Patientenmitteilungen: Eine Informations-Mitteilung an meine Patient:innen senden

  Der Inhalt dieses Artikels gilt nur für die kostenpflichtigen Versionen.

Wenn Sie Ihren Patient:innen wichtige Informationen mitteilen möchten, bietet Ihnen Doctolib Vorlagen für Informations-Mitteilungen, die Sie je nach gewünschtem Inhalt und Anlass anpassen können.

Wichtig

Zusätzlich zur Willkommens-E-Mail können Sie eine Informations-Mitteilung versenden, um Ihre Patient:innen zu informieren, über:

• Die Möglichkeit, dass diese Ihnen eine persönliche Anfrage schicken können
• Eine Änderung Ihrer Anschrift oder des Standorts
• Eine anstehende Abwesenheit von Ärzt:innen
• Eine anstehende Schließzeit der Praxis
• Eine Änderung der Öffnungszeiten

Bitte beachten Sie, dass nur die Patient:innen, für die eine E-Mail-Adresse angegeben wurde, die Mitteilung erhalten können.

Eine Informations-Mitteilung per E-Mail senden

Wenn Sie beispielsweise eine Mitteilung an Ihre Patient:innen senden möchten, um sie über eine bevorstehende Abwesenheit zu informieren:

1. Öffnen Sie Ihre Terminkalenderansicht und klicken Sie links im blauen Menü auf  Patientenmanagement 
2. Wählen Sie oben im Menü die Sektion Patientenmitteilungen aus
3. Klicken Sie links oben auf  Neue Mitteilung

Filtern der Empfängergruppen Ihrer Patientenmitteilung

1. Öffnen Sie Ihre reguläre Terminkalender-Ansicht
2. Klicken Sie links im blauen Menü auf  Patienten-Management (benötigtes Zugriffsrecht: voller Zugriff)
3. Wählen Sie den Bereich Patientenmitteilungen
4. Klicken Sie oben links auf  Neue Mitteilung
5. In der Sektion  Absender auswählen, bestimmen Sie über das Drop-Down Menü den sichtbaren Absender der Kommunikation
6. In der Sektion  Empfänger:innen auswählen, wählen Sie, falls Sie mehrere haben, die Patientenbasis aus, an die Sie die Mitteilung senden möchten
7. Optional können Sie die Empfängergruppe je nach Terminkalender einschränken über Patient:innen nach Terminen im Terminkalender filtern
   •  Nur Patient:innen mit mindestens einem Termin im betreffenden Terminkalender erhalten die Kommunikation
8. Sofern Sie Empfänger:innen nach Terminkalender filtern:
   • Wählen Sie das Datum des letzten Termins im entsprechenden Dropdown-Menü
   • Filtern Sie, falls erforderlich, nach Terminarten
     
     • Nur die Patient:innen, die einen Termin für die ausgewählten Terminarten haben, erhalten die Kommunikation
9. Geben Sie die gewünschte Versicherungsart an
10. Optional können Sie zudem nach Geschlecht filtern durch Auswahl Alle, Männlich, Weiblich oder Divers
    • Diese Information wird aus den Feldern Geschlecht oder Anrede in der Patientenkarte übernommen
11. Abschließend können Sie die Empfängergruppe nach Alter eingrenzen, indem Sie die gewünschte Altersspanne in das Feld Nach Alter filtern eingeben
    
    • So wird die Kommunikation beispielsweise an Patient:innen im Alter von 14 bis 60 Jahren verschickt

✅ Die Patient:innen, an die die Kommunikation gesandt wird, werden live gefiltert, und Sie können die Anzahl der Patient:innen, die die Kampagne erhalten, in der Zusammenfassung im Bereich Vorschau sehen.

Die Empfängerliste einsehen und Patient:innen manuell abwählen

Sobald Sie die Empfängerliste manuell gefiltert haben, können Sie die genaue Liste der betreffenden Patient:innen einsehen und bei Bedarf einzelne Patient:innen abwählen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Rechts neben dem Titel der Sektion Empfänger:innen auswählen, klicken Sie auf   Empfänger:innen anzeigen
2. Ihnen werden nun alle Empfänger:innen angezeigt, die auf Grundlage Ihrer Filtereinstellungen eine E-Mail-Mitteilung erhalten
   • Sie sehen die vollständigen Namen, das Geburtsdatum sowie die Kontaktdaten
   • Um nach spezifischen Patient:innen zu suchen, nutzen Sie bitte die Suchleiste oben rechts
3. Um Empfänger:innen manuell abzuwählen, deaktivieren Sie bitte die Schaltfläche rechts in der jeweiligen Zeile
4. Speichern Sie Ihre Änderungen anschließend 

✅ Die jeweiligen Patient:innen erhalten die E-Mail-Mitteilung somit nicht, trotz Zugehörigkeit zur gefilterten Personengruppe.

Erstellen und verfeinern Sie den Inhalt Ihrer Mitteilung

1. 1. Gehen Sie in die Sektion Inhalt definieren
   2. Wählen Sie die Kategorie der Kommunikationskampagne, wählen Sie bspw. Info
      
      • Für weitere Informationen über die verschiedenen Kategorien klicken Sie bitte auf das Symbol, neben dem Schlagwort Kategorie
   3. Wählen Sie im Dropdown-Menü des Feldes Vorlagen die Art der Informationen, die Sie übermitteln möchten
   4. Optional:   Individualisieren Sie die Inhalte Ihrer Kommunikation
      1. So gehts: Aktivieren Sie die jeweiligen Felder der Textbausteine, zu denen Sie Details hinzufügen möchten, und passen Sie die zusätzlichen Informationen an
   5. Prüfen Sie die Sektion Vorschau um den aktuellen Inhalt Ihrer Kommunikation einzusehen
      1. Optional: Klicken Sie auf Vorschau an mich selbst senden, bevor Sie die Mitteilung versenden, um die final versandte E-Mail vorab zu prüfen. Geben Sie hierzu Ihre eigene Mailadresse ein und klicken Sie auf Senden
   6. Klicken Sie final auf E-Mail versenden und bestätigen Sie dies erneut, um die Kommunikation abzusenden

✅ Die Mitteilung zur Information zur Abwesenheit wurde erfolgreich versandt, die Patient:innen erhalten diese direkt per E-Mail sofern sie ausgewählt sind und vollständige Kontaktdaten haben.