Eine pro-aktive Nachricht an Patient:innen senden

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In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie einem bestimmten Patient:innen eine Nachricht über eine laufende Behandlung, über Symptomatik oder über Themen, die Sie für notwendig erachtet haben, zukommen lassen können, um weitere Informationen zu erhalten.

Wichtig

• Um eine Nachricht zu senden, sind Vor- und Nachname, Geburtsdatum sowie Mobilfunknummer erforderlich
• Ihre Patient:innen werden per E-Mail über Ihre Nachricht benachrichtigt sowie per Push-Benachrichtigung, wenn die Doctolib-App auf ihrem Smartphone installiert ist. Wenn Ihre Patient:innen noch kein Doctolib-Konto haben, müssen sie eines erstellen, um den Inhalt der Nachricht einsehen zu können
  • Wenn in der Patientenkarte nur die Telefonnummer hinterlegt ist, erhalten Ihre Patient:innen eine Benachrichtigung per SMS
  • Sie haben die Möglichkeit optional eine Antwort zu gestatten
• Versandte Nachrichten sowie erhaltene Antworten Ihrer Patient:in, werden im Bereich Patientennachrichten, sowie im Verlauf der Patient:in, gespeichert
  • die Verwaltung Ihrer Patientennachrichten wird in diesem Artikel erläutert

Wer darf pro-aktive Nachrichten senden?

Die Funktion steht Nutzern einer Organisation zur Verfügung, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Benötigte Zugriffsrechte: Ärzt:innen und Medizinische Fachangestellt:innen, mit mindestens dem Zugriffsrecht Verwaltung von Terminen und Patientenanfragen nur innerhalb der Sprechzeiten (prüfen Sie Ihre Zugriffsrechte)
• Berechtigte Organisationen: Aktuell steht die Funktion nur für Krankenhäuser zur Verfügung
• Wenn Sie in einer Praxis oder Gesundheitseinrichtrung als Ärzt:in oder Sekretär:in arbeiten und mindestens über die auf Sprechzeiten beschränkte Zugriffsrechte zum Terminmanagement verfügen, können Sie pro-aktive Nachrichten an Patient:innen senden
• Wenn Sie in einer Einrichtung des Gesundheitswesens (Gesundheitszentrum, Radiologiezentrum usw.) als Ärzt:in oder Sekretär:in arbeiten, müssen Sie Zugang zu dem Nachrichtenprofil der Einrichtung haben, von dem aus Sie eine Patientennachricht senden möchten

Meiner Patient:in eine Nachricht senden

Um eine Nachricht zu senden, müssen Sie die Terminkalender-Ansicht aufrufen und die entsprechende Person oder deren Termin suchen. Es gibt 4 Möglichkeiten den Versand einer Nachricht zu beginnen. In den folgenden Bereichen steht Ihnen die Funktion zur Verfügung.

Patientennachrichten Patientenkarte Terminkarte Patientenmanagement

1. Öffnen Sie Ihren Terminkalender
2. Klicken Sie links im blauen Menü auf  Patientennachrichten
3. Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf Neue Nachricht
4. Im seitlichen Panel suchen Sie zunächst die gewünschte Patient:in über die Suchleiste
   1. Sie können nach Name, Geburtstdatum oder Telefonnummer suchen
5. Legen Sie fest, im Namen welcher Ärzt:in/Therapeut:in oder ggf. Praxis die Nachricht versandt werden soll
6. Geben Sie Ihre Nachricht im Textfeld Nachricht an Patient:in ein oder wählen Sie eine Vorlage aus
7. Weitere Optionen:
   1. Erlauben Sie der Patient:in auf Ihre Nachricht zu antworten, aktivieren Sie   Patient:in darf eine Antwort senden
   2. Sie können unten links Ihrer Nachricht   Dokumente beifügen
8. Klicken Sie auf Nachricht senden,  um die Nachricht abzuschicken
   • Sie können den Versand abbrechen, durch einen Klick auf das  Kreuz oben rechts schließen Sie das Panel
   • Sie können die vorbereitete Nachricht auch ohne Versand als Entwurf zwischenspeichern

1. Öffnen Sie Ihren Terminkalender
2. Suchen Sie oben links der Suchleiste nach einem Namen und öffnen Sie die Patientenkarte (die Funktion steht NICHT in der Terminkarte zur Verfügung)
3. In der Patientenkarte klicken Sie rechts im Funktionsmenü auf  Nachricht senden
4. Im geöffneten Seitenpanel prüfen Sie Name und Kontaktdaten der gewählten Patient:in
   • handelt sich nicht um die gewünschte Person, starten Sie bitte eine neue Suche
5. Legen Sie fest, im Namen welcher Ärzt:in/Therapeut:in oder ggf. Praxis die Nachricht versandt werden soll
6. Geben Sie Ihre Nachricht im Textfeld Nachricht an Patient:in ein oder wählen Sie eine Vorlage aus
7. Weitere Optionen:
   1. Erlauben Sie der Patient:in auf Ihre Nachricht zu antworten, aktivieren Sie Patient:in darf eine Antwort senden
   2. Sie können Ihrer Nachricht   Dokumente beifügen
8. Klicken Sie auf Nachricht senden,  um die Nachricht abzuschicken
   • Sie können den Versand abbrechen, durch einen Klick auf das  Kreuz oben rechts schließen Sie das Panel
   • Sie können die vorbereitete Nachricht auch ohne Versand als Entwurf speichern

1. Öffnen Sie Ihren Terminkalender
2. Klicken Sie auf einen Termin der betreffenden Person
3. In der Terminkarte klicken Sie rechts im Funktionsmenü auf  Nachricht senden
4. Im geöffneten Seitenpanel prüfen Sie Name und Kontaktdaten der gewählten Patient:in
   • handelt sich nicht um die gewünschte Person, schließen Sie bitte das Panel sowie die Terminkarte und klicken Sie auf einen anderen Termin
5. Legen Sie fest, im Namen welcher Ärzt:in/Therapeut:in oder ggf. Praxis die Nachricht versandt werden soll
6. Geben Sie Ihre Nachricht im Textfeld Nachricht an Patient:in ein oder wählen Sie eine Vorlage aus
7. Weitere Optionen:
   1. Erlauben Sie der Patient:in auf Ihre Nachricht zu antworten, aktivieren Sie Patient:in darf eine Antwort senden
   2. Sie können unten links Ihrer Nachricht   Dokumente beifügen
   3. Sie können den eingegebenen Text auch dauerhaft als Vorlage speichern, durch einen Klick auf Als Vorlage speichern rechts über dem Textfeld
8. Klicken Sie auf Nachricht senden,  um die Nachricht abzuschicken
   • Sie können die Erstellung der Nachricht jederzeit abbrechen, durch einen Klick auf das  Kreuz oben rechts schließen Sie das Panel
   • Sie können die vorbereitete Nachricht auch ohne Versand als Entwurf speichern

Hinweis zum Versand einer Nachricht via Terminkarte

• Sie können diese Funktion nutzen, um Ihren Patient:innen vor einem anstehenden Termin Dokumente und andere Informationen zukommen zu lassen.
• Sie können die Terminkarte auch über den Verlauf von Patient:innen finden und aufrufen. Wenn Sie den Verlauf prüfen, klicken Sie neben einem anstehenden Termin auf Öffnen, dies öffnet die Terminkarte.

Aus dem Patientenmanagement können Sie auf alle von Ihren Patient:innen vor ihrem Termin geteilten Dokumente zugreifen, diese überprüfen und Nachrichten an Ihre Patient:innen senden. Diese Nachrichten können beispielsweise das von Ihren Patient:innen geteilte Dokument, ihren nächsten Termin oder andere relevante Informationen betreffen. Für weitere Informationen zur Vorbereitung der Termine Ihrer Patient:innen, lesen Sie bitte diesen Artikel.

1. Gehen Sie zur Terminansicht
2. Klicken Sie auf Patientenmanagement im linken Menü
3. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Tab Dokumente befinden
   • Standardmäßig zeigt der Tab nur Ihre Termine an.
4. Klicken Sie auf Nachricht, das sich in der Zeile des Patient:innen befindet, der/die seine/ihre kommende Konsultation vorbereitet hat
5. Beim Öffnen des rechten Panels ist das Feld An automatisch ausgefüllt
   • Sie können überprüfen, ob die Informationen korrekt sind.
6. Wählen Sie im Dropdown-Menü des Feldes Von eine:n andere:n Ärzt:in/Therapeut:in oder Gesundheitseinrichtung als Absender der Nachricht aus
   • Ein Mitglied Ihres Praxisteams kann eine Nachricht im Namen einer Ihrer Patient:innen senden wenn Sie es erlauben
7. Wählen Sie eine Nachrichtenvorlage aus oder geben Sie die Nachricht in das dafür vorgesehene Feld ein
   • Wenn Sie Ihre Nachricht manuell eingeben, können Sie sie als Vorlage speichern, um beim nächsten Mal Zeit zu sparen
   • Für weitere Informationen zu Vorlagen, lesen Sie bitte diesen Artikel.
8. Klicken Sie bei Bedarf unten links auf um Dokumente an die Nachricht anzuhängen
9. Um Ihren Patient:innen die Möglichkeit zu geben, auf Ihre Nachricht zu antworten, aktivieren Sie Patient:in darf eine Antwort senden
   • Patient:innen dürfen mehrfach antworten, bis das Gespräch geschlossen oder das Feld Patient:in darf eine Antwort senden manuell deaktiviert wird
   • Wenn einem/einer Patient:in erlaubt wird zu antworten, wird eine entsprechende Nachricht im Konversationsfenster angezeigt.
10. Klicken Sie auf Nachricht senden oder auf Entwurf speichern, um sie später zu senden
    • Sobald der/die Patient:in antworten kann, wird der Status als Laufende Konversation angezeigt.
11. Beenden Sie die Vorbereitung des Termins Ihrer Patient:innen

✅ Sie haben eine Nachricht an Ihre Patient:innen über das Patientenmanagement gesendet. Sie können auf die Konversation in der Patientennachrichten zugreifen.

Hinweis

Über das Drop-Down mit der Angabe "von", können Sie festlegen im Namen welcher Ärzt:in/Therapeut:in die Nachricht gesandt werden soll. Sie können die Nachricht auch im Namen der Praxis versenden.