Autoriser les agents de Doctolib à effectuer des actions de soutien

Le contenu de cet article s’applique uniquement aux versions payantes.

Nos équipes support Doctolib peuvent être amenées à avoir un accès limité à votre compte. Cet accès doit être autorisé au préalable par l'utilisateur afin de vous fournir un soutien approprié et exécuter une action précise.

À retenir

  • L'autorisation d’accès peut être révoquée à tout moment par l'utilisateur, sinon elle expirera automatiquement après 8 jours ouvrés ;
  • L'agent n'aura pas accès aux données sensibles relatives aux comptes ou aux données de santé ;
  • Aucune donnée relative à la santé ne sera stockée, sauvegardée ou enregistrée, pendant l’action de soutien.
Informations générales sur l’autorisation d'accès

Je souhaite visualiser les actions effectuées, que faire ?

  • Toutes les actions effectuées durant l'accès autorisé seront notées et stockées dans un historique des actions, qui est visible dans la section Name=arrow-pointer.pngActions du support dans les paramètres de votre compte. 
  • Un e-mail de notification sera envoyé au praticien une fois l'autorisation révoquée après 8 jours.

Pourquoi Doctolib a-t-il besoin d'une approbation pour les actions de soutien ?

Nous avons mis en place de solides mesures de sécurité pour garantir la confidentialité de vos données au fil du temps. Afin de continuer à vous fournir une assistance, nous vous demandons désormais l'autorisation de traiter les informations auxquelles nous n'avons pas accès.

Quelles actions peuvent être entreprises après approbation ?

Un certain nombre d'actions prédéfinies peuvent être effectuées par nos agents. Des exemples de ces actions sont :

  • Transférer tous les agendas d'une spécialité vers une autre organisation ;
  • Déplacer un agenda vers une autre organisation ;
  • Déplacer un agenda et les patients associés dans une nouvelle base de patients ;
  • Déplacer les rendez-vous d'un agenda vers un autre ;
  • Fusionner des patients en double ;
  • Fusionner deux bases de patients au sein d'une même organisation ;
  • Fusionner des patients précédemment fusionnés ;
  • Restaurer les dossiers des patients à une date antérieure ;
  • Mettre à jour les rendez-vous dans le calendrier ;
  • Restaurer les dossiers des patients qui ont été supprimés.
Qui peut autoriser l’accès aux agents de Doctolib ?
L'autorisation peut être donnée par plusieurs utilisateurs de l'organisation en fonction de leur rôle.

Remarque

  • Si un utilisateur a accès à plusieurs organisations, une organisation spécifique doit être choisie lors du processus d'autorisation ;
  • Par la suite, l'autorisation peut être révoquée par n'importe quel autre membre de l'organisation.

Les utilisateurs suivants peuvent autoriser l'accès :

Utilisateurs administrateurs - Oui

Autres médecins de l'organisation - Oui

Employés (AMF) avec accès complet à un calendrier de rendez-vous - Oui

Secrétaires avec accès limité - Non

Comment demander de l'aide et autoriser l'accès ?

Il existe deux façons de demander une assistance à distance et d'accorder une autorisation à un agent Doctolib :

  • En parlant avec un agent au téléphone ;
  • Vous pouvez demander une assistance par e-mail. Lorsqu'un agent s'occupe de votre demande, une bannière de notification au-dessus de votre agenda vous demande l'autorisation.

En échangeant avec un agent de Doctolib

Dans ce cas, vous pouvez effectuer la procédure d'autorisation directement avec l'agent afin d'obtenir une assistance.

  1. Cliquez sur votre photo de profil dans la vue de votre agenda 
  2. Cliquez sur Name=users-gear.png Mon compte.
  3. Cliquez sur la sous-section Name=arrow-pointer.png Actions de support
  4. Cliquez sur l'onglet Nouvelle autorisation
  5. Cochez la case en bas, pour accepter l'autorisation de l'agent  
  6. Cliquez enfin sur Autoriser les actions de support.

Après une demande d'assistance par e-mail 

Dans ce cas, l'agent ne vous contactera pas par téléphone, mais demandera un accès direct par une bannière dans la vue de votre agenda.

  1. Une fois que vous avez envoyé un courrier et qu'un agent vous a contacté, vous verrez apparaître une bannière orange en haut dans la vue de votre agenda.
  2. Cliquez sur Afficher plus de détails dans la bannière orange.
  3. Vous serez redirigé vers la section Name=arrow-pointer.png Actions de support des paramètres de votre compte
  4. Cliquez sur l'onglet Nouvelle autorisation
  5. Cochez la case en bas, pour accepter l'autorisation de l'agent  
  6. Cliquez enfin sur Autoriser les actions de support.

Les actions de support sont autorisées, ces dernières seront automatiquement révoquées 15 jours après l'autorisation initiale.

 

Comment révoquer l’accès ?
Lorsqu'un accès est accordé, ce dernier a une validité de 15 jours maximum par défaut (week-ends et jours fériés exclus). Néanmoins, il est possible de révoquer manuellement cette même autorisation.
  1. Cliquez sur votre photo de profil dans la vue de votre agenda 
  2. Cliquez sur Name=users-gear.png Mon compte.
  3. Cliquez sur la sous-section Name=arrow-pointer.png Actions de support
  4. Cliquez sur l'onglet Autorisation en cours 
  5. Cliquez sur Révoquer l’accès

L’autorisation est révoquée. 

 

Comment afficher l'historique des autorisations et des actions passées ?

Pour comprendre quelle action l'agent a effectué, vous pouvez toujours consulter l'historique des actions et trouver les informations suivantes :

  • Qui a accordé l'autorisation ? 
  • Quand l'autorisation a été accordée et quand elle a expiré ? 
  • Quel agent a effectué l'action ?
  • Quelles actions de support ont été menées ?
  • Quand l'action de support a été réalisée ?

Pour trouver ces informations, nous vous invitons à suivre les étapes suivantes : 

Voir les Autorisations précédentes  

  1. Cliquez sur votre photo de profil dans la vue de votre agenda  
  2. Cliquez sur Name=users-gear.png Mon compte.
  3. Cliquez sur la sous-section Name=arrow-pointer.png Actions de support
  4. Cliquez sur l'onglet Autorisations précédentes 
    • Vous trouverez ici une liste des autorisations passées de votre organisation. En cliquant sur Voir les détails dans la colonne de droite, vous obtiendrez un aperçu de l'historique de l'action.

Voir les Autorisations en cours 

  1. Cliquez sur l'onglet Autorisation en cours 
    • Même si une autorisation est toujours en cours, vous pouvez vérifier l'historique de l'action.
  2. Cliquez sur Voir les détails à droite de l'autorisation en cours
  3. Vous verrez les dernières actions effectuées par cette autorisation

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