Sprechzeiten: Erweiterte Einstellungen und Beschränkungen für die Terminvereinbarung

Der Inhalt dieses Artikels gilt für alle Versionen (kostenlos und kostenpflichtig).

Sie können die Verfügbarkeit von buchbaren Terminen einer bestehenden Sprechzeit einschränken, um so beispielsweise die verfügbaren Terminarten festzulegen oder Ihre Patientenströme anhand der Versicherungsart zu koordinieren. 

Wichtig

• Es gibt 2 Arten von Sprechzeiten:

  • Wiederkehrende Sprechzeiten (eine Sprechzeit, die sich regelmäßig in einem gewählten Turnus wiederholt) 

  • Einmalige Sprechzeit, ausnahmsweise geöffnet (findet nur einmalig statt, ohne Wiederholungen)

• Das Bearbeiten von Sprechzeiten hat keinen Einfluss auf bereits bestehende Termine in dieser Sprechzeit

• Vorgenommene Änderungen wirken sich nur auf die gewählte Sprechzeit sowie deren eventuelle Wiederholungen aus - sollen Änderungen für andere Sprechzeiten eines Tages gelten, müssen Sie diese jeweils gesondert bearbeiten

Angebotene Terminarten für eine Sprechzeit festlegen

Sie können jederzeit für bestehende Sprechzeiten definieren, welche Terminarten in einer bestimmten Sprechzeit verfügbar sein sollen. So können Sie bspw. auf Abwesenheiten oder anderweitig eingeschränkte Kapazitäten in Ihrer Praxis reagieren.

So passen Sie die Terminarten einer bestehenden Sprechzeit an

1. Klicken Sie im Terminkalender oben rechts auf Sprechzeiten ändern
2. Führen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
3. Klicken Sie mittig beim Abschnitt Terminarten auf Bearbeiten
4. Sie sehen nun alle verfügbaren Terminarten für diesen Terminkalender (ggf. müssen Sie diese Ausklappen)
5. Wählen Sie die gewünschten Terminarten per Haken an oder ab
6. Wenn Sie keine zusätzlichen Einschränkungen, bezüglich der Verfügbarkeiten dieser Terminarten, vornehmen wollen, klicken Sie anschließend unten links auf Nein
7. Klicken Sie unten rechts auf Weiter
8. Um Ihre Änderungen an der Sprechzeit zu speichern, klicken Sie unten rechts auf Bestätigen
9. Handelt es sich um eine wiederkehrende Sprechzeit, geben Sie bitte an ab/bis wann die Änderung wirksam werden soll

Hinweis

• Die Auswahl der verfügbaren Terminarten gilt sowohl für die Onlinebuchung durch Patient:innen, als auch für Ihre eigene Terminbuchung über die Termin suchen Funktion Ihres Terminkalenders
• Terminarten die mit einem blauen @-Zeichen versehen sind, sind für Patient:innen zur Online-Terminbuchung freigegeben

Terminbuchung für eine bestehende Sprechzeit einschränken 

Sie können die Verfügbarkeit von buchbaren Terminen einer Sprechzeit einschränken, um so beispielsweise die Terminanzahl für bestimmte Terminarten zu limitieren oder die Online-Terminbuchung per Versicherungsart oder zeitlichem Vorlauf einzuschränken. 

Möglichkeiten zur Einschränkung der Onlinebuchung sind wie folgt:

• Anzahl der Terminbuchungen je Versicherungsart einschränken
• Anzahl der Terminbuchungen je Terminart einschränken
• Zeitliche Verfügbarkeit der Online-Terminbuchung einschränken (Vorlaufzeit einer Online- Terminbuchung)

Um Änderungen vorzunehmen:

1. Klicken Sie im Terminkalender oben rechts auf Sprechzeiten ändern
2. Führen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
3. Klicken Sie mittig beim Abschnitt Terminarten auf Bearbeiten

Anzahl der Terminbuchungen je Versicherungsart einschränken

Sie können die Verfügbarkeit der Termine für eine ausgewählte Sprechzeit so einschränken, dass die  Terminbuchung, abhängig von der Versicherungsart Ihrer Patient:innen gar nicht verfügbar oder die Termin-Anzahl limitiert ist.

Hinweis

Um eine Einschränkung gemäß der verschiedenen Versicherungsarten vorzunehmen, müssen Sie die Versicherungsarten vorab in Ihren Einstellungen separieren

1. Klicken Sie im Terminkalender oben rechts auf Sprechzeiten ändern
2. Führen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
3. Klicken Sie mittig beim Abschnitt Terminarten auf Bearbeiten
4. Klicken Sie unten links auf Ja, um die Termine nach Versicherungsart einzuschränken, und klicken Sie unten rechts auf Weiter
5. Legen Sie mittels eines Hakens fest, für welche Versicherten eine Terminart generell buchbar sein soll
6. Um zusätzlich die Anzahl der Termine einzuschränken, markieren Sie links unten Ja und klicken Sie anschließend auf Weiter
   1. Optional: Möchten Sie die Anzahl nicht einschränken, markieren Sie Nein und klicken Sie anschließend auf Weiter
7. Markieren Sie oben, dass Sie die Anzahl der Termine nach Versicherungsart einschränken wollen
   1. Über die Drop-Down-Menüs können Sie nun die verfügbare Terminanzahl in dieser Sprechzeit, je Versicherungsart, festlegen
8. Klicken Sie anschließend auf Weiter
9. Um Ihre Änderungen an der Sprechzeit zu speichern, klicken Sie unten rechts auf Bestätigen
10. Wenn es sich um eine wiederkehrende Sprechzeit handelt, geben Sie bitte an für welchen Zeitraum diese Änderung wirksam werden soll

Beispiel Szenario im Video: Eine Terminart soll in dieser Sprechzeit für Privatpatient:innen nur in eingeschränkter Anzahl buchbar sein

Anzahl der Terminbuchungen nach Terminart einschränken

Sie können die Verfügbarkeit der Termine für eine ausgewählte Sprechzeit so einschränken, dass die  Terminbuchung, für bestimmte Terminarten gar nicht verfügbar oder die Termin-Anzahl abhängig von der Versicherungsart Ihrer Patient:innen limitiert ist.

Hinweis

• Um eine Einschränkung gemäß der verschiedenen Versicherungsarten vorzunehmen, müssen Sie die Versicherungsarten vorab in Ihren Einstellungen separieren
• Eine maximale Gesamtzahl der Termine für eine Terminart, reduziert auch automatisch die verfügbare Maximalzahl für die einzelnen Versicherungsarten

1. Klicken Sie im Terminkalender oben rechts auf Sprechzeiten ändern
2. Führen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
3. Klicken Sie mittig beim Abschnitt Terminarten auf Bearbeiten
4. Klicken Sie unten links auf Ja, um die Termine nach Versicherungsart einzuschränken, und klicken Sie unten rechts auf Weiter
5. Legen Sie mittels eines Hakens fest, für welche Versicherten eine Terminart generell buchbar sein soll
6. Um zusätzlich die Anzahl der Termine einzuschränken, markieren Sie links unten Ja und klicken Sie anschließend auf Weiter
   1. Optional: Möchten Sie die Anzahl nicht einschränken, markieren Sie Nein und klicken Sie anschließend auf Weiter
7. Markieren Sie oben, dass Sie die Anzahl der Termine nach Terminart einschränken wollen
   1. Über die Drop-Down-Menüs können Sie nun die verfügbare Terminanzahl in dieser Sprechzeit, je Versicherungsart, festlegen
8. Klicken Sie anschließend auf Weiter
9. Um Ihre Änderungen an der Sprechzeit zu speichern, klicken Sie unten rechts auf Bestätigen
10. Wenn es sich um eine wiederkehrende Sprechzeit handelt, geben Sie bitte an für welchen Zeitraum diese Änderung wirksam werden soll

Beispiel Szenario im Video: Eine Terminarten soll in dieser Sprechzeit für Privatpatient:innen nur in eingeschränkter Anzahl buchbar sein

Erweiterte Einstellungen (Maximale Auslastung einer Sprechzeit & Buchungsfrist)

Über die Erweiterten Einstellungen, können Sie zudem einschränken, wie weit im Voraus die Online-Terminbuchung für diese Sprechzeit zur Verfügung steht. Zudem können Sie einen prozentualen Maximalanteil definieren, den Sie zur Online-Terminbuchung freigeben wollen.

Hinweis

• Die individuelle definierte Buchungsfrist für die ausgewählten Terminarten, gemäß der regulären Einstellungen der Terminarten, kann mit dieser Funktion verkürzt aber nicht erweitert werden

1. Klicken Sie im Terminkalender oben rechts auf Sprechzeiten ändern
2. Führen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
3. Klicken Sie mittig beim Abschnitt Terminarten auf Bearbeiten
4. Klicken Sie unten links auf Ja, um die Termine nach Versicherungsart einzuschränken, und klicken Sie unten rechts auf Weiter
5. Legen Sie mittels eines Hakens fest, für welche Versicherten eine Terminart generell buchbar sein soll
6. Um zusätzlich die Anzahl der Termine einzuschränken, markieren Sie links unten Ja und klicken Sie anschließend auf Weiter
   1. Optional: Möchten Sie die Anzahl nicht einschränken, markieren Sie Nein und klicken Sie anschließend auf Weiter
7. Markieren Sie oben, dass Sie die Anzahl der Termine nach Terminart einschränken wollen und aktivieren Sie rechts die Option Erweiterte Einstellungen
8. Es öffnet sich ein zusätzliches Funktionsmenü, hier können Sie:
   1. Die Frist zur Buchung eines Termins in dieser Sprechzeit erweitern oder verringern
   2. Die Anzahl der online buchbaren Termine prozentual einschränken - Beispiel: Sie möchten in dieser Sprechzeit maximal 75% der verfügbaren Terminkapazitäten zur Online-Buchung freigeben und die verbleibenden 25% für eventuelle Akutpatient:innen in Ihrer Praxis freihalten
9. Klicken Sie unten rechts auf Weiter
10. Um Ihre Änderungen an der Sprechzeit zu speichern, klicken Sie unten rechts auf Bestätigen
11. Wenn es sich um eine wiederkehrende Sprechzeit handelt, geben Sie bitte an für welchen Zeitraum diese Änderung wirksam werden soll

Beispiel Szenario im Video: In der Sprechzeit sollen

• ab 50 Tage vor Beginn der Sprechzeit maximal 60% der verfügbaren Termine online gebucht werden können
• ab 10 Tage vor Beginn der Sprechzeit weitere Kapazitäten bis maximal 90% online gebucht werden können

Hinweis

• Die Auswahl der verfügbaren Terminarten gilt sowohl für die Onlinebuchung durch Patient:innen, als auch für Ihre eigene Terminbuchung über die Termin suchen Funktion Ihres Terminkalenders
• Patient:innen können bei der Online-Terminvereinbarung jeweils die verfügbaren Termine für eine bestimmte Versicherungsart filtern