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Cet article vous présentera les étapes à suivre pour importer des documents dans le dossier patient a posteriori d'une consultation, par exemple dans le cas où vous venez de recevoir les résultats d'analyses d'un patient par courrier.
Comment fonctionne l'import de documents ?
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Au moment de l’import d’un document dans Doctolib Médecin, le logiciel extrait les mots-clés comme le nom du patient, le type de document ainsi que la date et vous suggère automatiquement dans quel dossier patient et quelle catégorie le classer ;
- Seul le praticien ayant importé le document pourra le visualiser et le classer dans le dossier patient.
- La capacité maximale de documents affichés dans la section
Import de documents est de 500 documents environ, selon la taille des documents. Lorsque vous en classez un, un plus ancien est automatiquement chargé jusqu'à ce qu'il n'y en ait plus.
Importer des documents en dehors d'une consultation
- Cliquez sur
Import de documents situé dans la barre latérale bleue à gauche
- Plusieurs manières d'importer un document :
- Cliquez sur
- Cliquez sur
Ajouter depuis mon smartphone
- Assurez-vous en amont d'avoir téléchargé l'application, de l'avoir mise à jour et d'avoir activé les notifications.
- Scannez le document souhaité et retrouvez-le parmi les documents figurant dans l'onglet
- Pour cela, déposez manuellement vos documents dans le dossier Doctolib Documents ou scannez-les. Dans les deux cas, ils seront automatiquement affichés à l'écran.
- Pour savoir comment rediriger votre scanner vers votre logiciel ou créer le dossier "Doctolib Documents", consultez cet article.
- Cliquez sur
- Une fois le document importé, commencez par sélectionner le destinataire du document dans le menu déroulant Document à destination de
- Les soignants de la liste sont triés par ordre alphabétique ;
- Afin de gagner du temps, vous pouvez saisir le nom du soignant de votre choix puis le sélectionner.
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Sélectionnez le patient suggéré ou utilisez la barre de recherche pour l'ajouter, puis vérifiez la catégorie et la date du document
- En sélectionnant le patient, certaines de ses informations administratives apparaissent, à savoir, sa date de naissance, son numéro de téléphone, son e-mail ainsi que la date de son prochain rendez-vous.
- Si nécessaire ajoutez un commentaire
- Cliquez sur Classer le document
✅ Le document est ajouté, vous pouvez le retrouver dans l'Historique du dossier patient en utilisant la barre de recherche. Pour le consulter, cliquez sur .
Conseil
Si vous importez plusieurs documents, il est possible de les fusionner en un seul document avant de les catégoriser. Pour cela, cochez-les à gauche, puis cliquez sur
Associer. Pour les dissocier, cliquez sur
Dissocier, situé au même niveau.
Si vos documents n'apparaissent pas dans l'onglet Import de documents, vérifiez les points suivants :
Étape 1 : M'assurer que le dossier local sychronisé Doctolib Documents est créé sur mon ordinateur
- Assurez-vous qu'un dossier nommé Doctolib Documents existe bien sur votre ordinateur
- Ce dossier doit être créé sur votre disque dur local et non sur un service Cloud ;
- Si le dossier n'existe pas, consultez cet article pour le créer.
Étape 2 : Vérifier l’emplacement de mes documents
Assurez-vous que le document que vous souhaitez importer dans Import de documents est :
- Au bon format (type PDF, JPG, PNG) ;
- Pour savoir quels formats sont acceptés sur Doctolib, consultez cet article.
- Placé dans votre dossier Doctolib Documents.
J’utilise un scanner, que faire ?
Si vous utilisez un scanner, assurez-vous qu’il est paramétré sur votre ordinateur pour enregistrer les fichiers dans le dossier Doctolib Documents. Si vous ne savez pas comment paramétrer votre scanner, consultez la notice de votre appareil ou contactez le support technique du fabricant.