Vertretungen verwalten

Erforderliche Zugangsrechte: Administratorrechte für den ersten Schritt und mindestens Termin-, Abwesenheits- und Öffnungszeitenverwaltung für die weiteren Schritte (meine Rechte prüfen) 

Sie können Ihre Vertretungszeiten (durch einen Mitarbeiter, Assistenten, Partner...) zu Ihrem Terminkalender hinzufügen. Beachten Sie, dass Ihre Vertretung Ihren Terminkalender, sowie Ihre Besuchsgründe, und Farben benutzen wird. Und so funktioniert es:


Inhalt

  1. Erster Schritt: Eine Vertretung erstellen
  2. Vertretung für einen Tag hinterlegen
  3. Vertretung für mehrere Tage hinterlegen
  4. Wiederkehrende Vertretung hinterlegen
  5. Gut zu wissen

 

1. Erster Schritt: Einen Vertreter erstellen

 

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf Einstellungen.

Name_Menu_Einstellung.png

 

 

2. Klicken Sie auf Vertretungen.

Einstellungen_-_Vertretung.png

 

 

3. Wählen Sie Eine Vertretung hinzufügen.

 

 

4. Geben Sie Anrede (1), Titel (2) und Status (3) der Vertretung an. Sie haben die Wahl zwischen Vertretung, Mitarbeiter, Assistent(in), Intern oder Partner. Geben Sie dann den Namen (4), Vornamen (5), wenn gewünscht, die E-Mail-Adresse (6) und Rufnummer (7) an. 
Bitte vergessen Sie nicht, zum Speichern auf Bestätigen (8) zu klicken.

 

 

5. Sie können die gespeicherten Informationen zur Vertretung jederzeit ändern, indem Sie den blauen Stift anklicken (1) oder eine Vertretung mit dem roten X löschen (2).

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, für die Vertretung ein eigenes Konto unter Nutzer zu erstellen. Dieser Artikel kann Ihnen dabei helfen.


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2. Vertretung für einen Tag hinterlegen

 

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Kalender haben, wählen Sie den Kalender aus, für den die Vertretung hinterlegt werden soll. Wählen Sie nun den Tag der Vertretung, klicken auf die drei Punkte (siehe Bild) und wählen Vertretung hinterlegen

 

2. Ihre Vertretung wird nun eingesetzt. sollten Sie mehrere Vertreter angelegt haben, wählen Sie den gewünschten Behandler und speichern Sie Ihre Wahl mit bestätigen. 

 

3. Eine Vertretung für mehrere Tage hinterlegen

 

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Kalender haben, wählen Sie den Kalender (1) aus, für den die Vertretung hinterlegt werden soll. Klicken Sie oben rechts auf Sprechzeiten ändern (2).

FAQVertretung.png

 

 

2. Wählen Sie nun die Sprechzeit, ab der die Vertretung beginnt. 

   

3. Sie können nun das Enddatum (1), Besuchsgründe  und die Vertretung (2) festlegen und mit Sprechzeiten ändern speichern. 

wiederkehrend.png

 

 

 4. Wählen Sie ändern vom... bis zum und bestätigen Sie.

sprechzeiten__ndern.png

NB: Möchten Sie eine Vertretung für getrennte Serien von Sprechzeiten, müssen Sie die Vertretung für jede Serie einzeln erstellen.

 

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4. Eine wiederkehrende Vertretung hinterlegen

 

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Kalender haben, wählen Sie den Kalender (1) aus, für den die Vertretung hinterlegt werden soll. Klicken Sie auf oben rechts auf Sprechzeiten ändern (2).

FAQVertretung.png

 

 

2. Wählen Sie nun die Sprechzeit, ab der die Vertretung beginnt.

 

3. Füllen Sie folgende Felder aus:

Wiederholen: Ja (1).

Wählen Sie   Wiederholen am  (2).

Wenn gewünscht, können Sie ein Frequenz angeben (3).

Wählen sie bei Ende der Wiederholung kein Enddatum (4).

Wählen Sie den Namen Ihrer Vertretung aus (5).

Klicken Sie anschließend auf Sprechzeiten ändern (6).

duftkerze.png

 

4. Wählen Sie Den... und zukünftige Sprechzeiten ändern und bestätigen Sie. 

 oxdfd.png

 

NB: Möchten Sie eine Vertretung für getrennte Serien von Sprechzeiten, müssen Sie die Vertretung für jede Serie einzeln erstellen.

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5. Gut zu wissen

 

Eine Vertretung aus der Sprechzeit löschen

Um eine Vertretung aus einer Sprechzeit zu entfernen, wählen Sie - nachdem Sie auf Sprechzeit bearbeitet geklickt haben - Keine Vertretung (1) aus, und klicken auf Sprechzeiten ändern  (2).

keine_vertretung.png

 

Information über Ihre Vertretung

1. Die Namen Ihrer Vertretungen werden auf Ihrem Terminkalender mit den entsprechenden Sprechzeiten angezeigt. 

 

 

2. Ihre Patienten werden bei der Terminvereinbarung auf doctolib.de ebenfalls informiert. Sollten Sie mehrere Vertretungen an den angezeigten Tagen haben, wird die Anmerkung unten links mit "Sprechstunde wird von einem Vertretungsarzt gewährleistet" angezeigt. 

Vertreter.png

 

3. Der Name Ihrer Vertretung ist ebenfalls in den Erinnerung-E-Mails und SMS angegeben.

Achten Sie auf Überbuchung

Sollten sich zwei Zeitfenster im gleichen Zeitraum überschneiden, können zwei Termine für diese Zeitspanne festgelegt werden. Sollte mindestens eine der Sprechzeiten online buchbare Besuchsgründe enthalten (@ Symbol rechts vom Besuchsgrund), sind Ihre Patienten fähig auf doctolib.de doppelte Termine zu vereinbaren.

Um eine versehentliche Überschneidung von Zeitfenstern zu verhindern, müssen Sie bei Erstellung des neuen Zeitfensters nochmal in einem Hinweisfenster bestätigen:

 

 

 

Für weitere Informationen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen,
indem Sie auf das Fragezeichen aide.png oben rechts im Terminkalenders klicken.