Creare un'assenza

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Questo articolo ti spiega i passaggi per inserire un'assenza nella tua agenda Doctolib, ricorrente o straordinaria, su aperture con o senza appuntamenti. Nei giorni in cui inserisci un'assenza non potrai ricevere appuntamenti online.

L'essenziale

Ci sono due tipi di assenza:

• l'assenza inserita su un'apertura in cui non sono previsti appuntamenti
• l'assenza inserita su un'apertura in cui sono già previsti appuntamenti, che richiede un'azione da parte tua

Creare un'assenza su un'apertura senza appuntamenti

Di seguito vediamo come creare un'assenza straordinaria (singolo giorno) o ricorrente (più giorni).

1. Recati in Agenda (Accessi necessari: Gestione appuntamenti e assenze. Per verificare i tuoi diritti clicca qui)
2. Seleziona l'agenda interessata dalla sezione Agende a sinistra
3. Seleziona il giorno nel calendario, poi clicca sull'ora di inizio dell'assenza e trascina il mouse fino all'ora di fine
4. Controlla gli orari dell'assenza oppure seleziona Giornata intera se sei assente per tutta la giornata
5. Scegli se è un'assenza straordinaria o ricorrente:
   • Se vuoi che l'assenza sia ricorrente, nella casella Ripetizione clicca su Sì e stabilisci la frequenza e la data di fine
   • Se si tratta di un'assenza straordinaria, clicca su No
6. Se necessario, compila i campi Oggetto e Note
   • Queste informazioni sono accessibili solo a te e agli utenti a cui hai dato accesso alla tua agenda
   • Le note dell'assenza non sono visibili sul tuo Profilo Doctolib
7. Attiva Notifica l'assenza per informare i pazienti della tua assenza e del possibile ritardo nelle risposte
   • Questa opzione è disponibile solo per le assenze straordinarie
   • Attivandola, l'informazione sarà visibile sul tuo Profilo Doctolib online e nella conversazione con il paziente dalla Messaggistica pazienti
   • La notifica sparisce automaticamente alla fine dell'assenza
8. Clicca su Crea assenza

✅ L'assenza è stata creata. I tuoi pazienti non potranno prenotare appuntamenti online e saranno informati che le tue risposte ai messaggi potrebbero richiedere più tempo.

Da ricordare

• Se desideri inserire manualmente un appuntamento durante un'assenza, clicca a fianco della colonna "assenza" e inserisci l'appuntamento. Nella finestra dell'appuntamento comparirà un messaggio che ti informerà della sovrapposizione con l'assenza.
• I giorni festivi vengono automaticamente impostati come giorni di chiusura, cioè come assenze nell'agenda Doctolib. Il colore dello sfondo del giorno in questione è diverso per evidenziare la festività.
• Se lo studio non è chiuso nel giorno festivo, l'assenza deve essere eliminata manualmente.

Creare un'assenza su un'apertura con appuntamenti

Inserendo un'assenza su aperture che contengono già appuntamenti, puoi effettuare quattro azioni sugli appuntamenti già previsti:

• annullare gli appuntamenti e informare i pazienti
• mantenere gli appuntamenti e bloccare nuove prenotazioni
• spostare tutti gli appuntamenti a un'altra data
• attribuire gli appuntamenti a un altro professionista

Per ogni assenza inserita, puoi scegliere di avvisare i pazienti in modo automatico o manuale. Nella sezione Gestione dei pazienti trovi l'elenco dei pazienti che hai scelto di contattare manualmente. Per maggiori informazioni clicca qui.

Annullare gli appuntamenti e informare i pazienti

1. Dopo aver inserito un'assenza nel periodo desiderato, clicca su Annulla questi appuntamenti e informa i tuoi pazienti
2. Scegli una delle due opzioni:
   • Invia automaticamente un messaggio ai tuoi pazienti — seleziona, se vuoi, la Motivazione dell'annullamento
     • Se è presente un indirizzo e-mail, i pazienti riceveranno una notifica push e un'e-mail. Se non è presente un'e-mail ma c'è un numero di cellulare, riceveranno un SMS
     • Se alcuni pazienti non possono essere avvisati automaticamente per mancanza di recapiti, li trovi nella sezione Gestione dei pazienti
   • Contatta i tuoi pazienti individualmente se preferisci avvisarli tu stesso per telefono o in altro modo
     • Per trovare i pazienti da ricontattare, consulta questo articolo

✅ Gli appuntamenti sono stati annullati e un triangolo rosso appare accanto al nome dei pazienti interessati nell'agenda.

Mantenere gli appuntamenti e rimuovere l'apertura

Scegliendo questa opzione, gli appuntamenti già inseriti vengono conservati ma non saranno possibili nuove prenotazioni online negli slot liberi.

1. Dopo aver inserito un'assenza nel periodo desiderato, clicca su Mantieni questi appuntamenti e rimuovi l'apertura

✅ L'apertura è chiusa, la prenotazione online è bloccata e gli appuntamenti già inseriti sono mantenuti. Se decidi di ricevere in quel giorno, clicca sull'assenza ed eliminala.

Spostare gli appuntamenti a un'altra data

Questa opzione ti permette di spostare tutti gli appuntamenti previsti, mantenendo lo stesso ordine in cui si presentano, a un'altra data.

1. Dopo aver inserito un'assenza nel periodo desiderato, clicca su Posticipa gli appuntamenti programmati a un altro orario
2. Clicca, trascina e rilascia il blocco appuntamenti nel nuovo orario desiderato
   • Usa il calendario in alto a sinistra per selezionare una data. Se vuoi posizionare gli appuntamenti in un ordine diverso, dovrai spostarli manualmente
3. Scegli una delle due opzioni:
   • Invia automaticamente un messaggio ai tuoi pazienti — seleziona, se vuoi, la Motivazione dello spostamento
     • Se è presente un indirizzo e-mail, i pazienti riceveranno una notifica push e un'e-mail. Se non è presente un'e-mail ma c'è un numero di cellulare, riceveranno un SMS
   • Contatta i tuoi pazienti individualmente se preferisci avvisarli tu stesso

✅ Gli appuntamenti sono stati spostati.

Scegliere un altro professionista

Scegliendo questa opzione, puoi trasferire gli appuntamenti previsti all'agenda di un altro professionista.

1. Dopo aver inserito un'assenza nel periodo desiderato, clicca su Scegli un altro professionista
   • Ti consigliamo di verificare prima le sue disponibilità
2. Scegli il professionista che si occuperà degli appuntamenti al tuo posto
3. Clicca su Successivo per confermare

✅ Gli appuntamenti sono stati attribuiti a un altro professionista. I pazienti saranno informati della modifica negli SMS e nelle e-mail di promemoria.

Domande e risposte sull'assenza

• È normale non vedere tutti gli appuntamenti sospesi nella scheda Gestione dei pazienti? — Sì, in questa pagina vengono mostrati al massimo 100 appuntamenti e solo i pazienti da avvisare.
• I pazienti ricevono un SMS di promemoria se viene creata un'assenza? — No. Dal momento in cui si indica che non si intende onorare gli appuntamenti, vengono considerati come non confermati e non viene inviato alcun SMS di promemoria, a meno che non vengano spostati.
• Se l'assenza viene eliminata, l'appuntamento sospeso torna normale? — No, l'appuntamento rimane annullato.