Créer une absence

Le contenu de cet article s’applique en partie à la version gratuite et en totalité aux versions payantes.

Nous vous invitons à suivre les démarches explicitées ci-après afin de poser une absence, récurrente ou exceptionnelle, sur des plages d'ouverture avec ou sans rendez-vous.

Si vous êtes utilisateur de l'Assistant téléphonique,  pensez également à programmer votre absence pour adapter la gestion des appels. Pour plus d’informations, consultez cet article.

À retenir

Il existe deux types d'absences :

• Les absences posées en préventif sur les plages d'ouverture ne comportant pas encore de rendez-vous ;
• Les absences posées sur des plages d'ouverture contenant des rendez-vous, nécessitant ainsi une action de votre part.

Créer une absence sur une plage d'ouverture sans rendez-vous

Vous pouvez suivre ce tutoriel qui vous guidera directement dans votre logiciel ou suivre les étapes ci-dessous.

1. Rendez-vous en vue agenda 
2. Cochez  l'agenda sur lequel vous souhaitez poser une absence (niveau d'accès requis : gestion des RDVs et absences)
3. Cliquez dans l'agenda à l'heure de début de votre absence
4. Cliquez sur Absence
5. Vérifiez les horaires de l'absence ou cochez Journée entière si vous êtes absent la journée
6. Cochez :
   • Non à la répétition si vous souhaitez créer une absence exceptionnelle 
   • Oui si l'absence est récurrente sur le même créneau (exemple : une pause déjeuner que vous bloquez en absence tous les jours)
     • Au niveau du champ Répéter le, cochez les jours de récurrents de l'absence ;
     • Dans le menu déroulant du champ Fréquence, sélectionnez la fréquence de votre choix ;
     • S'il y en a une, renseignez la date de fin au niveau du champ Se termine.
7. Complétez les champs Objet et Notes si nécessaire 
   • Ces informations sont accessibles uniquement pour vous et les utilisateurs auxquels vous avez donné accès à votre agenda ; 
   • Les notes de l'absence ne sont pas partagées sur votre profil Doctolib.
8. Activez  Afficher une information sur le profil Doctolib et en réponse aux messages reçus pendant cette période afin que les patients soient notifiés de votre absence et ne se présentent pas au cabinet
   • Cette option est uniquement disponible pour les absences exceptionnelles ;
   • En activant cette option, l'information sera visible sur votre Profil Doctolib en ligne, au sein d'une conversation avec votre patient depuis la Messagerie patients ainsi que lors de l'envoi d'une demande ;
   • La mention disparaît automatiquement à la fin de l'absence.
9. Cliquez sur Créer l'absence 

✅ Votre absence est bien créée, vos patients ne pourront pas rendre rendez-vous durant cette absence et seront également informés que votre réponse à leur message pourrait prendre davantage de temps.

Comment fonctionnent les jours fériés ?

• Les jours fériés du calendrier sont paramétrés automatiquement en jours de fermeture, c'est-à-dire sous forme d'absence dans votre agenda Doctolib. La couleur de l'arrière-plan du jour en question est différente afin de mettre en évidence le jour férié. 
• Si le cabinet n'est pas fermé le jour férié, l'absence doit être supprimée manuellement.
• Vous pouvez créer des absences d'une journée entière en cliquant sur la date du jour où vous souhaitez poser l'absence en vue Semaine ou Jour.

Créer une absence sur une plage d'ouverture avec des rendez-vous

Créer une absence sur une plage avec des rendez-vous vous permet de réaliser des actions de masse sur les rendez-vous de la plage. 

Quatre actions sont possibles : 

• Annuler les rendez-vous et fermer une plage de consultation ;
• Bloquer la prise de rendez-vous en conservant les rendez-vous déjà posés ;
• Déplacer les rendez-vous déjà posés ;
• Attribuer les rendez-vous à un autre praticien ce jour.

Il est nécessaire de créer une absence exceptionnelle ou récurrente au préalable. À chaque absence posée, vous pourrez accéder à l'onglet Gestion des Patients afin de retrouver les patients à contacter. Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des patients.

Annuler des rendez-vous

1. Après avoir posé une absence sur la période souhaitée, cliquez sur Annuler ces rendez-vous et informer vos patients
2. Au choix, cliquez sur :
   • Envoyer à vos patients un message prédéfini afin qu'ils soient prévenus automatiquement, puis sélectionnez, si vous le souhaitez, la Raison pour laquelle vous souhaitez annuler les rendez-vous 
     • Si une adresse e-mail est renseignée dans le dossier de vos patients, alors ces derniers recevront une notification push ainsi qu'un e-mail. En revanche, si aucune adresse e-mail n'est renseignée mais qu'un numéro de portable l'est, vos patients recevront un SMS.  
     • Si certains d'entre eux n'ont pu être prévenus automatiquement car leur numéro de  téléphone ou leur e-mail est manquant, vous retrouverez les patients à recontacter dans Gestion des patients. Pour en savoir plus, consultez cet article.
   • Contacter vos patients individuellement si vous préférez les prévenir vous-même par téléphone ou par un autre moyen 
     • Pour retrouver vos patients à recontacter, consultez cet article.

✅ Les rendez-vous sont annulés et un triangle rouge s'affiche à côté du nom des patients concernés sur l'agenda. 

Honorer des rendez-vous et fermer la plage d'ouverture

En choisissant cette option, les rendez-vous déjà posés seront conservés, mais aucun autre rendez-vous ne pourra être posé. 

1. Après avoir posé une absence sur la période souhaitée, cliquez sur Honorer ces rendez-vous et fermer la plage d'ouverture

✅ La plage d'ouverture est fermée, la réservation en ligne bloquée et les rendez-vous déjà posés sont conservés. Si finalement vous décidez de consulter ce jour-là, cliquez sur l'absence et supprimez-la.

Reporter des rendez-vous à une autre date

Cette option vous permet de reporter des rendez-vous dans le même ordre qu'ils ont été posés, à une autre date.

1. Après avoir posé une absence sur la période souhaitée, cliquez sur Reporter les rendez-vous programmés à une autre date
2. Cliquez, glissez et déposez le bloc de rendez-vous sur le créneau souhaité 
   • Aidez-vous du calendrier en haut à gauche de l'agenda pour sélectionner une date.  
3. Au choix, cliquez sur :
   • Envoyer à vos patients un message prédéfini afin qu'ils soient prévenus automatiquement, puis sélectionnez, si vous le souhaitez, la Raison pour laquelle vous souhaitez reporter les rendez-vous 
     • Si une adresse e-mail est renseignée dans le dossier de vos patients, alors ces derniers recevront une notification push ainsi qu'un e-mail. En revanche, si aucune adresse e-mail n'est renseignée mais qu'un numéro de portable l'est, vos patients recevront un SMS.  
     • Si certains d'entre eux n'ont pu être prévenus automatiquement car leur numéro de  téléphone ou leur e-mail est manquant, vous retrouverez les patients à recontacter dans Gestion des patients. Pour en savoir plus, consultez cet article.
   • Contacter vos patients individuellement si vous préférez les prévenir vous-même par téléphone ou par un autre moyen 
     • Pour retrouver vos patients à recontacter, consultez cet article.

✅ Les rendez-vous ont été reportés. 

Attribuer les rendez-vous à un autre praticien 

En choisissant cette option, vous pouvez déplacer les rendez-vous prévus sur l'agenda d'un confrère. 

1. Après avoir posé une absence sur la période souhaitée, cliquez sur Choisir un autre praticien
   • Pensez à vérifier l'agenda du praticien qui prendra en charge vos patients. 
2. Choisissez le praticien qui honora les rendez-vous à votre place 
3. Cliquez sur Suivant pour confirmer 

✅ Les rendez-vous sont attribués à un autre praticien, vos patients seront prévenus de cette modification dans leur SMS et e-mail de rappel.

  

Questions / Réponses sur l'absence

• Si "prévenir automatiquement" les patients a été choisi, est-il possible de changer ce choix en supprimant l'absence puis en la recréant ? - Non, cela n'aura aucun effet, les RDVs resteront suspendus. Il faudrait tous les déplacer puis reposer l'absence pour que l'option "Prévenir les patients" soit de nouveau disponible.
• Est-il normal de ne pas voir tous les rendez-vous suspendus depuis l'onglet Gestion des patients ? - Oui, nous affichons au maximum 100 rendez-vous sur cette page et uniquement les patients devant être prévenus.
• Est-ce que les patients reçoivent un SMS de rappel si une absence est créée ? - Non, à partir du moment où vous indiquez que vous ne comptez pas honorer ces RDVs, nous considérons qu'ils ne vont pas avoir lieu et donc nous n'envoyons pas de SMS de rappel, sauf bien sûr s'ils sont déplacés.
• Si l'absence est supprimée, le RDV suspendu redevient-il normal ? - Non, le RDV reste annulé.