Limiter le nombre de rendez-vous dans mon agenda

Le contenu de cet article s'applique à toutes les versions (gratuite et payantes).

Nous vous invitons à suivre la démarche explicitée ci-après afin de limiter le nombre de rendez-vous dans votre agenda, par motif de consultation, en le paramétrant directement dans vos plages d'ouverture.

À retenir

Le nombre de rendez-vous fixé par motif de consultation pour vos plages d'ouverture récurrentes et exceptionnelles est valable : 

• Pour les rendez-vous pris en ligne par vos patients ;
• Pour les rendez-vous pris via le bouton Trouver un créneau . 

Limiter le nombre de rendez-vous dans l'agenda 

1. Rendez-vous en vue agenda
2. Commencez par sélectionner, si vous en avez plusieurs, l'agenda de votre choix à gauche de votre écran
3. Cliquez sur Modifier les plages d'ouverture à droite (niveau d'accès requis: Administrateur)
4. Cliquez-glissez sur le créneau souhaité pour créer une plage d'ouverture
5. Cliquez-glissez sur le créneau souhaité pour créer une plage d'ouverture
6. À l'ouverture de la fenêtre, ajustez si nécessaire la date et l'amplitude horaire de la plage 
7. À la question "Voulez-vous répéter cette plage d'ouverture ?", sélectionnez :
   
   • Oui pour créer une plage d'ouverture récurrente ;
     • Dans ce cas, sélectionnez la fréquence dans le menu déroulant correspondant.
   • Non pour créer une plage d'ouverture exceptionnelle.
8. Cliquez sur Suivant  
9. Cochez ou décochez  les motifs de consultation que vous souhaitez associer à la plage d'ouverture
10. À la question Voulez-vous limiter le nombre de rendez-vous par motif de consultation ?, sélectionnez Oui 
11. Cliquez sur Suivant
12. Sélectionnez le nombre de rendez-vous souhaité pour chaque motif de consultation
    • Le nombre maximum de rendez-vous est calculé automatiquement en fonction de la durée des motifs de consultation et de celle de la plage d'ouverture.
13. Cliquez sur Suivant
14. Poursuivez la création de votre plage d'ouverture puis cliquez sur Valider
15. Réitérez l'ensemble de la procédure sur les autres plages d'ouverture concernées. 

✅  Le nombre de rendez-vous par motif de consultation pour cette plage d'ouverture est fixé. 

Exemple d'une situation concrète

Le soignant a des motifs de consultation de 15 et 30 minutes. Il souhaite, entre 9h00 et 13h00, autant de rendez-vous que possible, soit :

• 16 rendez-vous de 15 minutes pour le motif Consultation de suivi de médecine générale ;
• 1 rendez-vous pour le motif Première consultation de médecine générale ;
• 2 rendez-vous pour le motif Urgences.  

Les disponibilités proposées par le bouton Trouver un créneau ne sont pas celles que je vois sur mon agenda, pourquoi ?

Selon la configuration de votre agenda et de vos plages d'ouverture, il est possible que certains créneaux visibles sur votre agenda ne soient pas proposés par le bouton Trouver un créneau . Cela peut être dû à plusieurs raisons :

• Certaines plages d'ouverture se chevauchent ;
  • Lorsque deux plages d'ouverture se chevauchent, deux rendez-vous pourraient avoir lieu en même temps.
• Certains rendez-vous ont été manuellement posés en dehors des plages d'ouverture existantes ;
  • Le bouton Trouver un créneau vous propose uniquement les créneaux disponibles parmi les plages d'ouverture.
• Certains paramétrages avancés de vos plages d'ouverture empêchent le bouton Trouver un créneau de faire apparaître les créneaux visuellement disponibles.
  • Par exemple, lors du paramétrage d'une plage d'ouverture, si vous limitez le nombre de rendez-vous à Aucun rendez-vous pour un motif de consultation, par exemple Consultation de médecine générale, alors, les créneaux proposés par le bouton Trouver un créneau pour ce motif de consultation n'apparaîtront pas sur cette plage d'ouverture. 

Pour optimiser le fonctionnement du bouton Trouver un créneau et faire apparaître l'ensemble des créneaux disponibles sur votre agenda, nous vous recommandons :

• D'éviter de superposer des plages d'ouverture et de limiter le nombre de rendez-vous par motif de consultation sur vos plages d'ouverture ;
  • Pour plus d'informations, consultez cet article.
• De créer des plages d'ouverture pour les rendez-vous qui ont été posés manuellement en dehors des plages d'ouverture existantes ;
  • Pour en savoir plus sur la création d'une plage d'ouverture, consultez cet article.
• De simplifier les paramétrages avancés de vos plages d'ouverture lorsque cela est possible.
  • Si vous avez associé un motif de consultation à une plage d'ouverture mais que vous avez limité le nombre de rendez-vous à Aucun rendez-vous, nous vous recommandons de retirer complètement le motif de la plage d'ouverture.