen wird, erhält diese Person eine Einladung zur Verknüpfung mit diesem Kalender. Die Ärzt:in muss diese Einladung innerhalb von 14 Tagen annehmen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel

Einen neuen Kalender an einem bestehenden Standort erstellen

Der Standort, an dem die:der neue Ärzt:in praktizieren wird, ist bereits angelegt. Sie können nun einen neuen Kalender erstellen, der diesem Standort zugeordnet wird. Dazu:

1. Um zu den Einstellungen zu gelangen, klicken Sie auf oben rechts neben Ihrem Foto oder Ihren Initialen
2. Klicken Sie auf Meine Praxis oder Meine Einrichtung im linken Menü und dann auf Kalender
3. Klicken Sie auf Neuen Kalender hinzufügen
4. Klicken Sie auf das Feld Ein:e Ärzt:in
5. Antworten Sie mit Nein, wenn es sich um eine:n Inhaber:in handelt

   • Wenn Sie mit Ja geantwortet haben, müssen Sie Vertretung hinzufügen, falls dies noch nicht geschehen ist, um sie dann zu Ihren Öffnungszeiten hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

6. Wählen Sie die:den Ärzt:in aus, die:der diesem Kalender zugeordnet werden soll

   • Wenn Sie noch kein Konto für diese:n Ärzt:in erstellt haben, klicken Sie auf Neues Konto erstellen

   • Hinweis: Diese Zuordnung kann nach Erstellung des Terminkalenders nicht mehr selbstständig angepasst werden. Um eine Änderung der Zuordnung durchzuführen, müssen Sie sich an unseren Produkt-Support wenden

7. Geben Sie die Fachrichtung der:des Ärzt:in aus dem Dropdown-Menü an

   • Nutzen Sie die Suchleiste, um Ihre Fachrichtung schneller zu finden.

8. Wenn Sie die Videosprechstunde nutzen, geben Sie an, ob die:der Ärzt:in die Videosprechstunden selbst abrechnet
9. Wählen Sie den Standort aus
10. Legen Sie den Namen für diesen Terminkalender fest, wie er in Ihrer Terminkalenderansicht angezeigt werden soll
    1. Hinweis: Eine nachträgliche Änderungen des Namens, ändert nicht automatisch die Zuordnung des Terminkalenders zur zuvor gewählten Ärzt:in/Therapeut:in
11. Wenn Ihre Einrichtung über mehrere Patientendatenbanken verfügt, wählen Sie diejenige aus, die dem Kalender zugeordnet werden soll
12. Benennen Sie Ihren Kalender und klicken Sie auf Weiter
13. Wählen Sie aus, ob Sie die Zugriffsrechte der Benutzer:innen für diesen Kalender festlegen möchten:
    • Wenn Sie auf Ja klicken, legen Sie die Zugriffsrechte für die Benutzer:innen Ihrer Praxis fest;
    • Wenn Sie auf Nein klicken, hat niemand Zugriff auf diesen Kalender. Die Rechte müssen später festgelegt werden, um den Kalender nutzen zu können.
14. Klicken Sie auf Kalender erstellen

✅ Sie haben einen neuen Kalender für einen bestehenden Standort erstellt.

Hinweis zur Kalendererstellung

• Wenn Sie die Kalendererstellung für eine neue Ärzt:in nicht abschließen können, geben Sie bitte ihre Telefonnummer an, damit unser Team ihr Zugang gewähren kann
• Wenn der neue Kalender einer bestehenden Ärzt:in zugewiesen wird, erhält diese Person eine Einladung zur Verknüpfung mit diesem Kalender. Die Ärzt:in muss diese Einladung innerhalb von 14 Tagen annehmen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Verwandte Inhalte zum Anlegen von Terminkalendern

• Ein neuer Kalender, der einer bestehenden Ärzt:in zugeordnet wird, muss von dieser Ärzt:in manuell bestätigt und akzeptiert werden
   
• Es gibt verschiedene Kalendertypen, die entsprechend Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden können