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Conformément aux meilleures pratiques en matière de sécurité et de protection des données, Doctolib supprimera les données personnelles des rendez-vous après une période recommandée de 5 ans. Doctolib vous offre la possibilité de définir cette période dans les paramètres de votre compte.
L'essentiel
Les informations relatives aux rendez-vous ainsi que l'historique du patient à partir du délai que vous aurez fixé seront supprimés progressivement. Cela s'applique aussi à votre agenda et au compte des patients.
Si vous êtes utilisateur de Doctolib Médecin, les consultations de vos patients seront toujours accessibles (dans Doctolib Médecin) quelle que soit la durée de conservation que vous choisissez pour l’agenda.
Les données administratives de rendez-vous qui sont supprimées sont les suivantes :
- le motif de consultation
- la date
- l'heure
- les données du patient
- le médecin référent
- les notes du rendez-vous
Remarque
Les documents partagés avec le patient resteront disponibles.
L'adaptation de la durée de conservation a des répercussions sur l'ensemble de votre organisation et également sur les comptes des patients concernés. Vous trouverez ci-dessous quelques aspects à prendre en compte lors de la sélection de la durée de conservation :
- Durée minimale : 1 an
- Durée maximale : 20 ans
- Durée de conservation recommandée : 5 ans (par défaut si aucun autre choix n'est fait avant le 1er juillet 2022)
- Si vous choisissez une durée de conservation <5 ans :
Les rendez-vous manqués sans raison valable supprimés réduisent le compteur de ces rendez-vous pour le patient concerné. Cela signifie que les patients qui manquent souvent des rendez-vous ne seront éventuellement plus comptabilisés comme tels.
Il est important pour les patients d'avoir accès à l'historique de leurs rendez-vous. Une courte durée de conservation réduit la possibilité pour les patients de consulter l'historique complet de leurs rendez-vous.
Pour les patients qui passent régulièrement des examens de santé (par exemple tous les 2-3 ans), une courte durée de conservation rend difficile la consultation des rendez-vous passés dans leur historique et ainsi la planification de leur(s) prochain(s) rendez-vous.
- Si vous choisissez une durée de conservation >5 ans :
Le choix d'une période plus longue peut affecter la sécurité des données.
Si vous souhaitez prolonger la durée de conservation de vos données au-delà de 10 ans, il convient de recueillir les raisons pour lesquelles votre organisation a besoin d'une durée de conservation plus longue. En cas de contrôle administratif, il peut vous être demandé de justifier votre décision de dépasser une période de 10 ans.
Conseil
Afin de déterminer la période la plus adaptée à vos besoins, nous vous conseillons de prendre en compte certains paramètres :
- le nombre de patients qui effectuent des visites régulières
- la fréquence des rendez-vous manqués sans justification
- la pertinence de l'historique des rendez-vous pour les traitements à long terme
Vous pouvez modifier la durée de conservation des données depuis votre compte Doctolib, si vous souhaitez modifier la durée recommandée de 5 ans fixée par défaut.
Remarque
- L’ajustement du délai de stockage des données ne peut être effectué que par les administrateurs.
- Les ajustements prendront effet pour tous les agendas appartenant à votre organisation, nous vous suggérons fortement de contacter toutes les parties prenantes impliquées.
- Le délai fixé ne peut être modifié à nouveau. Seul un agent Doctolib peut la modifier.
- Rendez vous dans vos Paramètres
- Cliquez sur Autres rubriques
- Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Données
- Cliquez sur Conservation
- Vous pouvez ainsi sélectionner la durée de conservation des données de l’agenda pour votre organisation dans le menu déroulant (entre 1 et 20 ans)
- Lisez attentivement les notes sur la conservation des données
- Cliquez sur Changer
- Dans la fenêtre suivante, vous recevrez des informations sur l'efficacité de la conservation des données et de l'anonymisation, cliquez sur Confirmer
- Confirmez votre mot de passe
Conseil
En cliquant sur Historique, vous pouvez voir les détails des changements qui ont été faits précédemment. De plus, tous les utilisateurs de l'administration de votre organisation seront informés lorsque la période aura été modifiée.
Pour modifier à nouveau la durée de conservation des données, veuillez contacter un agent Doctolib via Nous contacter ci-dessous, et assurez-vous de fournir les informations suivantes dans votre message :
- le souhait de mettre en place une période de conservation des données différente de celle de 5 ans
- la nouvelle durée de conservation des données à appliquer
- la date de début de cette nouvelle période de conservation des données
- Remarque : cette demande ne peut être soumise que par un utilisateur administrateur
Doctolib vous offre la possibilité d'exporter les données au préalable pour les sauvegarder et les conserver. Nous vous recommandons vivement de n'exporter des données que dans des cas exceptionnels. L'exportation de données peut augmenter le risque d'accès non autorisé et la vulnérabilité de vos données.
Comment fonctionne l'exportation ?
Vous pouvez faire une demande d'export des données à l'avance afin de les sauvegarder. Vous pouvez ainsi utiliser la fonction d'export.
Vous pouvez découvrir comment exporter les données de la base patient et de l'historique de rendez-vous.
Qui peut exporter les données ?
Seuls les administrateurs peuvent faire la demande d'export (car les droits d'accès administrateurs seront nécessaires pour réaliser l'export). Par conséquent, vérifiez vos droits d'accès.
L'administrateur de l'agenda doit faire une demande personnelle à Doctolib afin de pouvoir exporter les données et fournir une liste d'éléments, que vous pouvez retrouver ici.