Creare e gestire le liste destinatari

Il contenuto di questo articolo si applica esclusivamente alle versioni a pagamento.

Questo articolo spiega come caricare e gestire una lista di destinatari personalizzata per inviare comunicazioni di gruppo ai pazienti.

L'essenziale

• È possibile importare o creare manualmente un elenco di destinatari e gestirlo prima di inviare una comunicazione. Durante l'impostazione della comunicazione è possibile selezionare la lista destinatari selezionata.
• Quando si importa una lista destinatari, assicurarsi che il file sia .xls e .xlsx. (vengono accettati solo questi formati).
• Si noti che viene fatto un controllo incrociato tra la lista dei pazienti importati e la base pazienti selezionata, solo i pazienti presenti nella base di pazienti verranno presi in considerazione ai fini della creazione della lista.

Creare un lista destinatari

Per poter utilizzare una lista destinatari personalizzata durante l’invio di comunicazioni ai pazienti, è necessario creare una lista destinatari caricando un file excel o creandola manualmente.

1. Clicca suGestione dei pazienti (controllare qui Chi può accedere e inviare comunicazioni ai pazienti)
2. Seleziona Comunicazioni di gruppo ai pazienti
3. Clicca su Gestisci liste destinatari
4. Clicca su Crea nuova lista destinatari

Da file excel Da selezione manuale

1. Clicca Da file excel
2. Dai un nome alla lista destinatari
3. Seleziona una base pazienti con cui si desidera effettuare il controllo incrociato (si noti che sarà possibile selezionare solo le basi pazienti su cui si hanno diritti di modifica, ovvero che si hanno diritti di modifica ad un'agenda associata alla base pazienti)
4. Trascina il file o clicca su Sfoglia per selezionare un file sul computer (.xls e .xlsx). Assicurati che le prime 3 colonne del file Excel contengano i seguenti dati e rispettino il seguente ordine: nome, cognome e data di nascita dei pazienti. Se l'ordine non sarà rispettato o i campi saranno vuoti, l'importazione non andrà a buon fine. Il controllo incrociato automatico verrà fatto verificando che i pazienti caricati siano già presenti nella base pazienti di Doctolib . 
5. Clicca su Crea lista

1. Clicca Da selezione manuale
2. Dai un nome alla lista destinatari
3. Seleziona una base pazienti con cui si desidera effettuare il controllo incrociato (si noti che sarà possibile selezionare solo le basi pazienti su cui si hanno diritti di modifica, ovvero che si hanno diritti di modifica ad un'agenda associata alla base pazienti)
4. Clicca su Successivo
5. Seleziona i pazienti che si desidera includere nella lista destinatari personalizzata
6. Clicca su Crea lista

A questo punto vedrai la lista destinatari appena creata in una tabella con le informazioni sui pazienti (nome e cognome, data di nascita, numero di cellulare ed e-mail). Se durante il controllo tra lista impostata e la base pazienti, non è stata trovata nessuna corrispondenza per un paziente, appare un banner rosso Abbiamo riscontrato delle incongruenze tra i dati nella lista destinatari che hai caricato e i dati presenti nelle cartelle pazienti Doctolib. Controlla i dati nelle cartelle esistenti o crea quelle mancanti e poi seleziona “Aggiorna lista destinatari”. Consultate la sezione Gestire una lista destinatari per scoprire come aggiungere un nuovo destinatario alla base di pazienti e poterlo includere nella comunicazione o come eliminarlo ed escluderlo dalla comunicazione.

Importante

In qualità di Titolare del trattamento devi aver raccolto il consenso di tutti i tuoi pazienti per l’invio di comunicazioni personalizzate attraverso l’utilizzo di filtri per il trattamento dei dati personali.

Utilizzare una lista destinatari

Una volta creata una lista destinatari personalizzata, è possibile inviare una comunicazione di gruppo ai pazienti e selezionare una lista destinatari specifica. Leggi cliccando qui come inviare una comunicazione.

Gestire e modificare una lista destinatari

Dopo aver creato una lista destinatari, è possibile gestire i pazienti presenti nella lista creando una Cartella paziente quando non c’è una corrispondenza tra il paziente caricato e la base di pazienti, oppure eliminando i pazienti.

Aggiungere una nuova cartella pazienti:

Se non c’è una corrispondenza tra il paziente caricato tramite il file excel e la base di pazienti, appare un simbolo di errore . L'errore appare:

• • Quando manca una cartella paziente per quello specifico paziente
  • E’ presente una cartella, ma alcuni dati non corrispondono ( ti suggeriamo di controllare eventuali secondi nomi o cognomi, gli spazi inseriti nel caso in cui il cognome del paziente sia composto da più parole, e che nome e cognome siano inseriti nelle colonne corrette)

Se manca la cartella paziente paziente, è possibile crearne una nuova:

1. 1. Clicca su Gestione dei pazienti (controllare qui Chi può accedere e inviare comunicazioni ai pazienti)
   2. Seleziona Comunicazioni di gruppo ai pazienti
   3. Clicca su Gestisci liste destinatari
   4. Clicca su per creare o aggiornare la cartella paziente per i quali il controllo incrociato è fallito
   5. Clicca su Aggiungi cartella paziente
   6. Verrai reindirizzato a una nuova cartella paziente. Inserisci tutte le informazioni relative al paziente. Clicca Salva
   7. Torna alla sezione Gestisci liste destinatari e seleziona la lista destinatari.
   8. Clicca su Aggiorna lista destinatari nel banner rosso in alto per sincronizzare nuovamente la lista dei destinatari con la base dei pazienti. Se la cartella paziente è stata aggiornata o creata correttamente nella base pazienti, il messaggio di errore scompare.

Aggiungere un paziente alla lista destinatari

Se ti sei dimenticato di inserire un paziente nella lista, è sempre possibile farlo seguendo questi passaggi: 

1. Clicca su  Gestione dei pazienti (controlla qui Chi può accedere e inviare comunicazioni ai pazienti)
2. Seleziona Comunicazioni di gruppo ai pazienti
3. Clicca su Gestisci liste destinatari 
4. Clicca su Aggiungi destinatario
5. Seleziona manualmente i pazienti che vuoi aggiungere alla lista destinatari
6. Clicca Aggiungi

Rimuovere un paziente

Se non vuoi più inviare una comunicazione ad un paziente, puoi eliminarlo dalla lista destinatari, seguendo questi passaggi: 

1. Clicca su Gestione dei pazienti (controlla qui Chi può accedere e inviare comunicazioni ai pazienti)
2. Seleziona Comunicazioni di gruppo ai pazienti
3. Clicca su Gestisci liste destinatari 
4. Clicca 
5. Clicca  Rimuovi dalla lista

Eliminare una lista destinatari

Se desideri eliminare una lista destinatari vecchia o inutilizzata, procedere come segue. 

1. Clicca su  Gestione dei pazienti (controllare qui Chi può accedere e inviare comunicazioni ai pazienti)
2. Seleziona Comunicazioni di gruppo ai pazienti
3. Clicca su Gestisci liste destinatari 
4. Clicca sulla lista pazienti che vuoi eliminare
5. Clicca  l’icona rossa del cestino
6. Clicca Elimina per eliminare la lista destinatari permanentemente.

Chi può importare, accedere e gestire la lista destinatari?

Tutti i professionisti sanitari devono soddisfare i requisiti seguenti per poter inviare una comunicazione:

• Possedere una o più agende
• Avere accessi di modifica a una di queste agende

Ogni altro membro del personale o assistente deve avere accessi di modifica a un’agenda per poter inviare una comunicazione 

Gli account idonei all'invio di comunicazioni potrebbero avere diversi livelli di accesso alle liste destinatari creata:

• Se un account non ha accesso all'agenda associata alla base pazienti, non può accedere alla lista creata selezionando la stessa base pazienti
• Se un account ha accesso in sola lettura all'agenda associata alla base pazienti, può vedere la lista creata selezionando la stessa base pazienti, ma non può modificarla.
• Se un account ha diritti di modifica sull'agenda associata alla base pazienti, può modificare la lista creata selezionando la stessa base pazienti.

Per ulteriori informazioni sui diritti di accesso di un account del personale, leggi l'articolo Quali sono i diritti di accesso di un account del personale.