Patientenanfragen empfangen - Profile & Kategorien aktivieren/deaktivieren

  Der Inhalt dieses Artikels gilt nur für die kostenpflichtigen Versionen.

Patientenanfragen ermöglichen es Ihren Patient:innen, über Ihr Doctolib-Profil Informationen oder Dokumente anzufordern, ohne anrufen oder in die Praxis kommen zu müssen.

Diese Anfragen sollen nicht die Konsultationen oder dringenden Austausche zwischen Ihnen und Ihren Patient:innen ersetzen.

Zu beachten

• Patientenanfragen sind standardmäßig in Ihrem Profil deaktiviert
• Es ist erforderlich, ein Administrator-Konto zu haben, um sie zu aktivieren und zu konfigurieren
• In unserer Community finden Sie weitere Informationen sowie ein ausführliches Tutorial-Video zur Funktion

Voraussetzungen für die Nutzung und den Zugriff auf Patientenanfragen

Um die Nutzung von Patientenanfragen zu optimieren, sind einige Voraussetzungen für die Aktivierung und den Zugriff auf Nachrichtenprofile notwendig.

Voraussetzungen für Ärzt:innen/Therapeut:innen mit eigenem Terminkalender:

• Einzelne Ärzt:innen/Therapeut:innen müssen ein Doctolib-Profil haben
  • Auch wenn das Doctolib-Profil nicht online sichtbar ist, wird Ihnen die Möglichkeit gewährt, pro-aktiv eine Patientennachricht an Patient:innen zu senden und eine Unterhaltung zu beginnen
    • Um Patient:innen jedoch die Möglichkeit zu geben, ihrerseits pro-aktiv eine Patientenanfrage an Sie zu senden, muss das Profil online sichtbar sein
• Die entsprechenden Ärzt:innen/Therapeut:innen müssen KYC-verifiziert sein
  • Weitere Informationen zum Verifizierungsprozess finden Sie in diesem Artikel
• Der Terminkalender muss mit einer oder mehreren Patientenbasen verknüpft sein
  • Wenn Sie mehrere Patientenbasen haben, können Sie nur eine auswählen
  • Wenn Sie einen oder mehrere Terminkalender haben und kein:e Administrator:in sind, können Sie ein Nachrichtenprofile haben
    

Voraussetzungen für Gesundheitseinrichtungen mit einem gemeinsamen Praxen-Profil:

• Die Gesundheitseinrichtung muss ein Doctolib-Profil haben
  • Auch wenn das Profil nicht online sichtbar ist, wird Ärzt:innen/Therapeut:innen die Möglichkeit gewährt, pro-aktiv eine Nachricht an Patient:innen zu senden und ein Gespräch zu beginnen
    • Um Patient:innen jedoch die Möglichkeit zu geben, ihrerseits pro-aktiv eine Patientenanfrage zu senden, muss das Profil online sichtbar sein
• Alle zuständigen Ärzt:innen/Therapeut:innen dieser Gesundheitseinrichtung müssen KYC-verifiziert sein
  • Dies gilt auch, wenn das Profil zu einer Gesundheitseinrichtung gehört, welche sich der professionellen Nutzeridentifikation verpflichtet hat
  • Weitere Informationen zum Verifizierungsprozess finden Sie in diesem Artikel
• Alle zuständigen Ärzt:innen/Therapeut:innen müssen einen eigenen Terminkalender besitzen
  • Der Terminkalender muss mit einer oder mehreren Patientenbasen verknüpft sein
  • Wenn Sie mehrere Patientenbasen haben, können Sie nur eine auswählen
  • Wenn Sie einen oder mehrere Terminkalender haben und kein:e Administrator:in sind, können Sie ein Nachrichtenprofile haben

Für Ärzt:innen/Therapeut:innen, die keinen Terminkalender haben und keine Zugriffsrechte auf andere Terminkalender besitzen:

• Wenn der/die Nutzer:in keinen Terminkalender hat und/oder keine Zugriffsrechte auf andere Terminkalender besitzt, kann der Zugriff auf ein Nachrichtenprofil nur durch eine:n Doctolib-Mitarbeiter:in erfolgen.

Weitere Informationen zur Bearbeitung der Zugriffsrechte für Nachrichtenprofile finden Sie in diesem Artikel.

Schritt 1 - Patientenanfragen aktivieren oder deaktivieren

Für Ärzt:innen/Therapeut:innen Für Gesundheitseinrichtungen

Sie können bestimmte Arten von Anfragen für bestimmte Benutzer:innen aus Ihren Einstellungen. 

1. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf oben links von Ihrem Foto oder Ihren Initialen (erforderliches Zugriffslevel: Administrator)
2. Klicken Sie auf Patientennachrichten & Kommunikation, dann auf Patientennachrichten
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Patientenanfragen im oberen Bereich die gesamte Einrichtung
   • Bestätigen Sie diese Eingabe in der Abfrage und klicken Sie auf Aktivieren
4. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Patientenanfragen pro Nachrichtenprofil
   • Diese Funktion kann nur für Ärzt:innen/Therapeut:innen mit einem aktiven (online-sichtbar) Doctolib-Profil aktiviert werden

✅ Sie haben die Patientenanfragen aktiviert oder deaktiviert. Die Änderung ist sofort wirksam und bedarf keines weiteren Speicherns.

Warum ist der Aktivierungsschieberegler ausgegraut?

Wenn Sie den Schieberegler für ein Nachrichtenprofil nicht aktivieren können, bedeutet dies, dass eine der Voraussetzungen nicht erfüllt ist. Wir empfehlen Ihnen, die in dem vorherigen Abschnitt “Die Voraussetzungen für die Nutzung und den Zugriff auf Patientenanfragen” dargelegten Punkte zu überprüfen.

Um die Patientenanfragen auf Ihrem Einrichtungsprofil zu aktivieren, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

1. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf oben links von Ihrem Foto oder Ihren Initialen (erforderliches Zugriffslevel: Administrator)
2. Klicken Sie auf Patientennachrichten & Kommunikation, dann auf Patientennachrichten
3. Aktivieren Sie die Patientenanfragen für die Einrichtung

 ✅ Sie haben die Patientenanfragen für Ihre Gesundheitseinrichtung aktiviert. Die Änderung ist sofort wirksam und bedarf keines weiteren Speicherns.

Schritt 2 - Kategorien von Anfragen und Patiententypen ändern

Die Kategorien von Anfragen ermöglichen es den Patient:innen und Ihnen, die laufende Anfrage zu qualifizieren.

Ihnen stehen vielfältige Kategorien zur Verfügung, zu verschiedenen Themenbereichen wie bspw.:

• Dokumenten
• Informationen zu Behandlungen
• Terminen

Wählen Sie die aus, die Sie akzeptieren möchten. 

1. Um auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf oben links von Ihrem Foto oder Ihren Initialen (erforderliches Zugriffslevel: Administrator)
2. Klicken Sie auf Patientennachrichten & Kommunikation, dann auf Patientennachrichten
3. Rechts vom betreffenden Nachrichtenprofil klicken Sie auf Bearbeiten, um die Kategorien von Anfragen festzulegen
4. Wählen Sie im oberen Bereich die Zielgruppe der Patient:innen aus, die Sie kontaktieren dürfen: 
   • Nur Bestandpatient:innen 
     • wenn Sie Neupatient:innen blockieren möchten, wählen Sie diese Option. Wir überprüfen, wie bei Terminen, ob Patient:innen in Ihrer Patientenbasis vorhanden sind. Wenn nicht, kann er/sie keine Patientenanfrage senden.
   • Neue und Bestandspatient:innen
     • Anfragen von Neupatient:innen werden durch dieses Symbol hervorgehoben
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Kategorien 
6. Klicken Sie auf Änderungen Speichern

✅ Sie haben die Kategorien der Patientenanfragen sowie die Patient:innengruppen, die Sie über diesen Kanal kontaktieren können, konfiguriert. Wiederholen Sie das Verfahren bei Bedarf für ein anderes Nachrichtenprofil.

Schritt 3 - Patient:innen zur Nutzung der Patientenanfragen ermutigen

Wenn Ihre Patient:innen gewohnt sind, Sie per E-Mail zu kontaktieren, empfehlen wir, eine automatische Antwort hinzuzufügen, um sie zur sicheren Doctolib-Nachrichtenanwendung weiterzuleiten. Hier ein Beispiel:  

“Guten Tag,

Wenn Sie mich kontaktieren möchten, beachten Sie bitte, dass ich keine Nachrichten mehr per E-Mail bearbeite, sondern nur noch über meine sichere Doctolib-Nachrichtenzentrale. Um mir eine Nachricht zu senden, folgen Sie bitte den Anweisungen in diesem Artikel, indem Sie auf mein Doctolib-Profil gehen: \[Link zu Ihrem Profil\].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Einen schönen Tag noch.

Doktor \[XX\]”

Um den Link zu Ihrem Doctolib-Profil in Ihre automatische Antwort einzufügen, gehen Sie auf doctolib.de, geben Sie Ihren Namen in die Suchleiste ein und kopieren Sie dann die URL.

✅ Sie haben eine automatische Antwort in Ihrem E-Mail-Postfach eingerichtet..

Die Patientenanfragen werden weiterentwickelt

Die Funktion der Patientenanfragen wird weiterentwickelt, damit Sie die Anfragen, die Sie erhalten, besser kontrollieren und die Anzahl der als nicht relevant eingestuften Anfragen reduzieren können.

Als Gesundheitsfachkraft oder Praxis erhalten Sie Anfragen Ihrer Patient:innen aus verschiedenen Gründen. Um Zeit zu sparen und diese in der Übersicht Ihrer Patientennachrichten effizient zu bearbeiten, können Sie wählen, welche Arten von Anfragen Sie akzeptieren.

Welche konkreten Änderungen werden vorgenommen?

• Bisher: Wenn ein:e Patient:in auf Nachricht senden auf Ihrem Doctolib-Profil klickte, wurden lediglich die Anfragekategorien angezeigt, die Sie akzeptierten
  • Somit konnten Patient:innen durch Anklicken einer Anfragekategorie, zum Beispiel Verschieben meines Termins anfragen, Ihnen eine Anfrage per Nachricht senden
• Ab sofort: Werden alle Kategorien angezeigt, die für Ihr Fachgebiet relevant sind:
  • Wenn Patient:innen eine Kategorie wählen, die Sie akzeptieren, kann eine Anfrage per Nachricht gesandt werden
  • Wenn Patient:innen eine Kategorie wählen, die Sie nicht akzeptieren, empfiehlt eine automatische Nachricht, einen Termin zu buchen oder die Praxis zu kontaktieren, je nach Anfragekategorie

✅ Sie behalten die Kontrolle über die erhaltenen Anfragen, und Ihre Patient:innen werden je nach ihrem Bedarf zum richtigen Vorgehen geleitet.

Um sich mit Ihren Kolleg:innen auszutauschen und Ihre Vorschläge zu dieser Weiterentwicklung Ihrer Patientennachrichten zu teilen, besuchen Sie den entsprechenden Bereich in der Doctolib Community.

Prüfen Sie auch folgende Artikel,...

Um zu erfahren, welche automatischen Nachrichten Ihre Patient:innen sehen:

• Die Liste der automatischen Nachrichten entdecken, die an meine Patient:innen für nicht akzeptierte Anfragekategorien gesendet werden

Um zu erfahren, wie Ihre Patient:innen eine Anfrage per Nachricht senden, geht es hier:

• Eine Nachricht an meine Gesundheitsfachkraft oder Gesundheitseinrichtung senden
• Eine Nachricht an eine Gesundheitsfachkraft oder Gesundheitseinrichtung für meine:n Angehörige:n senden