Créer une absence

Si vous souhaitez bloquer une plage à la prise de rendez-vous, ou annuler des rendez-vous en masse, ou connaitre le fonctionnement précis des absences, suivez le détail ci-dessous. 

L'essentiel

Il existe deux types d'absences : 

  • Les absences posées en préventif sur les plages ne comportant pas encore de de rendez-vous 
  • Les absences posées sur des plages contenant des rendez-vous, nécessitant une action de votre part

Nous vous conseillons de choisir de prévenir les patients automatiquement lorsque c'est proposé, afin de gagner du temps.

 

Créer une absence sur une plage sans rendez-vous

Il est possible de créer 2 types d'absences : les exceptionnelles et les récurrentes. Ce choix se fait sur la fenêtre de l'absence (étapes 4 ou 5).

  1. Cochez l'agenda sur lequel vous souhaitez poser une absence (niveau d'accès requis : gestion des RDVs et absences)
  2. Effectuez un "cliquer-glisser": cliquez sur l'horaire de début de l'absence et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin souhaité, puis relâchez
  3. Vérifiez les horaires de l'absence ou cochez Journée entière si vous êtes absent la journée
  4. Cochez Non à la répétition si vous souhaitez créer une absence exceptionnelle (image 1)
  5. Cochez Oui si l'absence est récurrente sur le même créneau (image 2)
    • Cochez les jours de récurrents de l'absence et la fréquence 
    • Indiquez la date de fin de la récurrence de l'absence s'il y en a une
  6. Complétez les champs Objet et Notes si nécessaire 
  7. Cliquez sur Créer l'absence pour valider

Votre absence est bien créée. Vous même et vos patients ne pourrez pas prendre rendez-vous sur ce créneau. 

Il est possible de créer, à la marge, des rendez-vous sur une absence, en cliquant à côté de la plage d'absence (vous serez informé par une alerte). 

Absence_exceptionnelle.PNGAbsence_r_p_t_e.PNG 

Créer une absence sur une plage avec des rendez-vous

Créer une absence sur une plage avec des rendez-vous vous permet de réaliser des actions de masse sur les rendez-vous de la plage. 

Quatre actions sont possibles : 

  • Annuler les rendez-vous et fermer une plage de consultation
  • Bloquer la prise de rendez-vous en conservant les rendez-vous déjà posés 
  • Déplacer les rendez-vous déjà posés
  • Attribuer les rendez-vous à un autre praticien ce jour 

Il est nécessaire de créer une absence exceptionnelle ou récurrente au préalable. A chaque absence posée, vous pourrez accéder au centre de notifications afin de retrouver les patients à contacter. Cliquez ici pour en savoir plus sur le centre de notifications.

Annuler les rendez-vous déjà posés

En choisissant cette option, tous les rendez-vous présents sur la plage d'absence vont être annulés.

Après avoir posé l'absence sur le créneau souhaité, choisissez la 1ère option "Annuler les rendez-vous prévus". Ensuite, si vous souhaitez que vos patients soient prévenus automatiquement, choisissez la première option "Prévenir automatiquement les patients par SMS ou par email". Si vous préférez prévenir les patients un à un, choisissez de les prévenir manuellement par téléphone ou courrier. 

La liste des patients à prévenir sera disponible dans le centre de notifications. Cliquez ici pour en savoir plus. 

Annnuler_rdv_via_absence_1.PNG

Bloquer la prise de rendez-vous en conservant les rendez-vous déjà posés

En choisissant cette option, les rendez-vous déjà posés seront conservés, mais aucun rendez-vous additionnel ne pourra être posé. Nous recommandons cette option si vous hésitez sur vos dates de congés par exemple. 

Après avoir posé l'absence sur le créneau souhaité, choisissez l'option "Ne plus prendre de nouveaux rendez-vous sur cette période". L'absence est posée et les rendez-vous sont toujours à venir (les patients recevront leurs rappels SMS / Email). Si vous décidez de consulter ce jour la, cliquez sur l'absence et supprimez la.

RDV_bloqu_s.PNG
Déplacer les rendez-vous déjà posés

Cette option vous permet de déplacer les rendez-vous dans le même ordre qu'ils ont été posés, au jour et à l'heure de votre choix. 

Après avoir posé l'absence sur le créneau souhaité, choisissez l'option "Déplacer tous les rendez-vous prévus à un nouvel horaire". Vous avez ensuite un bloc jaune au bout de votre souris (vos rendez-vous), que vous pouvez déposer en cliquant à la date et heure à laquelle vous souhaiter déplacer vos rendez-vous. Utilisez le calendrier en haut à droite pour déplacer vos rendez-vous. 

Choisissez ensuite de prévenir automatiquement vos patients en cliquant sur l'option "Prévenir automatiquement les patients par SMS ou par email", ou l'option manuelle si vous souhaitez les contacter un par un. 

La liste des patients à prévenir sera disponible dans le centre de notifications. Cliquez ici pour en savoir plus. 

D_placer_RDV.PNG

RDV_bloc_absence.png
Attribuer les rendez-vous à un autre praticien ce jour la

En choisissant cette option, vous pouvez décaler les rendez-vous prévus sur l'agenda d'un confrère en quelques clics. Attention, si le praticien a déjà des rendez-vous prévus à la même heure ou n'a pas d'ouvertures, vous ne serez pas alerté. Pensez à vérifier au préalable.

Après avoir posé une absence, cliquez sur l'option "Choisissez un nouveau praticien pour les rendez-vous prévus". Ensuite, choisissez l'agenda sur lequel vous souhaitez déplacer les rendez-vous. Cliquez ensuite sur Suivant pour confirmer. 

Les patients seront prévenus de cette modification dans leur SMS et email de rappel.

RDV_changement_de_praticien.PNGChangement_de_prat_1.PNG
  
Cliquez sur le bouton ci-dessous pour suivre un tutoriel interactif directement dans votre agenda.

 

Bon à savoir : 

  • Si "prévenir automatiquement" les patients a été choisi, est-il possible de changer ce choix en supprimant l'absence puis en la recréant ? Non, cela n'aura aucun effet, les RDVs resteront suspendus. Il faudrait tous les déplacer puis reposer l'absence pour que l'option "Prévenir les patients" soit de nouveau disponible.
  • Est-il normal de ne pas voir tous les rendez-vous suspendus depuis le centre de notifications ? Oui, nous affichons au maximum 100 rendez-vous sur cette page et uniquement les patients devant être prévenus.
  • Est-ce que les patients reçoivent un SMS de rappel si une absence est créée ? Non, à partir du moment où vous indiquez que vous ne comptez pas honorer ces RDVs, nous considérons qu'ils ne vont pas avoir lieu et donc nous n'envoyons pas de SMS de rappel, sauf bien sûr s'ils sont déplacés.
  • Si l'absence est supprimée, le RDV suspendu redevient-il normal ? Non, le RDV reste annulé.

 

Avez-vous trouvé votre réponse ?