Support à distance

Télésecrétariat : Outils téléphoniques

Sommaire :

 

Présentation

La mise en place du Couplage Téléphonie Informatique (CTI), aussi appelé “remontée de fiche”, vous permet d’avoir l’ouverture automatique du dossier Doctolib à l’appel.

Les avantages sont multiples :

  • Gain de temps pour vos opératrices : le dossier s’ouvre automatiquement au décroché
  • Personnalisation de l’accueil du patient
  • Diminution des erreurs
  • Nouvelles fonctionnalités

Selon votre outil de téléphonie actuel, la mise en place est immédiate ou nécessitera des développements informatiques.

Pour toute question n’hésitez pas à contacter notre Service Partenaire au 01 83 355 352 ou par email sur telequalite@doctolib.com.

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Fonctionnalités associées au CTI

La mise en place du lien CTI vous fait bénéficier de nombreuses fonctionnalités.

  • Reconnaissance du/des patient(s) associé(s) au numéro de l’appelant
  • Remarques de la fiche patient : pour personnaliser l’accueil ou la prise de rendez-vous
  • Vue et édition des rendez-vous à venir
  • Click-to-copy : plus besoin de ressaisir les coordonnées du patient si celui-ci est reconnu à l’appel

Vous retrouverez ici le détails de ces fonctionnalités.

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Ubicentrex

(Type d'intégration : URL générique)

Etape 1 : Activer la remontée de fiche

1. Se rendre dans les réglages de l'utilisateur, dans l'onglet Remontée de fiche.

2. Suivre ensuite les réglages suivants :

  • Remontée de fiche : remplacer la mention Afficher l'agenda par la mention Logiciel externe ;
  • Logiciel externe : sélectionner l'état Désactivé

ubicentrex.png

Etape 2 : Sélectionner et paramétrer l'ouverture de Doctolib

1. Dans URL de la page à afficher : copier/ coller le lien ci-dessous sans le personnaliser

https://pro.doctolib.fr/admin/front-desk/[num_sda_nat]?cust_number=[tel]&call_ref=[appel_id]

2. Prendre en compte les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer en haut à droite.

ubicentrex_2.png

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Teambox

(Type d'intégration : Automatique)

1. Aller dans l’onglet Routage des appels (1)

2. Sélectionner le SDA dans le menu de gauche (2),

3. Dans Couplage CTI, sélectionner doctolib (3).

teambox.png

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Callibri

(Type d’intégration : Par numéro de dossier)

1. Aller dans Outils puis dans Agendas externes (1) ;

2. Cliquer sur Ajouter (2).

calibri_1.png

 

3. Pour ajouter un agenda Doctolib, cochez Dossier

4. Sélectionner le numéro de dossier. Rechercher le numéro de dossier Doctolib en cliquant sur un dossier de votre FrontDesk,

5. Masquer tous les boutons

calibri_2.png

 

 6. Pour ajouter vos opérateurs, cliquer sur Opérateur

Vous devez alors ajouter les identifiants et mots de passe pour chacun de vos opérateurs.

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ABM2000

(Type d’intégration : script + logiciel à installer)

  • Télécharger le fichier en .exe sur le lien entre parenthèses (lien). L'enregistrer dans un dossier qui ne sera pas supprimé. L'ouvrir une première fois puis le refermer. [Cette étape sert à pouvoir lire ensuite le script inscrit dans ABM]  Attention, il faudra télécharger ce fichier sur tous les postes !
  • Se connecter sur Doctolib avec son ID / MDP et l'interface télésecrétariat. [Cette étape sert à garder en mémoire l'agent connecté sur l'ordinateur.]
  • Ajouter un script ABM pour ouvrir l'agenda :
    • Aller dans Menu / Dossier / Gestion des scripts / Choix du compte [ici, il faut choisir le dossier du Docteur concerné] / Nouveau
    • Ajouter le script ci-dessous

[Agenda] ""

OuvreUrl("doctolib:{numero_sda}?cust_number="[numeroappelant])

    • Remplacer {numero_sda} par le numéro de SDA à utiliser
    • Le résultat attendu est de la forme :

[Agenda] ""

OuvreUrl("doctolib:012345678?cust_number="[numeroappelant])

    • Enregistrer
  • Tester la remontée de fiche en appelant le SDA du compte.
  • Si l’agenda ne s’ouvre pas au décroché, envoyer un mail à telequalite@doctolib.com

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TSAO

(Type d'intégration : URL à personnaliser)

1. Se rapprocher de l'éditeur DigiFrance pour demander la mise à jour permettant

2. Renseigner dans TSAO l'URL à ouvrir en remplaçant les champs SDA et Dossier :

https://pro.doctolib.fr/admin/front-desk/[$SDA]?cust_number=&call_ref=&secretaryship_account_id=[$DOSSIER]

 

[$SDA] est à remplacer par le SDA du praticien.

[$DOSSIER] est à remplacer par le numéro du dossier. Il s'affiche dans l'URL.

 

Par exemple avec l'URL montrée en capture d'écran ci-dessous

https://pro.doctolib.fr/admin/front-desk/0112345678?cust_number=&call_ref=&secretaryship_account_id=635

tsao.png

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I-Agenda

(Type d'intégration : URL à personnaliser)

  • Aller dans le comptes principal du Tele (dossier du télésecrétariat) > Paramétrages > Fiches abonnés > Liste de tous les clients > Sur la ligne du client concerné cliquer sur le bouton [M] pour modifier > Entre "Phrase d’accueil" et "Appel" renseigner la rubrique "Adresse url externe".
  • Le champ doit être complété avec l’URL suivante en personnalisant le numéro de SDA.

https://pro.doctolib.fr/admin/front-desk/{numéro_de_sda}?cust_number=[#NUMERO_APPELANT_BRUT#]

  • Il faut remplacer {numéro_de_sda} par le SDA du compte.
  • Exemple :

https://pro.doctolib.fr/admin/front-desk/0985787258?cust_number=[#NUMERO_APPELANT_BRUT#]

  • L'ouverture de fiche se fait ensuite via la pop-up d'appel en cliquant sur l'icône "Ouvrir une page vers l'adresse externe spécifiée" (en rouge dans la capture d’écran ci-dessous)

Iagenda.png

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Explications techniques

Cette note technique est dédiée aux outils de téléphonie souhaitant mettre en place la remontée de l’agenda Doctolib.

L’URL permettant la remontée de fiche est composée de plusieurs paramètres permettant de déclencher les fonctionnalités décrites ci-dessous. Des outils de téléphonie présentés ci-après facilitent cette mise en place.

Voici la description technique de l’URL :

https://pro.doctolib.fr/admin/front-desk/[$SDA]?secretaryship_account_id=[$DOSSIER]&cust_number=[$NUM_APPELANT]&call_ref=[$CALL_ID]

 

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