Fernsupport

Vertretungen verwalten

Erforderliche Zugangsrechte: Administratorrechte für den ersten Schritt und mindestens Termin-, Abwesenheits- und Öffnungszeitenverwaltung für die weiteren Schritte (meine Rechte prüfen) 


Inhalt

  1. Erster Schritt: Eine Vertretung erstellen
  2. Eine Vertretung für einen Tag hinterlegen
  3. Eine Vertretung für mehrere Tage hinterlegen
  4. Eine wiederkehrende Vertretung hinterlegen
  5. Eine Vertretung aus der Sprechzeit löschen
  6. Informationen zu Ihrer Vertretung

 

1. Erster Schritt: Eine Vertretung erstellen

Sie können Ihre Vertretungszeiten (durch einen Mitarbeiter, Assistenten, Partner...) zu Ihrem Terminkalender hinzufügen. Beachten Sie, dass Ihre Vertretung Ihren Terminkalender, sowie Ihre Besuchsgründe, und Farben benutzen wird. Und so funktioniert es:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf Einstellungen.

Name_Menu_Einstellung.png

 

 2. Klicken Sie auf Vertretungen.

Einstellungen_-_Vertretung.png

 

 3. Wählen Sie Eine Vertretung hinzufügen.

  

4. Es öffnet sich nun ein Formular, dass Sie mit den geforderten Informationen ausfüllen müssen.
Bitte vergessen Sie nicht, zum Speichern auf Bestätigen zu klicken.

Vertretungen.png
 

5. Sie können die gespeicherten Informationen zur Vertretung jederzeit ändern, indem Sie den blauen Stift anklicken (1) oder eine Vertretung mit dem roten X löschen (2).

Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen, für die Vertretung ein eigenes Konto unter Nutzer zu erstellen. Hier erfahren Sie, wie Sie einen neuen Nutzer anlegen können.

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2. Eine Vertretung an einem Tag hinterlegen

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Kalender haben, wählen Sie den Kalender aus, für den die Vertretung hinterlegt werden soll. Wählen Sie nun den Tag der Vertretung, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Vertretung hinterlegen

Vertretung_hinterlegen.png

 

2. Ihre Vertretung wird nun eingesetzt. Sollten Sie mehrere Vertreter angelegt haben, wählen Sie den gewünschten Behandler aus und speichern Sie Ihre Wahl mit Bestätigen. 

Vertretung_hinterlegen_1.png

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3. Eine Vertretung für mehrere Tage hinterlegen

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Kalender haben, wählen Sie den Kalender (1) aus, für den die Vertretung hinterlegt werden soll. Klicken Sie dann oben rechts auf Sprechzeiten ändern (2).

FAQVertretung.png

 

2. Wählen Sie nun die Sprechzeit, ab der die Vertretung beginnt. 

   

3. Die Sprechzeit öffnet sich nun und Sie klicken auf Vertretung hinterlegen. 

Vertretung_hinterlegen_Sprechzeit_schritt_1.png

 

Sobald Sie darauf geklickt haben, können Sie einen entsprechenden Behandler für die Vertretung auswählen:

Vertretung_hinterlegen_Sprechzeit_schritt_2.png

 

4. Wählen Sie ändern vom... bis zum und bestätigen Sie.

sprechzeiten__ndern.png

NB: Möchten Sie eine Vertretung für getrennte Serien von Sprechzeiten, müssen Sie die Vertretung für jede Serie einzeln erstellen.

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4. Eine wiederkehrende Vertretung hinterlegen

1. Falls Sie Zugriff auf mehrere Kalender haben, wählen Sie den Kalender (1) aus, für den die Vertretung hinterlegt werden soll. Klicken Sie auf oben rechts auf Sprechzeiten ändern (2).

FAQVertretung.png

  

2. Wählen Sie nun die Sprechzeit, ab der die Vertretung beginnt.

 

3. Die Sprechzeit öffnet sich nun und Sie klicken auf Vertretung hinterlegen. Wählen Sie nun einen Behandler aus. Mit Klick auf Bestätigen geben Sie die Dauer der Vertretung ein. 

 

4. Wählen Sie Den... und zukünftige Sprechzeiten ändern und bestätigen Sie. 

 oxdfd.png

NB: Möchten Sie eine Vertretung für getrennte Serien von Sprechzeiten, müssen Sie die Vertretung für jede Serie einzeln erstellen.

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5. Eine Vertretung aus der Sprechzeit löschen

Um eine Vertretung aus einer Sprechzeit zu entfernen, wählen Sie - nachdem Sie auf Sprechzeit bearbeitet geklickt haben - Keine Vertretung (1) aus, und klicken auf Sprechzeiten ändern  (2).

keine_vertretung.png

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6. Informationen zu Ihrer Vertretung

1. Die Namen Ihrer Vertretungen werden auf Ihrem Terminkalender mit den entsprechenden Sprechzeiten angezeigt. 

 

2. Ihre Patienten werden bei der Terminvereinbarung auf doctolib.de ebenfalls informiert. Sollten Sie mehrere Vertretungen an den angezeigten Tagen haben, wird die Anmerkung unten links mit "Sprechstunde wird von einem Vertretungsarzt gewährleistet" angezeigt. 

Vertreter.png

 

3. Der Name Ihrer Vertretung ist ebenfalls in den Erinnerung-E-Mails und SMS angegeben.

 

Achten Sie auf Überbuchung! Sollten sich zwei Zeitfenster im gleichen Zeitraum überschneiden, können zwei Termine für diese Zeitspanne festgelegt werden. Sollte mindestens eine der Sprechzeiten online buchbare Besuchsgründe enthalten (@ Symbol rechts vom Besuchsgrund), sind Ihre Patienten fähig auf doctolib.de doppelte Termine zu vereinbaren.

Um eine versehentliche Überschneidung von Zeitfenstern zu verhindern, müssen Sie bei Erstellung des neuen Zeitfensters nochmal in einem Hinweisfenster bestätigen:

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