Limiter le taux de remplissage de l'agenda

clock.png Temps de lecture : 2 minutes. 

Pour limiter le taux de remplissage de l'agenda, vous devez le paramétrer directement dans les plages d'ouverture et ce, pour un délai de prise de rendez-vous défini.

Ce paramétrage s'applique pour les rendez-vous pris par le secrétariat en passant par le bouton jaune "Prendre un rendez-vous" et pour les rendez-vous pris en ligne.

Retrouvez dans cet article les étapes pour y parvenir en créant une plage d'ouverture que vous pouvez tout aussi bien modifier. 

L'essentiel

Deux types de plages d’ouverture existent : la plage d’ouverture récurrente qui permet de répéter une plage sur une période donnée ou sans limite de temps et la plage d’ouverture exceptionnelle qui permet de créer une plage sur un créneau spécifique.

 

Limiter le taux de remplissage de l'agenda

Niveau d'accès : Gestion des RDV, des absences et des ouvertures.

    1. Rendez vous dans Modifier les ouvertures
    2. Si vous avez accès à plusieurs agendas, cliquez à gauche sur l’agenda concerné 
    3. Sélectionnez grâce au calendrier la date du début de la plage d'ouverture
    4. Cliquez-glissez sur le créneau souhaité pour créer une plage d'ouverture
      • Ajustez les horaires de cette dernière si nécessaire
    5. Cliquez sur Oui ou Non pour répéter la plage d'ouverture
      • Sélectionnez Personnaliser dans le champ de la période prédéfinie pour choisir la fréquence, les jours à répéter et une date de fin pour la plage d'ouverture.
    6. Cliquez sur Suivant 
    7. Cochez ou décochez check-square.png pour associer ou dissocier les motifs de consultation
    8. Cliquez sur Oui pour limiter le nombre de rendez-vous
    9. Cliquez sur Suivant
    10. Cliquez sur Afficher plus d'options 
    11. Cliquez sur la période pour limiter dans le temps la prise de rendez-vous en nombre de jours ou en nombre d'heures (maximum 24 heures) puis cliquez sur Valider
      • Cette période prévaut sur le délai maximum de prise de rendez-vous fixé dans les paramètres des motifs de consultation.
    12. Définissez le taux de remplissage de la plage d'ouverture 
    13. Indiquez le nombre maximum de rendez-vous par motif de consultation si nécessaire
      • Le nombre de rendez-vous maximum varie automatiquement en fonction du taux de remplissage pour le délai renseigné.
    14. Cliquez sur Ajouter une période pour échelonner dans le temps le nombre de rendez-vous proposés
      • Pour ouvrir l'intégralité d'une plage uniquement le jour même, vous devez configurer 2 périodes. La première doit avoir un délai supérieur à 0 jour (par exemple 60) et doit avoir un taux de remplissage fixé à 0%, la seconde doit quant à elle avoir un délai à 0 jour avec un taux de remplissage fixé à 100%.
    15. Cliquez sur Suivant
    16. Vérifiez et adaptez les éléments suivants : le titre, la couleur, le remplaçant, l'horaire, la répétition, les motifs de consultation
    17. Cliquez sur Valider

Réitérez l'ensemble de la procédure sur les autres plages d'ouverture concernées.

Visualisez dans la vidéo les différentes étapes décrites ci-dessus illustrée d'un exemple cliquable.

Exemple d'une situation concrète

Le praticien exerce entre 9h00 et 13h00 et ses rendez-vous durent 15 ou 30 minutes selon le motif de consultation. Sur cette plage d'ouverture, il a donc par défaut 16 rendez-vous maximum de 15 minutes pour les motifs de consultation de médecine générale et les urgences et 8 rendez-vous maximum de 30 minutes pour les motifs de première consultation de médecine générale.

Dans ce cas précis et pour avoir de la visibilité sur son agenda, le praticien souhaite un maximum de 8 rendez-vous à 60 jours pour les motifs de consultation de suivi de médecine générale et les urgences et 16 rendez-vous pour ces mêmes motifs de consultation à 30 jours.

Pour la première période, il faut donc fixer un taux de remplissage de 50% à 60 jours et pour la seconde période, un taux de remplissage de 100% à 30 jours.

Le nombre de rendez-vous maximum varie automatiquement en fonction du taux de remplissage pour le délai renseigné.

Pour aller plus loin, le praticien souhaite ouvrir les premières consultations de médecine générale à la prise de rendez-vous à un rendez-vous à partir de 30 jours.

Il faut donc indiquer pour la première période à 60 jours aucun rendez-vous et pour la seconde période à 30 jours, un rendez-vous de première consultation de médecine générale.

 

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