Ajouter des consignes, poser des questions ou définir des critères d’accès à la prise de rendez-vous en ligne

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Lors de la prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez informer vos patients (consignes), recueillir des informations utiles (questions) et, dans certains cas, définir des critères d’accès à la prise de rendez-vous en ligne pour orienter la réservation vers les bons motifs de consultation.

Point de vigilance : ces fonctionnalités doivent rester des outils d’organisation et ne doivent pas conduire à une restriction injustifiée de l’accès aux soins.

En effet, bloquer l’accès à la prise de rendez-vous en ligne pour une catégorie de patients (ex. mineurs) sur l’ensemble de vos motifs de consultation peut être considéré comme une discrimination et vous exposer à des risques déontologiques.

Quelle est la différence entre les consignes et les questions ?

Les consignes permettent de donner des instructions aux patients avant ou après la prise de rendez-vous en ligne. Par exemple, dans le cas où vous souhaitez leur transmettre des informations sur le déroulement de leur rendez-vous et/ou les encourager à vous partager des documents.

Les questions permettent de recueillir des informations (symptômes, données administratives, etc.) et, si besoin, de conditionner l’accès à certains motifs selon trois critères disponibles : l’âge, le fait d’être nouveau patient ou d’être adressé.

Paramétrer le parcours de prise de rendez-vous en ligne des patients

Poser une question à mes patients lors de la prise de rendez-vous en ligne

Pour accéder aux paramètres, cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou de vos initiales (Niveau d'accès requis : Administrateur)
Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu à gauche, puis sur Questions
Cliquez sur Ajouter une question
Si vous souhaitez que les questions soient appliquées à certains agendas uniquement, rendez-vous dans les Options avancées en haut à droite et activez Afficher les questions pour les RDV pris dans certains agendas. À la fermeture de la fenêtre, cliquez sur Agenda, puis cochez les agendas pour lesquels vous souhaitez paramétrer les questions
À l'étape 1. Sélectionnez le contexte dans lequel les patients devront répondre à cette question, cliquez sur Motif de consultation, puis par spécialité, cochez les motifs de consultation sur lesquels paramétrer la question
À l'étape 2. Sélectionnez les questions auxquelles les patients doivent répondre avant de prendre rendez-vous, cochez les questions
- Selon les réponses données aux questions Âge du patient, Nouveau patient et Adressage, les patients seront automatiquement bloqués de la prise de rendez-vous en ligne.
  - Les filtres d'âge doivent être utilisés conformément aux règles déontologiques applicables à votre profession. En dehors de certains cas spécifiques (liés à la spécialité ou à l'organisation de plages horaires dédiées par exemple), leur application généralisée pourrait être interprétée comme une pratique discriminatoire au regard de l'article L. 1110-3 du Code de la Santé Publique.
- Pour chaque question cochée, vous aurez la possibilité de cocher une case supplémentaire Bloquer le patient si . Dans le menu déroulant, sélectionnez Oui ou Non selon la réponse attendue. Si vous ne souhaitez pas que la question soit bloquante, ne cochez pas la case Restreindre l’accès à la réservation en ligne si .
- Si la réponse du patient ne correspond pas à la condition définie, la prise de rendez-vous en ligne pour le motif de consultation concerné ne sera pas proposée.
Réitérez l’action pour chaque question que vous souhaitez poser aux patients lors de leur prise de rendez-vous
Cliquez sur Valider

✅ Vos modifications sont enregistrées : les patients devront répondre aux questions lors de la prise de rendez-vous en ligne et, selon vos paramètres, certains motifs pourront ne pas être disponibles en ligne en fonction de leurs réponses. Pour vérifier les modifications, connectez-vous à votre compte patient, rendez-vous sur votre profil Doctolib, puis sélectionnez un créneau pour voir apparaître la/les question(s) paramétrée(s). Les modifications peuvent mettre jusqu’à 10 minutes pour apparaître.

Je souhaite modifier et/ou supprimer une question, que faire ?

Lorsque vous êtes sur la page d’accueil de la rubrique Questions, cliquez sur Modifier ou Supprimer sous la question de votre choix.

Paramétrer des consignes avant ou après la prise de rendez-vous

Pour accéder aux paramètres, cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou de vos initiales (Niveau d'accès requis : Administrateur)
Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu à gauche, puis sur Consignes
Cliquez sur Ajouter une consigne
À l'étape 1. Sélectionnez l’objectif de ces consignes, assurez-vous que Consignes patients est sélectionné
À l'étape 2. Sélectionnez le contexte dans lequel les patients liront ces consignes, renseignez :
- Les agendas pour lesquels la consigne sera paramétrée, en cliquant sur puis en cochant les cases associées aux agendas souhaités ;
- Les motifs de consultation pour lesquels la consigne sera transmise aux patients, en cliquant sur , puis en cochant les cases associées aux motifs souhaités.
À l'étape 3. Ajoutez le contenu des consignes, commencez par vous demander à quel moment du parcours de prise de rendez-vous en ligne vous souhaitez que la consigne apparaisse. Selon votre choix, rendez-vous dans la section Avant la prise de rendez-vous et/ou Après la prise de rendez-vous
- Les consignes paramétrées avant la prise de rendez-vous seront visibles par le patient à la sélection de son créneau horaire sur votre profil Doctolib ;
- Les consignes paramétrées après la prise de rendez-vous seront visibles depuis la page de confirmation du rendez-vous, le mail de confirmation et de rappel, dans le compte de votre patient ainsi que dans le lien du SMS de rappel de rendez-vous.
Si la consigne souhaitée existe déjà, cochez la case située sur la ligne de la consigne
Si la consigne souhaitée n’existe pas, cliquez sur Rédiger une consigne afin de la paramétrer vous-même
Cliquez sur Valider

✅ La consigne est ajoutée et sera visible par les patients avant ou après la prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez retrouver l’ensemble des consignes paramétrées dans la rubrique Consignes. Pour vérifier les modifications, connectez-vous à votre compte patient, rendez-vous sur votre profil Doctolib, puis sélectionnez un créneau pour voir apparaître la/les consigne(s) paramétrée(s). Les modifications peuvent mettre jusqu'à 10 minutes pour apparaître.

Je souhaite modifier ou supprimer une consigne, que faire ?

Lorsque vous êtes sur la page d’accueil de la rubrique Consignes, cliquez sur Modifier ou Supprimer sous la consigne de votre choix.

Définir des critères d'accès à la prise de rendez-vous en ligne

Vous pouvez suivre ce tutoriel qui vous guidera directement dans votre logiciel ou suivre les étapes ci-dessous.

Lors de la prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez poser une question à vos patients afin de savoir quel est leur âge, s’ils ont été adressés par un médecin et/ou s’ils sont nouveaux.

Pour accéder aux paramètres, cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou de vos initiales (Niveau d'accès requis : Administrateur)
Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu à gauche, puis sur Questions
Cliquez sur Ajouter une question
Si vous souhaitez que les questions soient appliquées à certains agendas uniquement, rendez-vous dans les Options avancées en haut à droite et activez Afficher les questions pour les RDV pris dans certains agendas. À la fermeture de la fenêtre, cliquez sur Agenda, puis cochez les agendas pour lesquels vous souhaitez paramétrer les questions
À l'étape 1. Sélectionnez le contexte dans lequel les patients devront répondre à cette question, cliquez sur Motif de consultation, puis par spécialité, cochez les motifs de consultation sur lesquels paramétrer la question
À l'étape 2. Sélectionnez les questions auxquelles les patients doivent répondre avant de prendre rendez-vous, cochez les questions Âge du patient, Nouveau patient et/ou Adressage
- Âge du patient : choisissez l’âge minimum ou maximum de vos patients. Par exemple, si vous avez sélectionné le motif de consultation Consultation d’ostéopathie - Nourrisson et que vous souhaitez fixer l’âge maximum du nourrisson à 3 ans, paramétrez Âge du patient est supérieur à 3 ans.
- Nouveau patient : Demande au patient s’il a déjà consulté un soignant du cabinet ou du service. S’il répond Oui alors que ce n’est pas le cas, il pourra quand même prendre rendez-vous dans le cabinet.
- Adressage : Demande au patient s’il dispose d’un courrier d’adressage pour le rendez-vous.
Cliquez sur Valider

✅ Vous avez ajouté un nouveau filtre. Celui-ci sera disponible dans le parcours de prise de rendez-vous en ligne d’ici 10 minutes. Pour vérifier les modifications, connectez-vous à votre compte patient, rendez-vous sur votre profil Doctolib, puis sélectionnez un créneau pour visualiser le filtre.

Je souhaite modifier et/ou supprimer un filtre, que faire ?