Limiter le taux de remplissage de mon agenda

Le contenu de cet article s'applique à toutes les versions (gratuite et payantes).

Nous vous invitons à suivre la démarche explicitée ci-après afin de limiter le taux de remplissage de votre agenda, en le paramétrant directement dans vos plages d'ouverture. 

À retenir

Le taux de remplissage limite appliqué dans vos plages d'ouverture récurrentes et exceptionnelles est valable :

• Pour les rendez-vous pris en ligne par vos patients ;
• Pour les rendez-vous pris via le bouton bleu Trouver un créneau .

Limiter le taux de remplissage de mon agenda

1. Rendez-vous en vue agenda
2. Commencez par sélectionner, si vous en avez plusieurs, l'agenda de votre choix à gauche de votre écran
3. Cliquez sur Modifier les plages d'ouverture à droite (niveau d'accès requis: Administrateur)
4. Cliquez-glissez sur le créneau souhaité pour créer une plage d'ouverture
5. À l'ouverture de la fenêtre, ajustez si nécessaire la date et l'amplitude horaire de la plage 
6. À la question "Voulez-vous répéter cette plage d'ouverture ?", sélectionnez :
   • Oui pour créer une plage d'ouverture récurrente ;
     • Dans ce cas, sélectionnez la fréquence dans le menu déroulant correspondant.
   • Non pour créer une plage d'ouverture exceptionnelle.
7. Cliquez sur Suivant 
8. Cochez ou décochez  les motifs de consultation que vous souhaitez associer à la plage d'ouverture
9. À la question Voulez-vous limiter le nombre de rendez-vous par motif de consultation ?, sélectionnez Oui 
10. Cliquez sur Suivant
11. Activez  Afficher plus d'options 
12. Sélectionnez, dans le menu déroulant, combien de jours ou heures à l'avance la prise de rendez-vous de vos patients sera disponible pour cette plage d'ouverture
13. Définissez le taux de remplissage maximum de la plage d'ouverture pendant la durée renseignée ci-avant
14. Si nécessaire, indiquer le nombre maximum de rendez-vous disponibles par motif de consultation sur cette plage d'ouverture 
15. Cliquez sur Ajouter une période pour échelonner dans le temps le nombre de rendez-vous proposés
    • Pour ouvrir la plage à la réservation en ligne le jour-même, vous devez configurer 2 périodes. La première doit avoir un délai supérieur à 0 jour (par exemple 60) et doit avoir un taux de remplissage fixé à 0%. La seconde doit avoir un délai à 0 jour avec un taux de remplissage fixé à 100%.
16. Cliquez sur Suivant
17. Poursuivez la création de votre plage d'ouverture puis cliquez sur Valider

✅ Le taux de remplissage de votre agenda est limité sur cette plage d'ouverture.

Exemple d'une situation concrète

Le soignant exerce entre 9h00 et 13h00 et ses rendez-vous durent 15 ou 30 minutes selon le motif de consultation. Sur cette plage d'ouverture, il a donc, par défaut :

• 16 rendez-vous maximum de 15 minutes chacun pour les motifs Consultation de médecine générale et Urgence ;
• 8 rendez-vous maximum de 30 minutes chacun pour le motif de Première consultation de médecine générale.

Néanmoins, le soignant souhaite avoir :

• Un maximum de 8 rendez-vous à 60 jours pour les motifs Consultation de suivi de médecine générale et Urgences ;
• 16 rendez-vous pour ces mêmes motifs de consultation à 30 jours.

Pour la première période, il faut donc fixer un taux de remplissage de 50% à 60 jours et pour la seconde période, un taux de remplissage de 100% à 30 jours. Le nombre de rendez-vous maximum varie automatiquement en fonction du taux de remplissage pour le délai renseigné.

Pour aller plus loin...

Le soignant souhaite ouvrir le motif Première consultation de médecine générale à la prise de rendez-vous à un rendez-vous à partir de 30 jours. Pour cela, il est nécessaire d'indiquer, lors du paramétrage de la plage d'ouverture :

• Aucun rendez-vous sur la première période de 60 jours ;
• Un rendez-vous sur la seconde période de 30 jours (pour le motif Première consultation de médecine générale).

Les disponibilités proposées par le bouton Trouver un créneau ne sont pas celles que je vois sur mon agenda, pourquoi ?

Selon la configuration de votre agenda et de vos plages d'ouverture, il est possible que certains créneaux visibles sur votre agenda ne soient pas proposés par le bouton Trouver un créneau . Cela peut être dû à plusieurs raisons :

• Certaines plages d'ouverture se chevauchent ;
  • Lorsque deux plages d'ouverture se chevauchent, deux rendez-vous pourraient avoir lieu en même temps.
• Certains rendez-vous ont été manuellement posés en dehors des plages d'ouverture existantes ;
  • Le bouton Trouver un créneau vous propose uniquement les créneaux disponibles parmi les plages d'ouverture.
• Certains paramétrages avancés de vos plages d'ouverture empêchent le bouton Trouver un créneau de faire apparaître les créneaux visuellement disponibles.
  • Par exemple, lors du paramétrage d'une plage d'ouverture, si vous limitez le nombre de rendez-vous à Aucun rendez-vous pour un motif de consultation, par exemple Consultation de médecine générale, alors, les créneaux proposés par le bouton Trouver un créneau pour ce motif de consultation n'apparaîtront pas sur cette plage d'ouverture. 

Pour optimiser le fonctionnement du bouton Trouver un créneau et faire apparaître l'ensemble des créneaux disponibles sur votre agenda, nous vous recommandons :

• D'éviter de superposer des plages d'ouverture et de limiter le nombre de rendez-vous par motif de consultation sur vos plages d'ouverture ;
  • Pour plus d'informations, consultez cet article.
• De créer des plages d'ouverture pour les rendez-vous qui ont été posés manuellement en dehors des plages d'ouverture existantes ;
  • Pour en savoir plus sur la création d'une plage d'ouverture, consultez cet article.
• De simplifier les paramétrages avancés de vos plages d'ouverture lorsque cela est possible.
  • Si vous avez associé un motif de consultation à une plage d'ouverture mais que vous avez limité le nombre de rendez-vous à Aucun rendez-vous, nous vous recommandons de retirer complètement le motif de la plage d'ouverture.