Que faire si aucun créneau de vaccination n'est disponible en ligne ? (centres & libéraux)

Plusieurs critères doivent être réunis pour que des créneaux soient disponibles sur Doctolib.fr. Vous retrouverez ci-dessous la liste des actions à faire, et comment les faire.  

L'essentiel

Commencez par vérifier que vous avez des créneaux disponibles en interne, en cliquant sur Prendre un RDV en haut à gauche de l'agenda.

Des créneaux verts doivent s'afficher pour la période souhaitée si votre paramétrage est correct 

  • Si vous avez des créneaux verts dans l'agenda mais pas de disponibilité en ligne, consultez les étapes numéro :  1, 2, 3, 5, 6
  • Si vous n'avez aucun créneau vert dans l'agenda, consultez les étapes numéro  4 et 5

 

1. Des agendas ouverts en ligne Other_target.png

Chaque agenda sur lequel vous souhaitez activer la prise de rendez-vous en ligne doit être activé.

  1. Rendez vous dans RDV Internet (Niveau d'accès requis : administrateur)
  2. Cochez check-square.png les agendas à activer en ligne
  3. Cliquez sur Valider 

 

2. Des motifs activés en ligne Other_target.png

Chaque agenda sur lequel vous souhaitez activer la prise de rendez-vous en ligne doit être activé.

  1. Rendez vous dans motifs de consultation (Niveau d'accès requis : administrateur)
  2. Sélectionnez la spécialité si vous en avez plusieurs
  3. Si vous avez plusieurs agendas, vérifiez agenda par agenda en les sélectionnant l'un après l'autre
  4. Activer Interrupteur_HD.JPG la prise de rendez-vous en ligne sur chaque motif de vaccination (ou sélectionnez OUI)
  5. Cliquez sur Enregistrer

Motifs_en_ligne_1.PNG

 

3. Des délais de réservation en ligne suffisants Other_target.png

Pour que des créneaux apparaissent en ligne, il faut que les délais permettent la prise de rendez-vous. Voici nos recommandations:

  • Vaccin Pfizer-BioNTech : Délai maximum de 4 mois pour les 2 injections
  • Vaccin Moderna : Délai maximum de 4 mois pour les 2 injections
  • Vaccin AstraZeneca : Délai maximum de 4 mois pour les 2 injections
  1. Rendez vous dans motifs de consultation(Niveau d'accès requis : administrateur)
  2. Sélectionnez la spécialité si vous en avez plusieurs, et l'agenda si vous ne souhaitez activer qu'un agenda
  3. Modifiez la durée du motif souhaité dans la colonne Délai maximum
  4. Cliquez sur Enregistrer

D_lais_2.PNG

 

 4. Des créneaux ouverts avec des doses pour les premières injections Other_target.png

Les disponibilités du site patient se basent sur :

  • Les plages d'ouvertures que vous avez paramétré
  • Le nombre de doses disponibles pour les 1ères et les 2èmes injections (le nombre de doses disponible prime sur le nombre de créneaux disponibles)
  • Les éventuelles absences qui peuvent fermer des créneaux

 

Dans la vue semaine de l'agenda : 

  1. Cliquez sur le raccourci du tableau de bord vaccination sync.png dans votre agenda (avec les noms des vaccins ou Action Requise) (Niveau d'accès requis : gestion des ouvertures)
  2. Consultez le statut du paramétrage des ouvertures de la semaine sur la 2ème ligne
    • Bildschirmfoto_2021-03-22_um_14.48.46.png Le nombre d'ouvertures correspond au nombre de doses 
    • Attention.PNGLe nombre de doses n'est pas renseigné
    • croix_rouge.PNGLe nombre d'ouvertures ne correspond pas au nombre de doses
    1.  
Si vous n'avez pas assez ou aucune ouvertures sur cette semaine :
    1. Déroulez la 2ème ligne du tableau de bord
    2. Cliquez sur Modifier
    3. Ajoutez une nouvelle ouverture en cliquant le jour et l'heure dans l'agenda
    4. Modifiez ensuite les horaires et cliquez sur Suivant.
    5. Cochez check-square.png les motifs concernés par cette plage
      • Plages mono vaccin très fortement recommandées (avec 1ère, 2ème, 3ème injection d'un même vaccin)
    6. Cliquez sur Suivant puis validez (plus d'informations ici)

 

5. Des créneaux ouverts uniquement pour les 2èmes injections

Les rendez-vous de vaccination étant chainés (1ère injection avec 2ème injection), il est également indispensable d'avoir le bon nombre de créneaux de 2ème injection par rapport à la semaine de première injection, pour pouvoir programmer tous les rendez-vous de première injection.

 

Comment vérifier ? 

  1. Vérifiez que vous n'ayez pas posé d'absences sur la semaine de 2ème injection en allant sur la semaine de 2èmes injections
    1. Cliquez sur l'absence
    2. Cliquez sur croix_rouge.JPG Supprimer
  2. Cliquez sur le raccourci du tableau de bord vaccination sync.png dans votre agenda (noms des vaccins ou Action Requise) (Niveau d'accès requis : gestion des ouvertures)
  3. Déroulez la 3ème ligne du tableau de bord
  4. Cliquez sur Modifier (cette action vous emmène directement à la semaine de 2èmes injections pour la semaine en cours)
  5. Ajoutez une ou plusieurs nouvelles ouvertures en cliquant dans l'agenda le jour et l'heure souhaité ou agrandissez Curseur_horaire_plage_d_ouverture.PNGune plage existante 
  6. Modifiez ensuite les horaires si besoin et cliquez sur Suivant
  7. Cochez check-square.png les motifs concernés par cette plage 
  8. Plages mono vaccin très fortement recommandées (avec 1ère, 2ème, 3ème injection d'un même vaccin)
  9. Cliquez sur Suivant puis validez (plus d'informations ici)
  10. Attention : l'indicateur doses / créneaux du tableau de bord concerne la semaine en cours (vous ne pourrez donc pas vérifier votre paramétrage ici)

Conseil

Nous vous conseillons d'ajouter un maximum de plages d'ouverture afin de ne pas être bloqué par le manque de plages : vous serez dans tous les cas bloqués par le nombre de doses, n'hésitez pas à créer des plages d'ouvertures.

 

6. Des agendas rattachés à la fiche du centre de vaccination sur doctolib.fr Other_target.png

Il est possible que lors du paramétrage de votre agenda, il ne se soit pas rattaché automatiquement à la fiche du centre de vaccination sur doctolib.fr. Suivez les étapes ci-dessous pour vérifier, et le cas échant, le rajouter. 

  1. Cliquez vos initiales en haut à droite de l'agenda
  2. Cliquez sur Profil (Niveau d'accès requis : Administrateur)
  3. Sur la page d'édition de la fiche centre, cliquez sur Gérer les agendas réservables
  4. Vérifiez que dans la section Voulez-vous sélectionnez tous les agendas ou personnaliser la sélection ?, l'option Tous les agendas soit activée Interrupteur_HD.JPG
  5. Si vous n'activez pas tous les agendas par choix, cliquez sur Sélection personnalisée et cochez check-square.pngles agendas à rattacher 
  6. Cliquez sur Enregistrer

Agendas_rattach_s_1.PNGAgendas_rattach_s_2.PNG

AGendas_rattach_s_3.PNG

 

 

 

 

Avez-vous trouvé votre réponse ?