Transmettre des consignes à mes patients avant et/ou après la prise de rendez-vous

Le contenu de cet article s’applique uniquement aux versions payantes.

Vous pouvez transmettre à vos patients des consignes avant et/ou après la prise de rendez-vous en ligne. Pour y parvenir, consultez les étapes de cet article.

À retenir

Vous pouvez transmettre à vos patients avant et/ou après la prise de rendez-vous en ligne :

• Des consignes ;
• Des questions ; 
• Des documents comme des résultats d'analyse, des instructions spécifiques de préparation ou un questionnaire.
  • Les documents ne peuvent pas être transmis avant la prise de rendez-vous en ligne ; ils ne peuvent l’être qu’après.

Transmettre une consigne à mes patients avant et/ou après la prise de rendez-vous

Transmettre une consigne à mes patients

1. Pour accéder aux paramètres, cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou de vos initiales (Niveau d'accès requis : Administrateur)
2. Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu à gauche, puis sur Consignes 
3. Cliquez sur Ajouter une consigne
4. À l'étape 1. Sélectionnez l'objectif de ces consignes, assurez-vous que l'option Consignes patients est sélectionnée dans le menu déroulant correspondant
5. À l'étape 2. Sélectionnez le contexte dans lequel les patients liront ces consignes :
   • Cliquez sur situé sur la ligne Agenda et cochez les agendas pour lesquels les consignes seront paramétrées ;
   • Cliquez sur situé sur la ligne Motif de consultation et cochez les motifs de consultation pour lesquels les consignes seront transmises.
     • Selon les motifs de consultation sélectionnés, la liste des consignes ne sera pas la même.
6. À l'étape 3. Ajouter le contenu des consignes : 
   • Commencez par cochez les consignes que vos patients devront lire Avant la prise de rendez-vous ;
     • Les patients pourront visualiser ces consignes lors du parcours de réservation en ligne, avant la confirmation de leur rendez-vous.
   • Cochez ensuite les consignes que vos patients devront lire Après la prise de rendez-vous.
     • Les patients pourront visualiser ces consignes depuis leur compte patient et depuis les e-mails relatifs à leur rendez-vous.
7. Si vous souhaitez ajouter une consigne qui ne figure pas dans la liste et y intégrer un lien vers un site internet, cliquez sur Rédiger une consigne
   • Saisissez votre texte dans le champ libre ;
   • Cliquez sur en bas à droite sous le champ libre pour insérer un lien.
     • Saisissez entre crochets le texte que vous souhaitez rediriger vers un site internet et indiquez entre parenthèses l'URL du site internet. 
8. Si nécessaire, Ajoutez un document 
   • Par exemple, un questionnaire ;
   • Vous pouvez uniquement Ajouter un document à des consignes paramétrées Après la prise de rendez-vous. 
9. Cliquez sur Valider
   • Si nécessaire, changez l'ordre d'apparition des consignes en effectuant un cliquer-glisser depuis le bouton .

✅ La consigne est paramétrée, vos patients pourront la visualiser lors du parcours de réservation en ligne ou depuis leur compte patient Doctolib et depuis les e-mails relatifs à leur rendez-vous selon si la consigne a été paramétrée avant ou après la pris de rendez-vous.
 

Je ne parviens pas à ajouter un document à la consigne, pourquoi ?

Si vous ne parvenez pas à ajouter un document à une consigne transmise après la prise de rendez-vous, c'est parce qu'aucun document n'a encore été créé ou importé sur Doctolib. Pour savoir comment faire, veuillez vous référer à la seconde partie "Transmettre des documents à vos patients" de cet article.

Transmettre des documents à mes patients après la prise de rendez-vous

Étape 1 - Créer et importer un document

1. Pour accéder aux paramètres, cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou de vos initiales (Niveau d'accès requis : Administrateur)
2. Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu à gauche, puis sur Documents 
3. Cliquez sur Importer un document ou Rédiger un document 
   • Utilisez Importer un document pour joindre un PDF déjà préparé qui sera identique pour tous vos patients
     • Par exemple un plan d'accès, un questionnaire... 
   • Utilisez Rédiger un document pour créer un document textuel qui pourra s'adapter aux coordonnées du patient
     • Les documents partagés via une consigne (par exemple une ordonnance) ne sont pas signés automatiquement. Pensez à ajouter votre signature avant l’envoi. Pour en savoir plus, consultez cet article. 
4. À l'étape 1. Motifs de consultation, cliquez sur sur la ligne Motif de consultation et cochez les motifs de consultations pour lesquels le document sera transmis
5. À l'étape 2. Contenu du document, commencez par donner un Titre au document puis renseignez le contenu du document manuellement dans le champ Corps 
6. Cliquez sur Valider

✅ Le document est créé et importé dans votre bibliothèque.

Étape 2 - Assigner le document à une consigne ou une question 

1. Pour accéder aux paramètres, cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou de vos initiales (Niveau d'accès requis : Administrateur)
2. Cliquez sur Gestion des rendez-vous dans le menu à gauche, puis sur Consignes ou Questions 
3. Au niveau de la consigne pour laquelle vous souhaitez joindre le document, cliquez sur Modifier
4. Assurez-vous d'être au niveau de la section Après la prise de rendez-vous 
   • Les documents ne peuvent être transmis qu'Après la prise de rendez-vous.
5. Sélectionnez les consignes ou questions à associer au motif de consultation
6. Rendez-vous en bas de la liste de consignes
7. Cliquez sur Ajouter un document situé en bas de page
8. Dans le menu déroulant du champ Sélectionner un document, sélectionnez le document de votre choix 
9. Cliquez sur Valider

✅ Le document est assigné à la consigne/question, ce dernier sera disponible dans l'espace de votre patient après confirmation du rendez-vous.

Déclencher l'envoi d'un document en fonction des réponses de mes patients à une question

En amont, assurez-vous d'avoir créé ou importé un document de votre bibliothèque de documents. Pour savoir comment procéder, consultez la section précédente Transmettre des documents à mes patients après la prise de rendez-vous.

1. Rendez-vous en vue agenda
2. Cliquez sur en haut à droite de votre écran
3. Cliquez sur Gestion des rendez-vous puis sur Questions
4. Cliquez sur Modifier au niveau de la question que vous souhaitez modifier
   • Si nécessaire, vous pouvez également cliquer sur Ajouter une question pour paramétrer une nouvelle question.
5. À l'ouverture de la fenêtre, cliquez sur Options avancées et activez Partager des documents au patient
6. Faites défiler jusqu'à la section Sélectionner des documents à partager aux patients et cliquez sur Ajouter un document
7. Cliquez sur le document de votre choix dans le menu déroulant dédié
8. Lorsque la fenêtre [Nom du fichier] : conditions d'envoi s'ouvre, assurez-vous que la question est sélectionnée
   • Par exemple, Âge du patient.
9. Définissez les conditions devant être remplies pour que le document soit envoyé au patient
   • Par exemple, si la question porte sur l'Âge du patient, précisez à partir de quel âge le patient recevra ou non le document.
     • Par exemple, les patients âgés de 18 ans ou plus recevront le document.
   • Selon les questions paramétrées, d'autres critères peuvent apparaître.
10. Cliquez sur Enregistrer
11. Cliquez sur Valider

✅ Vous avez déclenché l'envoi d'un document. Lors de leur réponse, les patients remplissant les critères choisis recevront le document dès que le rendez-vous sera pris. Vous pouvez répéter l'opération pour d'autres questions si nécessaire.