Support à distance

Connaître et paramétrer les communications envoyées au cabinet

Des communications sont envoyées au praticien pour l'informer sur la prise, l'annulation ou le déplacement d'un rendez-vous ou pour connaître les avis de ses patients.

 

Sommaire :

 

Cas 1 : Les notifications à destination du praticien

1. A propos des rendez-vous

Lors de la prise de RDV sur doctolib.fr (en ligne) :

  • SMS et/ou email : envoyé au praticien dans les 10 minutes après la prise de RDV. Condition : Le numéro de mobile et/ou l'email du praticien est renseigné pour l'agenda concerné dans la rubrique RDV internet des paramètres.
  • Fenêtre d'information de prise d'un nouveau rendez-vous : visible directement sur votre agenda

Lors de l'annulation de RDV :

  • SMS et email :  envoyés au praticien dans les 10 minutes après l'annulation de RDV. Condition : Le numéro de mobile et/ou l'email du praticien est renseigné pour l'agenda concerné dans la rubrique RDV internet des paramètres et si l'annulation a lieu la veille ou le jour même du RDV.

Lors du déplacement de RDV :

  • SMS et/ou email :  envoyé au praticien dans les 10 minutes après le déplacement de RDV. Condition : le numéro de mobile et/ou l'email du praticien est renseigné pour l'agenda concerné dans la rubrique RDV internet des paramètres et si le déplacement a lieu la veille ou le jour même du RDV.

 

2. A propos des droits d'accès

Lors de l'ajout d'un administrateur :

  • Email : envoyé à l'ensemble des administrateurs de la structure immédiatement après l'ajout.

ajout_administrateur.png

 

Lors d'un changement de droits d'accès à un agenda :

  • Email : envoyé au titulaire de l'agenda immédiatement après un changement de droits d'accès à son agenda.

Lors de l'ajout d'un utilisateur à l'agenda :

  • Email : envoyé immédiatement après l'ajout de l'utilisateur, à tous les titulaires des agendas pour lesquels le nouvel utilisateur à un niveau d'accès différent de Aucun accès.

Lors de la suppression d'un utilisateur de l'agenda :

  • Email : envoyé immédiatement après la suppression de l'utilisateur, à tous les titulaires des agendas pour lesquels l'utilisateur supprimé avait un niveau d'accès différent de Aucun accès.

changement_acces_agenda.png

 

Lors de l'attribution des droit d'export de la base patient :

  • Un email est envoyé immédiatement après l'attribution des droits, à tous les administrateurs en les informant qu'un nouvel utilisateur a été autorisé par le service client de Doctolib à exporter la base patient.

Lors d'un export de la base patient :

  • Un email est envoyé immédiatement après l'export, à tous les administrateurs et à tous les praticiens rattachés aux agendas associés à la base patient, les informant qu'un nouvel utilisateur a été autorisé à exporter la base patient.

 

3. A propos des changements relatifs au compte professionnel Doctolib

Lors d'un changement de mot de passe :

  • Un email est envoyé à l'utilisateur immédiatement après la modification du mot de passe.

mail_changement_mdp.png

 

Lors d'un changement de numéro de téléphone :

  • Un email est envoyé à l'utilisateur immédiatement après la modification du numéro de téléphone.

mail_changement_mobile.png

 

Lors d'un changement d'adresse email :

  • Un email est envoyé à l'utilisateur immédiatement après la modification du numéro de téléphone, sur l'adresse email enregistrée avant le changement.

mail_changement_email.png

 

4. Lors d'une première connexion à un nouvel appareil ou suite à l'effacement de l'historique de navigation

nouvelle_connexion.png

 

5. Lors d'un verrouillage de compte suite à 10 tentatives de connexion avec un mot de passe erroné :

01_-_email_compte_bloqu_.png

 

 

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Cas 2 : Activer/désactiver les notifications de prise et d'annulation ou de déplacement de rendez-vous sur Doctolib.fr

Avec cette fonctionnalité, vous serez averti de tout nouveau rendez-vous pris en ligne ainsi que des annulations ou déplacements de rendez-vous le jour J ou à J-1 du rendez-vous, soit dans les 24 heures avant celui-ci.

Exemple : L'annulation ou le déplacement d'un rendez-vous prévu le 9/06 à 12h00 par un patient le 8/06 à 14h00 déclenchera une notification chez vous car l'action du patient est intervenue dans les 24h00 avant le rendez-vous.

A l'inverse, l'annulation ou le déplacement du même rendez-vous le 8/06 à 8h00 ne déclenchera pas de notification car l'action aura été effectuée plus de 24h00 avant.

 

1. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité, cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

 

2. Cliquez sur RDV Internet.

rdv__.png

 

3. Cliquez sur le petit crayon bleu à droite en face de l'agenda concerné.

associer_mots_cl_s.png

 

4. Vous pouvez :

  • Renseigner votre adresse email (1) pour recevoir des notifications pour la prise de tout rendez-vous en ligne ainsi que les annulations et déplacements (enlevez votre email pour ne plus recevoir de notifications).
  • Choisir de recevoir ou non un SMS de prise de rendez-vous, d'annulation ou de déplacement sur Doctolib en entrant votre numéro de portable (2) (enlevez-le pour ne plus recevoir de notifications).
  • N'oubliez pas de Valider (3).

notif_rdv.png

Si vous possédez une adresse e-mail sous Microsoft (hotmail.com, outlook.com, live.com), ces messages peuvent être considérés comme des spams.

Nous vous conseillons alors de créer et d'utiliser une adresse Gmail, qui vous garantira bonne réception de toutes sortes d'e-mails.

 

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Cas 3 : Connaître les avis des patients

Vous pouvez paramétrer l'envoi d'un questionnaire de satisfaction pour recueillir les avis de vos patients. Ces formulaires sont envoyés par email à 21h00 le jour du rendez-vous.

Cet envoi ne concerne que le premier rendez-vous et les rendez-vous futurs s'ils sont espacés de plus d'un mois.

1. Vos patients peuvent attribuer une note sur 5 aux critères suivants :

  • Recommandation générale : Recommanderiez-vous ce praticien à un ami ?
  • Temps moyen d'attente : Entre l'horaire du rendez-vous et celui de la consultation
  • Clarté des explications : Compréhension des soins
  • Qualité du contact : Écoute, attention, accueil
  • Cadre et propreté : Confort, propreté, localisation

Les réponses vous sont envoyées à vous seul et ne sont disponibles que depuis votre compte praticien.

 

2. Pour activer cette fonctionnalité, allez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda puis sur l'onglet Paramètres.

param_tres.png

                          

3. Sélectionnez Autres rubriques.

Rubriques.png

 

4. Sélectionnez SMS et emails, à gauche, dans la colonne Paramètres (1). Cochez la case Email d'avis en face de l'agenda concerné (2). Pensez à cliquez sur Valider (3) pour enregistrer.

faq_avis_1.jpg

 

 

5. Pour visualiser les notes laissées par vos patients, cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda puis sur l'onglet Satisfaction.

Satisfaction.png

 

Vous y retrouverez le nombre total d'avis (1), l'ensemble des questions (2) et des notes (3) laissées par vos patients sur les 12 derniers mois.

resultats_de_satisfaction.png 

 

Bon à savoir : 

 

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