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Paramétrer des consultations vidéo

Accès nécessaire : Administrateur (vérifier mes droits) pour créer les motifs de consultation, créer les remplaçants et intégrer leur signature.

Cet élément est accessible uniquement si vous êtes abonné à la consultation vidéo de Doctolib.

 

Cas 1 : Créer le motif Consultation vidéo de suivi

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

 

2. Cliquez sur Motifs de consultation.

PARAMETRE_MENU_MOTIFS_CONSULTATION.png

 

3. Rendez vous à droite de votre page dans la partie Motifs de Consultation vidéo (1), Cliquez sur Ajouter un motif de consultation vidéo (2), Renseignez un motif Consultation vidéo proposé (3). Vous pouvez ensuite personnaliser :

Pour enregistrer, cliquez sur Valider (9). 

05_-_motifs_cv.png 

4. Si vous en avez plusieurs, sélectionnez la Spécialité (1). Sélectionnez ensuite l'Agenda concerné (2) et cliquez sur Activer (3) pour lui assigner le motif de consultation. 

N'oubliez pas de Valider (4) pour enregistrer. 

05_-_motifs_cv_2.png

 

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Cas 2 : Assigner vos motifs de consultation vidéo à des plages d'ouvertures 

En plus de vos motifs de consultation en présentiel, vous pouvez ajouter en quelques clics l'ensemble de vos motifs de consultation vidéo à des plages d'ouverture existantes en suivant la procédure ci-dessous.

Remarque :

  • Si vous souhaitez ajouter vos motifs de consultation vidéo à une journée entière, consultez cet article.
  • Pour transformer l'ensemble des rendez-vous d'une journée en consultations vidéo, suivez les étapes de cet article.

 

Prérequis : avoir créé et activé au moins un motif de consultation vidéo et avoir le niveau d'accès Gestion des RDV, des absences et des ouvertures.

1. Depuis votre agenda, cliquez sur Modifier les ouvertures, en haut à droite.

modifier_les_ouvertures.png

 

2. Assurez-vous d'être sur le bon agenda (1) puis passez votre curseur sur la plage d'ouverture à laquelle vous souhaitez ajouter vos motifs de consultation vidéo. Cliquez alors sur l'icone pictogramme_camera.pngen forme de caméra (2).

01_bouton_ajouter_des_consultations_vid_os.png

 

3. Une fenêtre s'ouvre alors en vous indiquant qu'un ou plusieurs motifs de consultation vidéo seront ajoutés à la plage d'ouverture concernée. Cliquez sur Continuer afin de valider l'opération.

02_valider_l_ajout_des_motifs.png

 

4. Rappel concernant les icônes de votre agenda lors de la modification des ouvertures :

  • L'icone en forme de maison  icone_maison.png désigne une plage d'ouverture avec des motifs de consultations en présentiel.
  • L'icone en forme de camera  icone_camera.png désigne une plage d'ouverture incluant des motifs de consultation vidéo

 

 

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Cas 3 : Dédier vos plages existantes à la consultation vidéo

Afin de dédier vos plages d'ouverture existantes exclusivement à la consultation vidéo, suivez la procédure suivante.

1. Cliquez sur Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda.

modifier_les_ouvertures.png

 

2. Rendez-vous sur la journée à partir de laquelle vous souhaitez débuter les modifications. Passez votre curseur sur la plage que vous souhaitez dédier à la consultation vidéo, puis cliquez sur l'icone en forme de crayon afin d'ouvrir la fenêtre de modification.

crayon.png

 

3. Dans la section Motifs de consultation, cliquez sur Editer.

editer.png

 

4. Décochez tous vos motifs de consultation à l'exception du motif de consultation vidéo (1). Assurez vous de ne pas limiter le nombre de rendez-vous (2) puis cliquez sur Suivant (3).

selectionner_motif.png

 

5. Enregistrez les modifications en cliquant sur Valider.

valider.png

 

6. Choisissiez la période de modification puis cliquez sur Valider (5) :

  • Modifier uniquement le... : Uniquement le jour choisi.
  • Modifier toutes les ouvertures de la série : Toutes les plages d'ouverture passées et futures.
  • Modifier le ... et les ouverture suivantes : A partir du jour choisi et jusqu'à la fin de la période paramétrée.
  • Modifier du .. au .. : Entre deux dates que vous sélectionnez.

periode.png

 

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Cas 4 : Signaler un remplaçant pour une journée

Etape préalable : avoir créé un remplaçant

Il est possible d'ajouter un remplaçant à une journée entière de façon exceptionnelle.

1. Depuis l'agenda, cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png (1) puis sélectionnez Appliquer un remplaçant (2).

appliquer_un_rempla_ant.png

 

2. Si vous avez plusieurs remplaçants, sélectionnez celui que vous souhaitez (3) depuis le menu déroulant, puis cliquez sur Valider (4).

selectionner_rempla_ant_journ_e.png

 

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Cas 5 : Signaler un remplaçant pendant plusieurs jours (vacances, etc)

Etape préalable : avoir créé un remplaçant

Si vous souhaitez qu'un remplaçant effectue les consultations vidéo à votre place de façon récurrente, suivez la procédure suivante. Vos patients seront informés tout au long du parcours de prise de rendez-vous qu'un remplaçant assurera le rendez-vous. Il en sera de même dans les communications par email et par SMS.

1. Cliquez sur Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda.

modifier_les_ouvertures.png

 

2. Rendez-vous sur la journée à partir de laquelle vous souhaitez ajouter le remplaçant. Passez votre curseur sur la plage que vous souhaitez dédier à la consultation vidéo, puis cliquez sur l'icone en forme de crayon afin d'ouvrir la fenêtre de modification.

crayon_2.png

 

3. Cliquez sur Ajouter un remplaçant.

ajouter_un_rempla_ant.png

 

4. Cliquez sur Aucun remplaçant (1) puis sélectionnez le remplaçant souhaité dans le menu déroulant. Enregistrez les changements en cliquant sur Valider (2).

selectionner_rempla_ant.png

 

5. Choisissiez la période de modification puis cliquez sur Valider (5) :

  • Modifier uniquement le... : Uniquement le jour choisi.
  • Modifier toutes les ouvertures de la série : Toutes les plages d'ouverture passées et futures.
  • Modifier le ... et les ouverture suivantes : A partir du jour choisi et jusqu'à la fin de la période paramétrée.
  • Modifier du .. au .. : Entre deux dates que vous sélectionnez.

periode.png

 

6. Cliquez sur Revenir à l'agenda en haut à droite pour afficher de nouveau vos rendez-vous.

revenir___l_agenda.png

 

7. Un pictogramme vous indique qu'un remplaçant est ajouté pour cette journée ainsi que son nom.

repla_ant_depuis_l_agenda.png

 

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Cas 6 : Intégrer la signature d'un remplaçant

Si un remplaçant est amené à effectuer des consultations vidéos à votre place, il est possible d'enregistrer sa signature depuis votre compte. Elle sera alors sélectionnée par défaut lors du partage de documents avec le patient pour tous les rendez-vous assurés par ce remplaçant.

Pour ce faire :

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite de votre agenda (1), puis sur Mon compte (2).

mon_compte.png

 

2. Rendez-vous sur l'onglet Signatures (3) situé à gauche, puis cliquez sur Ajouter une signature (4) à côté du nom du remplaçant souhaité.

ajouter.png

 

3. Vous avez la possibilité :

  • Soit de Prendre une photo en plaçant la signature devant la caméra de votre ordinateur (2), puis en cliquant sur le bouton Prendre une photo (5)
  • Soit de récupérer la signature depuis votre ordinateur, en cliquant sur Parcourir sur mon ordinateur (6).

enregistrer_signature.png

 

4. Vous pouvez choisir le champ d'incrustation de votre photo en agrandissant ou en réduisant la fenêtre (7) puis cliquez sur Terminer (9) ou sur Recommencer (8) pour reprendre la photo si besoin. 

recadrer_signature_2.png

 

5. L'ajout de signature est aussi accessible depuis la fenêtre de configuration des plages d'ouverture via le message d'information qui vous invite à Ajouter une signature.

plage_d_ouverture.png

 

6. De même, la gestion des signatures est accessible depuis la section Remplaçants (1) des paramètres. Pour ajouter une signature, cliquez sur Ajouter (2). Si une signature a déjà été enregistrée pour un remplaçant, il sera indiqué Ajoutée (3) dans la colonne Signature.

parametres_rempla_ant.png

 

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Cas 7 : Modifier ou supprimer la signature d'un remplaçant

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite de votre agenda (1), puis sur Mon compte (2).

mon_compte.png

 

2. Rendez-vous sur l'onglet Signature (3) situé à gauche. La liste des signatures s'affiche, chacune d'entre elle étant précédée du nom du praticien (4).

Vous pouvez alors :

  • Supprimer la signature (5) d'un remplaçant afin de l'effacer totalement ;
  • Modifier la signature (6) si vous souhaitez la remplacer par une nouvelle.

supprimer_signature.png

 

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Cas 8 : Informer vos patients en consultation vidéo

Une fois le ou les motifs de consultations vidéo créés, il faut y associer des consignes et questions qui apparaissent lors de la prise de rendez-vous en ligne. Celles-ci permettent d'informer vos patients du cadre dans lequel une consultation vidéo peut-être effectuée et si nécessaire bloquer les nouveaux patients. 

Pour ce faire, il vous suffit de suivre les procédures contenues ici et

1. Si vous êtes médecins, nous vous recommandons d'ajouter deux consignes normées reliées au motif de consultation vidéo : 

  • "La consultation vidéo permet de consulter son médecin à distance. Le médecin pourra vous remettre une ordonnance s’il le juge nécessaire."
  • "Si vous pensez que le médecin aura besoin de réaliser un examen physique, il est préférable de prendre rendez-vous pour une consultation physique."

Il est également conseillé d'ajouter une question bloquante pour les nouveaux patients afin d'empêcher les patients non connus du cabinet de prendre un rendez-vous de consultation vidéo. 

2. Si vous faites partie du secteur paramédical (exemple : psychologue), nous vous recommandons d'ajouter la consigne suivante : 

"La consultation vidéo permet de consulter son médecin à distance. Le médecin pourra vous remettre une ordonnance s’il le juge nécessaire."

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Bon à savoir :

  • Votre secrétariat ou télésecrétariat peuvent effectuer ces paramétrages s'ils disposent des accès nécessaires. 

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