Créer et paramétrer des motifs de consultation

Le contenu de cet article s’applique en partie à la version gratuite et en totalité aux versions payantes.

Nous vous invitons à suivre les démarches explicitées ci-après afin de créer et paramétrer des motifs de consultation pour permettre à vos patients de prendre rendez-vous en ligne sur doctolib.fr.

À retenir

• Vous pouvez créer et paramétrer des motifs uniquement depuis l’application de bureau Doctolib ;
• Pour que vos motifs de consultation soient réservables en ligne par vos patients, vous devez les associer à des plages d’ouverture.
  • Pour plus d’informations, consultez cet article.

Si votre agenda Doctolib est connecté à un logiciel métier ou un DPI hospitalier, vérifiez, en amont, dans cette catégorie, si des actions de votre sont nécessaires pour pouvoir créer et organiser vos motifs de consultation (par exemple, si vous utilisez le logiciel WeClever Dental, recherchez dans la rubrique du même nom l’article dédié aux motifs de consultation).

Créer un motif de consultation

Vous pouvez suivre ce tutoriel qui vous guidera directement dans votre logiciel ou suivre les étapes ci-dessous.

Étape 1 - Créer un motif de consultation

Dans un premier temps, assurez-vous d’être Administrateur de votre établissement de santé. Pour en savoir plus sur les droits d’accès, consultez cet article.

1. Cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou vos initiales
2. Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu de gauche, puis sur Motifs de consultation
3. Assurez-vous que l’option Tous les agendas est sélectionnée dans le menu déroulant correspondant
4. Cliquez sur Créer un nouveau motif
5. À l’ouverture de la fenêtre de droite, saisissez le Nom du motif de consultation
   • Veillez à utiliser les motifs de consultation proposés par Doctolib pour que vos patients puissent effectuer leur recherche avec les mots-clés associés.
6. Cliquez sur Suivant

✅ Votre motif de consultation est créé, suivez l’étape 2 pour le paramétrer à votre convenance.

Étape 2 - Paramétrer le motif de consultation

1. Dans le menu déroulant du champ Agendas, cochez ou décochez les agendas pour lesquels vous souhaitez associer le motif
2. Dans le menu déroulant du champ Réservation en ligne, sélectionnez qui peut réserver ce motif de consultation en ligne :
   • Patients ;
   • Soignants (par adressage) ;
     • En choisissant cette option, seuls les soignants pourront prendre rendez-vous en ligne pour ce motif, via notre plateforme d’adressage.
   • Usage interne seulement. 
     • Si un rendez-vous est pris pour un motif de consultation paramétré en usage interne,  ce dernier s'affiche sur le compte du patient. En revanche, le motif de consultation n'est pas visible pour le patient.
3. Dans le menu déroulant du champ Durée, sélectionnez la durée du rendez-vous pour ce motif de consultation
   • Nous vous recommandons de sélectionner une durée multiple 2 ou 5 (par exemple, 10 minutes).
4. Dans le menu déroulant Délais de prise de rendez-vous, définissez l’intervalle de temps durant lequel vos patients pourront prendre rendez-vous en ligne pour ce motif de consultation
   • Pour plus d’informations, consultez cet article.
5. Dans le menu déroulant Catégorie, sélectionnez, si vous en avez plusieurs, la catégorie de motifs de votre choix
6. Au niveau du champ Notifications, cochez Oui ou Non selon si vous souhaitez que vos patients reçoivent des notifications pour ce motif de consultation
7. Dans le menu déroulant du champ Délai d’annulation, sélectionnez le délai à partir duquel vos patients ne pourront plus annuler leur rendez-vous en ligne
   • Nous vous recommandons de sélectionner une valeur marquée d’une pastille verte “Recommandé” ;
   • Pour plus d’informations, consultez cet article.
8. Cliquez sur Suivant

✅ Votre motif de consultation est paramétré, suivez l’étape 3 pour l’associer à vos plages d’ouverture.

Étape 3 - Ajouter le motif de consultation à des plages d'ouverture

1. Cliquez sur Créer et voir les ouvertures
   • Si vous cliquez sur Créer, ce motif de consultation ne sera pas associé à vos plages d’ouverture et ne sera donc pas proposé à vos patients. Vous pourrez cependant l’ajouter ultérieurement depuis la vue agenda, en cliquant sur Voir les plages d’ouverture afin de visualiser vos plages existantes et y associer ce motif. Pour plus d'informations, consultez cet article. 
2. En vue agenda, passez votre souris sur la plage d’ouverture de votre choix et cliquez sur Modifier
3. Au niveau du champ Motifs de consultation, cliquez sur Éditer
4. Cochez votre nouveau de motif de consultation à ajouter à cette plage d’ouverture
5. Cliquez sur Suivant
6. Si nécessaire, effectuez d’autres modifications sur cette plage d’ouverture
7. Cliquez sur Valider
8. S’il s’agit d’une plage d’ouverture récurrente, choisissez les plages d’ouverture de la série que vous souhaitez modifier
9. Cliquez sur Valider puis sur Revenir à l’agenda

✅ Votre motif de consultation est ajouté à vos plages d’ouverture. Si nécessaire, réitérez l’action.

Je souhaite créer une plage d’ouverture dédiée pour ce motif de consultation, que faire ?

Si vous souhaitez créer une plage d’ouverture dédiée pour ce motif, nous vous invitons à consulter cet article.

Organiser mes motifs de consultation avec des catégories de motifs

Créer une catégorie de motifs de consultation

Lors de la prise de rendez-vous en ligne, vos patients choisiront la catégorie de motifs avant le motif de consultation : elles vous permettent de structurer le parcours de vos patients lors de la prise de rendez-vous en ligne.

1. Cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou vos initiales
2. Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu de gauche, puis sur Catégories de motifs de consultation
3. Cliquez sur Ajouter une nouvelle catégorie
4. Saisissez le nom des catégories de motifs que vous souhaitez créer
   • Par exemple Consultations enfant, consultations adultes, consultations libérales, consultations publiques, etc ;
5. Les catégories seront les mêmes pour tous les soignants de votre spécialité.
6. Choisissez l’ordre d’apparition des catégories lors la prise de rendez-vous en maintenant
7. Cliquez sur Valider
8. Dans la section Motifs de consultation, sur la ligne de chaque motif, cliquez sur Modifier puis associez le motif à la catégorie de votre choix au niveau du champ Catégorie
9. Cliquez sur Enregistrer

✅ Vos motifs sont organisés dans les catégories créées.

Supprimer une catégorie de motifs de consultation

Étape 1 - Retirer les motifs de consultation de la catégorie de motifs

1. Cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou vos initiales
2. Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu de gauche, puis sur Motifs de consultation
3. S’il y en a plusieurs, sélectionnez la Spécialité de votre choix dans le menu déroulant correspondant
4. S’il y en a plusieurs, sélectionnez la Catégorie que vous souhaitez supprimer dans le menu déroulant correspondant
5. Assurez-vous que l’option Tous les agendas est sélectionnées dans le menu déroulant correspondant
6. Sur la ligne de chaque motif, cliquez sur Modifier
7. À l’ouverture de la fenêtre de droite, dans le menu déroulant du champ Catégorie, sélectionnez Sans catégorie
8. Vous pouvez aussi sélectionner une catégorie de motifs existante ;
   • Lors de la prise de rendez-vous en ligne, si certains motifs appartiennent à une catégorie et d'autres non, les patients devront, à l'étape de sélection d’une catégorie, cliquer sur Autre afin de les visualiser.
9. Cliquez sur Enregistrer

✅ Les motifs de consultation sont retirés de la catégorie de motifs à supprimer.

Étape 2 - Supprimer la catégorie de motifs

1. Cliquez sur Catégories de motifs de consultation à gauche
2. S’il y en a plusieurs, sélectionnez la Spécialité de votre choix dans le menu déroulant correspondant
3. Sur la ligne de la catégorie que vous souhaitez supprimer, cliquez sur

✅ La catégorie de motifs de consultation est supprimée, vos patients ne la visualiseront plus lors de la prise de rendez-vous.

Pour aller plus loin…

Pour aller plus loin dans le paramétrage de vos motifs de consultation et de votre agenda, consultez ces articles :

• Créer une plage d’ouverture ;
• Modifier plusieurs motifs de consultation simultanément ;
• Paramétrer un rendez-vous à étapes ou un parcours de soins ;
• Créer un motif de consultation vidéo et ouvrir des plages à la téléconsultation.