Support à distance

Créer une absence et/ou supprimer des rendez-vous

Accès nécessaire : Au moins gestion RDV et Absences (vérifier mes droits)

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour suivre un tutoriel interactif directement dans votre agenda.

Cas 1 : Créer une absence exceptionnelle 

1. Sur l'agenda choisi, effectuez un "cliquer-glisser": cliquez sur l'horaire de début de l'absence et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin souhaité, puis relâchez.

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2. Sur la fenêtre de paramétrage de l'absence : 

  • Sélectionnez le (s) Agenda(s) concerné(s) par l'absence. Vous avez une visibilité sur les agendas sélectionnés (1) ;
  • Vérifiez l'Horaire de Début et de Fin (2) ou cochez Journée entière (3) ;
  • Cochez Non dans la section Répéter (4) ;
  • Complétez les champs Objet (5) et Notes (6) si nécessaire ;
  • Affectez un code couleur (7) ;
  • Enfin cliquez sur Créer l'absence (8) pour valider.

 

ABSENCE_3.png

 

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Cas 2 : Créer une absence récurrente

1. Effectuez un "cliquer-glisser" : cliquez sur l'horaire de début de l'absence et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin souhaitée, puis relâchez.

absence.png

 

2. Sur la fenêtre de paramétrage de l'absence :

  • Sélectionnez le(s) Agenda(s) concerné(s) par l'absence (1) vous avez une visibilité sur les agendas sélectionnés ;
  • Vérifiez la date de début et paramétrez l'Horaire de Début et de Fin (2),
  • Cochez Oui dans la section Répéter (3)
  • Cochez le(s) jour(s) sur lesquels l'absence doit être posée (4) ;
  • Le type de récurrence (5) ex : toutes les semaines, toutes les deux semaines...
  • Si il y a une date de fin à cette récurrence (6)
  • Complétez les champs Objet (7) et Notes (8) si nécessaire ;
  • Affectez un code couleur (9) ;
  • Enfin cliquez sur Créer l'absence (10) pour valider.

Absence_5.5.png

 

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Cas 3 : Créer une absence sur une plage avec des rendez-vous

Lorsqu'une plage d'absence est créée sur une période où des rendez-vous sont posés, quatre actions sont possibles. Laquelle choisir ? 

Vous souhaitez annuler les rendez-vous et fermer une consultation,
Vous ne souhaitez pas annuler les rendez-vous existants mais empêcher de nouvelles prises,
Vous effectuerez ces consultations un autre jour,
Lors de l'absence, un collaborateur assurera les consultations. 
 

Action préalable : Créer une absence exceptionnelle ou récurrente

 

Annuler les rendez-vous prévus.
   
1. Sélectionnez l'option Annuler les rendez-vous.

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2. Sélectionnez la méthode pour prévenir vos patients, automatiquement (1) ou manuellement (2).

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3. Cliquez sur Accéder au centre de notifications pour afficher le statut des alertes d'annulation envoyées par email et/ou SMS.

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Ne plus prendre de nouveau rendez-vous sur cette période.


1. Sélectionnez Ne plus prendre de nouveau rendez-vous sur cette période, cette action permet de conserver les rendez-vous mais empêche la prise de nouveau rendez-vous.

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Déplacer tous les rendez-vous prévus à un nouvel horaire.


1. Sélectionnez l'option Déplacer les rendez-vous.

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2. Choisissez le créneau souhaité pour les rendez-vous à déplacer.

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3. Sélectionnez la méthode pour prévenir vos patients, automatiquement (1) ou manuellement (2).

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Choisir un nouveau praticien pour les rendez-vous prévus.
 
1. Sélectionnez l'option Choisir un nouveau praticien pour les rendez-vous prévus pour déplacer les rendez-vous vers un autre praticien et/ou un autre lieu.

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2. Choisissez l'agenda vers lequel vous souhaitez déplacer les rendez-vous.

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3. Si l'agenda choisi n'a pas d'ouverture sur la période concernée, ce message sera visible. Il faudra alors créer des plages d'ouverture sur cet agenda.

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4. Si sur l'agenda choisi, des plages sont présentes, ce message s'affichera :

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5. Cliquez sur Suivant pour valider le choix du nouveau praticien.

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Bon à savoir: Les patients seront prévenus de cette modification dans leur SMS et email de rappel.


 
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Accéder au centre de notifications.


1. Le centre de notifications permet de filtrer les rendez-vous annulés par Agenda (1) ou par Type (2). Il est possible d'imprimer tout ou une partie des rendez-vous annulés ou marqués comme prévenus en les cochant (3 et 4). En sélectionnant Actions (5), on interviendra sur un rendez-vous uniquement.

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2. En cliquant sur Actions (1), il sera possible de marquer le rendez-vous comme Prévenu, de l'imprimer, de le déplacer ou de le supprimer (2).

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3. Les rendez-vous suspendus s'affichent avec le symbole  sur l'agenda à côté de la plage d'absence (1). Pour accéder aux rendez-vous suspendus dans le centre de notifications depuis l'agenda cliquez en haut à droite sur le Centre de notifications (2).

Creer_une_absence_15.png

 

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Cas 4 : Supprimer un/des rendez-vous

Lorsque vous supprimez un/des rendez-vous rendez-vous, le patient est alerté par un email (si un email est renseigné dans sa fiche patient). Le créneau redevient alors disponible pour la prise de rendez-vous en ligne en fonction vos délais minimum et maximum de prise de rendez-vous.


1. Pour supprimer un rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous à supprimer pour ouvrir la fiche.

 Creer_une_absence_16.png

 

2. Cliquez sur Supprimer le RDV dans le menu à droite de la fiche de rendez-vous.

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3. Si votre rendez-vous est échu et qu'il ne fait pas partie d'une récurrence de rendez-vous, une denetre s'ouvre et vous offre la possibilité de modifier le statut du rendez-vous ou bien de le supprimer de votre agenda. Si le patient a prévenu pour annuler son rendez-vous (1), si le patient n'est pas venu et n'a pas prévenu (2), si toutefois vous souhaitez supprimer ce rendez-vous définitivement de votre agenda, cliquez sur je veux supprimer ce rendez-vous (3).

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4. Si votre rendez-vous fait partie d'une récurrence ou a été pris en même temps que d'autres rendez-vous, une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez Annuler uniquement ce rendez-vous (1) ou Annuler ce rendez-vous et tous les suivants (2). . Enregistrez votre choix en cliquant sur Valider (3).

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Bon à savoir : 
Si vous supprimez tous les rendez-vous d'une série, le patient reçoit également un email d'annulation avec la listes des rendez-vous annulés.

  • Que se passe-t-il si j'annule un RDV ? Après une annulation, le patient reçoit un SMS et un mail d'annulation.
  • Que se passe-t-il si je créée un RDV sur l'absence ? Un warning apparaît sur la fenêtre de réservation vous prévenant que vous créez un RDV sur une absence. Si vous validez néanmoins ce choix, le rendez-vous se posera.
  • Si "prévenir automatiquement" les patients a été choisi, est-il possible de changer ce choix en supprimant l'absence puis en la recréant ? Non, cela n'aura aucun effet, les RDVs resteront suspendus. Il faudrait tous les déplacer puis reposer l'absence pour que l'option "Prévenir les patients" soit de nouveau disponible.
  • Est-il normal de ne pas voir tous les rendez-vous suspendus depuis le centre de notifications ? Oui, nous affichons au maximum 100 rendez-vous sur cette page et uniquement les patients devant être prévenus.
  • Est-ce que les patients reçoivent un SMS de rappel si une absence est créée ? Non, à partir du moment où vous indiquez que vous ne comptez pas honorer ces RDVs, nous considérons qu'ils ne vont pas avoir lieu et donc nous n'envoyons pas de SMS de rappel, sauf bien sûr s'ils sont déplacés.
  • Quel message reçoit le patient après l'annulation de son rendez-vous ? Le Dr xxx est contraint d'annuler votre RDV du xx/xx/xxxx. Appelez au xx xx xx xx xx ou allez sur https://m.doctolib.fr pour reprendre RDV.
  • Si l'absence est supprimée, le RDV suspendu redevient-il normal ? Non, le RDV reste annulé.

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