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Mit Hilfe von Hinweisen und Dokumenten im Zuge der Online-Terminbuchung, helfen Sie Ihren Patient:innen sich auf die Behandlung vorzubereiten, zum Beispiel - mitzubringende Befunde, auszufüllende Formulare oder Informationen zum Auffinden oder zu Abläufen in Ihrer Praxis.
Wie Sie einzelnen bestimmten Patient:innen ein oder mehrere Dokumente individuell übermitteln, erfahren Sie hier.
Wichtig
Ihre Patient:innen finden die hinterlegten Hinweise und Dokumente, in der Terminübersicht Ihres Doctolib-Kontos sowie in den Termindetails die über den Direktlink in Bestätigungsnachrichten erreichbar sind.
Sie können für Ihre Patient:innen relevante Dokumente in Ihrer Bibliothek erstellen oder hochladen und bestimmten Terminarten zuordnen. Die Patient:innen erhalten die entsprechenden Dokumente bei oder nach der Terminvereinbarung der jeweiligen Terminart.
- Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf
Einstellungen
- Nutzen Sie in der folgenden Übersicht für den Schnellzugriff die Kachel
Terminvorbereitung unterstützen und klicken Sie auf Dokumente mit Patient:innen teilen
- Alternativ: Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf
Terminmanagement und hier auf Dokumente
- Alternativ: Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf
- Klicken Sie oben links auf
Ein Dokument hochladen oder ein
-
Optional: Zudem können Sie hier bestehende Dokumente
Einsehen,
Bearbeiten oder
Löschen
-
Optional: Zudem können Sie hier bestehende Dokumente
-
Wählen Sie die jeweiligen
- Wählen Sie für welche Versicherungsart(en) das Dokument gilt
- Geben Sie dem Dokument einen Titel
-
Befüllen Sie das Dokument entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl
- Bei Dokument hochladen: Wählen Sie die entsprechende Datei von Ihrem Computer aus
- Bei Dokument erstellen: Erstellen Sie den Inhalt des Dokuments und formatieren Sie diesen entsprechend
- Zum Speichern Ihrer Eingaben, klicken Sie auf Bestätigen
- Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf
- Nutzen Sie in der folgenden Übersicht für den Schnellzugriff die Kachel
- Alternativ: Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf
- Klicken Sie nun oben links auf
- Alternativ: Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf
-
Wählen Sie in Abschnitt 1 per Drop-Down die gewünschte Auswirkung aus, welche der Hinweis haben soll
- Informeller Hinweis: Hängen Sie ein Dokument zur Beachtung an oder formulieren Sie Ihre Hinweise im Freifeld. Sie können festlegen, ob der Hinweis vor oder nach der Terminbuchung übermittelt werden soll
- Funktionaler Hinweis: Legen Sie im Drop-Down fest, unter welchen Bedingungen eine Terminbuchung ermöglicht bzw. bei Nichterfüllung blockiert wird
- Wählen Sie in Abschnitt 2 das betreffende Fachgebiet und anschließend den/die Terminkalender sowie evtl. einzelne Terminarten aus
- Fügen Sie anschließend die Inhalte Ihres Hinweises hinzu, indem Sie diesen
markieren (für informelle Hinweise) oder im Drop-Down-Menü auswählen (für funktionale Hinweise)
- Zum Speichern Ihrer Eingaben, klicken Sie auf Bestätigen
Sie haben die Möglichkeit bestimmten Hinweisen bei der Online-Terminvereinbarung Dokumente zuzuordnen, die der Patient zur Vorbereitung des Termins lesen oder ausfüllen muss.
Hinweis
Um ein Dokument einem Hinweis zuzuordnen, muss dieses Dokument zuvor in Ihrer Bibliothek hinterlegt werden. Befolgen Sie hierzu bitte die vorherigen Schritte unter 2.) "Obligatorische Dokumente einrichten und automatisch versenden"
- Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf
- Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf
- Klicken Sie beim gewünschten, bestehenden Hinweis auf Ändern um ein Dokument hinzuzufügen
-
Scrollen Sie ganz nach unten bis zur Schaltfläche Ein Dokument hinzufügen
- Optional: Hier können Sie auch bestehende Dokumente aus dem Hinweis Löschen
- Wählen Sie das entsprechende Dokument aus Ihrer Bibliothek aus
- Zum Speichern Ihrer Eingaben, klicken Sie auf Bestätigen
Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass Sie ein Dokument in Ihrer Dokumentenbibliothek erstellt oder importiert haben. Wie das geht, erfahren Sie im vorherigen Abschnitt „Dokumente nach der Terminbuchung an meine Patient:innen bereitstellen".
- Gehen Sie in die Terminkalenderansicht
- Klicken Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm auf
- Klicken Sie auf
Terminmanagement und anschließend auf Abfragen
- Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Abfrage auf Bearbeiten
- Falls gewünscht, können Sie über
Abfrage hinzufügen auch eine neue Abfrage anlegen
- Falls gewünscht, können Sie über
- Wenn das Fenster geöffnet ist, klicken Sie auf
Erweiterte Optionen oben rechts und aktivieren Sie
Dokumente mit dem:der Patient:in teilen
- Scrollen Sie zum Abschnitt Dokumente auswählen, die mit Patient:innen geteilt werden, und klicken Sie auf ein Dokument hinzufügen
- Wählen Sie im entsprechenden Dropdown-Menü das gewünschte Dokument aus
- Wenn das Fenster [Dokumentname]: Versandbedingungen erscheint, stellen Sie sicher, dass die Abfrage ausgewählt ist
- Legen Sie die Bedingungen fest, unter denen das Dokument an den:die Patient:in gesendet wird:
-
Wenn sich die Abfrage beispielsweise auf das Alter des:der Patient:in bezieht, geben Sie das Alter an, ab bzw. bis zu dem das Dokument versendet wird oder nicht
- Zum Beispiel: Patient:innen, die 18 Jahre oder älter sind, erhalten das Dokument
- Abhängig von den konfigurierten Abfragen können weitere Kriterien erscheinen
-
Wenn sich die Abfrage beispielsweise auf das Alter des:der Patient:in bezieht, geben Sie das Alter an, ab bzw. bis zu dem das Dokument versendet wird oder nicht
- Klicken Sie auf Speichern
- Klicken Sie auf Bestätigen
✅ Sie haben den Versand eines Dokuments ausgelöst. Patient:innen, die bei der Beantwortung die gewählten Kriterien erfüllen, erhalten das Dokument unmittelbar nach der Terminbuchung. Sie können diesen Vorgang bei Bedarf für weitere Abfragen wiederholen.
Tipp: Sie können jederzeit Ihre Einstellungen überprüfen, indem Sie auf Übersicht klicken und nach Fachgebiet und Terminarten filtern.