Sprechzeiten: Meine Vertretungen erstellen & verwalten

  Der Inhalt dieses Artikels gilt nur für die kostenpflichtigen Versionen.

Sie können Ihren Terminkalendern Sprechzeiten hinzufügen, auch wenn Sie selber im genannten Zeitraum nicht in der Praxis sind. Sie haben die Möglichkeit für diesen Zeitraum eine Vertretung anzulegen, diese wird auch an Ihre Patient:innen kommuniziert.

Welches Benutzerkonto soll die Vertretung verwenden?

Für die Nutzung des Doctolib Terminkalenders, empfehlen wir Ihnen aus Sicherheitsgründen, ein Benutzerkonto für die Vertretung anzulegen, damit Sie ihr nicht die Zugangsdaten der Praxisinhaberin bzw. des Praxisinhabers mitteilen müssen.

Beachten Sie, dass Ihre Vertretung alle Einstellungen Ihres Terminkalenders, inklusive Ihrer Terminarten, und Farben übernimmt

Meine Vertretungen anlegen und verwalten

Eine neue Vertretung erstellen

1. Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf Einstellungen
2. Nutzen Sie in der folgenden Übersicht für den Schnellzugriff die Kachel Zusammenarbeit im Team stärken und klicken Sie auf Eine Vertretung erstellen
   1. Alternativ: Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf Meine Praxis und hier auf Vertretungen
   2. Klicken Sie nun oben links auf Eine Vertretung hinzufügen
3. Es öffnet sich nun ein Formular, in das Sie die geforderten Details zu Ihrer Vertretung eintragen müssen
   1. Die Angabe von Kontaktdaten - Telefonnummer & E-Mailadresse - ist obligatorisch
4. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie bitte auf Vertretung erstellen
   1. Sie werden anschließend zum Formular für das Anlegen eines neuen Benutzerkontos weitergeleitet
   2. Sofern kein neues Benutzerkonto anlegen möchten, klicken Sie bitte unten rechts auf Zurück

Tipp:

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, für die Vertretung ein eigenes Konto unter Benutzerkonten zu erstellen.

Eine Vertretung für einen gesamten Tag hinterlegen

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Terminkalender haben, wählen Sie links den gewünschten Terminkalender aus, für den die Vertretung hinterlegt werden soll
2. Wählen Sie den Tag an dem die Vertretung tätig werden soll, klicken Sie rechts neben dem Datum auf die drei Punkte und wählen Sie Vertretung hinterlegen
3. Sollten Sie mehrere Vertretungen angelegt haben, wählen Sie im Drop-Down die gewünschte Gesundheitsfachkraft aus und speichern Sie Ihre Auswahl mit Bestätigen

Eine Vertretung in einer Sprechzeit für einen definitiven Zeitraum hinterlegen

Sie können einer Sprechzeit für einen bestimmten Zeitraum dauerhaft eine bestimmte Vertretung zuweisen. Die Vertretung wird dann für diesen Zeitraum ausschließlich diese Sprechzeit übernehmen, nicht aber zwingend einen ganzen Tag.

Beispiel: Falls Sie für die nächsten 3 Wochen jeden Dienstagnachmittag eine externe Schulung haben, die Sprechzeit am Nachmittag aber dennoch beibehalten möchten.

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Terminkalender haben, wählen Sie links den gewünschten Terminkalender aus, in dem sich die entsprechende Sprechzeit befindet
2. Klicken Sie oben rechts auf Sprechzeiten ändern
3. Bewegen Sie die Maus über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
4. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Vertretung hinterlegen
5. Wählen Sie die gewünschte Vertretung aus dem Drop-Down Menü aus
6. Klicken Sie auf Bestätigen
7. Geben Sie nun mit der unteren Option den Zeitraum an, für den diese Sprechzeit von einer Vertretung übernommen werden soll
8. Klicken Sie erneut auf Bestätigen

Hinweis

Wenn Sie an einem Tag mehrere Sprechzeiten angelegt haben, wird diese Änderung nur für die gewählte Sprechzeit übernommen. Um den gesamten Tag an eine Sprechzeit zu übergeben, folgen Sie bitte der Anleitung im Abschnitt Meine Vertretung für einen gesamten Tag hinterlegen

Eine Vertretung in einer Sprechzeit für einen unbestimmten Zeitraum hinterlegen

Sie können einer Sprechzeit dauerhaft eine bestimmte Vertretung zuweisen. Die Vertretung wird dann fortan dauerhaft, bis auf Widerruf, ausschließlich diese Sprechzeit übernehmen, nicht aber zwingend einen ganzen Tag.

Beispiel: Falls Sie jeden Dienstagnachmittag ausser Haus Termine in einem anderen Kalender haben, die Sprechzeit am Nachmittag für Termine in der Praxis aber dennoch beibehalten möchten.

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Terminkalender haben, wählen Sie links den gewünschten Terminkalender aus, in dem sich die entsprechende Sprechzeit befindet
2. Klicken Sie oben rechts auf Sprechzeiten ändern
3. Bewegen Sie die Maus über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
4. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Vertretung hinterlegen
5. Wählen Sie die gewünschte Vertretung aus dem Drop-Down Menü aus
6. Klicken Sie auf Bestätigen
7. Geben Sie nun mit der dritten Option an, dass diese Sprechzeit fortan dauerhaft von einer Vertretung übernommen werden soll
8. Klicken Sie erneut auf Bestätigen

Hinweis

Wenn Sie an einem Tag mehrere Sprechzeiten angelegt haben, wird diese Änderung nur für die gewählte Sprechzeit übernommen. Um den gesamten Tag an eine Sprechzeit zu übergeben, folgen Sie bitte der Anleitung im Abschnitt Meine Vertretung für einen gesamten Tag hinterlegen

Eine Vertretung aus einer Sprechzeit löschen

Sie können eine hinterlegte Vertretung aus einer Sprechzeit löschen. Hierbei ist Ihnen freigestellt, ob diese Änderung auf alle folgenden, auf eine bestimmte oder auf einen bestimmten Zeitraum an Sprechzeiten angewandt werden soll.

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Terminkalender haben, wählen Sie links den gewünschten Terminkalender aus, in dem sich die entsprechende Sprechzeit befindet
2. Klicken Sie oben rechts auf Sprechzeiten ändern
3. Bewegen Sie die Maus über die gewünschte Sprechzeit und klicken Sie auf Bearbeiten
4. Klicken Sie im folgenden Fenster auf das Drop-Down Menü der aktuellen Vertretung und wählen hier Keine Vertretung
5. Klicken Sie auf Bestätigen
6. Geben Sie an, auf welchen Zeitraum sich diese Änderungen beziehen soll
7. Klicken Sie erneut auf Bestätigen

Informationen in meinem Terminkalender zu existierenden Vertretungen

In Ihrem Terminkalender werden Ihnen die bestehenden Vertretungen angezeigt.

• In der Wochenansicht sehen Sie diese in oberhalb des Terminkalenders, in der Leiste des Datums. Hier sind der Name der Vertretung sowie der Zeitraum hinterlegt

• Wenn Sie den Cursor Ihrer Maus über eine Sprechzeit bewegen, die eine Vertretung hinterlegt hat, ist diese Info links in den Details zur Sprechzeit angegeben

• Zusätzlich wird Ihren Patient:innen während der Online-Terminbuchung eine entsprechende Information zur Vertretung für die jeweilige Sprechzeit angezeigt

Die Unterschrift meiner Vertretung hinzufügen (auch für Videosprechstunden)

Wenn Sie eine Vertretung anlegen, die unter anderem Videosprechstunden durchführt, empfehlen wir vorab die Unterschrift der Vertretung zu hinterlegen. Prüfen Sie hierzu bitte diesen Artikel.

Eine Vertretung aus meinem Doctolib-Konto löschen

Wenn eine Vertretung nicht mehr für Sie oder Ihre Organisation tätig ist, können Sie diese löschen. 

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich in der Terminkalender-Ansicht befinden
2. Klicken Sie oben rechts auf , um die Einstellungen zu öffnen
3. Klicken Sie links im Menü auf Meine Praxis 
4. Klicken Sie links im Untermenü auf Vertretungen
5. Klicken Sie auf rechts neben der Zeile der Vertretung, die Sie löschen möchten
6. Wenn die Meldung Sind Sie sicher? angezeigt wird:
   • Klicken Sie auf OK, um Ihre Aktion zu bestätigen
   • Klicken Sie auf Abbrechen , um zurückzukehren 

✅ Sie haben eine Vertretung aus Ihrem Doctolib-Konto gelöscht.