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È possibile utilizzare la funzionalità Comunicazioni ai pazienti nella sezione Gestione dei pazienti per inviare e-mail standardizzate a gruppi specifici di pazienti.
L'essenziale
Le comunicazioni inviate tramite la sezione Gestione dei pazienti non sono da intendersi come comunicazioni commerciali e non possono quindi essere inviate per scopi di marketing. Ti ricordiamo che sei l'unico ed esclusivo responsabile del contenuto delle comunicazioni inviate e ti assumi la piena responsabilità in merito alla conformità delle stesse alla normativa vigente e alle regole deontologiche applicabili alla tua professione. Doctolib non esercita alcun controllo preventivo sui contenuti liberamente redatti e non assume alcuna responsabilità al riguardo. Doctolib ti informa inoltre che è vietato l'uso abusivo o illegale dei suoi servizi.
Le comunicazioni e-mail ai pazienti devono essere preparate e inviate tramite la sezione Gestione dei pazienti.
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Clicca su
Gestione pazienti nella colonna di navigazione blu a sinistra dell'agenda.
- Seleziona la sezione Comunicazioni di gruppo ai pazienti
- Qui puoi visualizzare i messaggi che sono già stati inviati, con alcune informazioni aggiuntive.
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Clicca su
Crea in alto a sinistra
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Clicca
Comunicazioni di gruppo e segui i passaggi sotto elencati:
Hai a disposizione fino a 3 diverse categorie di modelli di e-mail che puoi inviare ai tuoi pazienti. Puoi scegliere tra le seguenti categorie di comunicazioni standardizzate:
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Benvenuto:
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- I tuoi pazienti saranno informati della possibilità di prenotare online appuntamenti con te tramite Doctolib. Il paziente troverà una spiegazione di come funziona la prenotazione degli appuntamenti con il suo account Doctolib. Per maggiori informazioni sulle opzioni della Comunicazione di benvenuto leggi come dare il benvenuto ai tuoi pazienti su Doctolib.
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Informazioni:
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Utilizzando i vari modelli disponibili potrai informare i tuoi pazienti su future assenze, chiusure dello studio, cambi d'indirizzo, variazioni d'orari, possibilità di inviarti richieste pazienti. Per maggiori informazioni su come inviare una campagna informativa clicca qui (assicurati prima di aver attivato le richieste pazienti, scopri qui come) .
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Prevenzione:
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Questa categoria è disponibile solo per alcune specializzazioni. È possibile scegliere tra vari modelli di prevenzione. Per maggiori informazioni clicca qui.
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Mittente
- Se sei l'unico professionista nella tua organizzazione: il mittente è selezionato in automatico
- Se ci sono più professionisti all'interno della tua organizzazione, condividi con loro una base pazienti ed è presente una scheda centro: è necessario definire un mittente
- se scegli lo studio come mittente -> non potrai selezionare un'agenda specifica, la comunicazione sarà inviata a tutta la base pazienti
- se scegli un professionista specifico come mittente -> devi selezionare anche un'agenda
- Se ci sono più professionisti all'interno della tua organizzazione, ma non è presente la scheda centro: è necessario definire il mittente
- il mittente può essere solo un professionista, e non lo studio
- è necessario selezionare un'agenda.
Scegli i pazienti
- Lista destinatari: è possibile selezionare una lista di destinatari precedentemente creata, al fine di inviare la comunicazione ad un gruppo ristretto e preselezionato di pazienti. Scopri di più su come Creare e gestire liste destiatari
- Agenda: è possibile selezionare una specifica agenda. In questo caso la comunicazione sarà inviata a tutti i pazienti con almeno un appuntamento prenotato (passato o futuro) sull'agenda selezionata.
- Ultimo appuntamento: in seguito alla selezione di un'agenda, è possibile stabilire il periodo di tempo entro il quale è stato preso un appuntamento (Tutte le date, Meno di 1 anno fa, Meno di 2 anni fa, Più di 1 anno fa, Più di 2 anni fa).
- Prestazione: è possibile selezionare una prestazione. La comunicazione sarà inviata a tutti i pazienti con almeno un appuntamento prenotato (passato o futuro) per quella specifica prestazione.
- Genere: è possibile selezionare il genere dei pazienti (Tutti, Uomo, Donna, Altro/Non specificato). Questo dato è verificabile all'interno della Cartella paziente.
- Età: è possibile selezionare l'età dei pazienti a cui si vuole inviare la comunicazione, impostando i filtri Dall'età (compresa) All'età (compresa).
Una volta filtrati i pazienti in base ai criteri da te selezionati, hai accesso alla lista dei destinatari. E' possibile visualizzare la lista e escludere singoli pazienti:
- Nella sezione
Scegli i destinatari, clicca su
Destinatari
- Nella finestra che si apre, visualizzi l'insieme dei pazienti in base ai filtri applicati
- Se necessario, dicita il nome o il cognome del paziente per ritrovarlo all'interno della lista
- Se necessario, escludi un paziente dell'invio della comunicazione deselezionando il pulsante
in corrispondenza di tale paziente
- Clicca Salva
✅ Il paziente è stato escluso dall'invio e non riceverà la comunicazione.
In base alla categoria selezionata, Scegli il contenuto da inviare ai tuoi pazienti
- Seleziona il Modello
- Se necessario,
Personalizza il contenuto della comunicazione, attivando
- La sezione Anteprima mostra il contenuto che verrà inviato ai pazienti.
A questo punto è possibile:
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- Inviarsi un'anteprima della comunicazione cliccando Inviami un'anteprima (verrà inviata all'indirizzo email associato al tuo account Doctolib)
- Inviare la comunicazione ai pazienti cliccando Invia comunicazione e confermando l’invio cliccando nuovamente Invia comunicazione nella finestra pop-up.
Le comunicazioni saranno inviate dal sistema durante l'orario 8.00-18.50 dal Lunedì al Venerdì. Se crei una comunicazione al di fuori di questo intervallo di tempo, sarà inviata alle 8.00 del giorno seguente o alle 8.00 del primo giorno lavorativo successivo all'invio.
✅L'invio è avvenuto con successo e puoi controllare lo stato e i dettagli:
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- la Data di invio della comunicazione
- il tipo di comunicazione ai pazienti
- il gruppo di pazienti selezionato
- il numero di e-mail consegnate con successo (corrisponde al numero di pazienti con un indirizzo e-mail memorizzato e che non hanno annullato l’iscrizione alle comunicazioni)
- lo Stato della comunicazione
scaricare la lista dei destinatari
Quali utenti possono inviare comunicazioni?
Le comunicazioni possono essere inviate da qualsiasi professionista sanitario che sia in possesso di un'agenda (tranne le comunicazioni di benvenuto che possono essere inviate solo da un amministratore).
Il personale amministrativo può invece inviare le comunicazioni se ha accessi completi ad almeno un'agenda del professionista.