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Prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous de consultation vidéo

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Sommaire : 

 

Cas 1 : Prendre un rendez-vous de consultation vidéo depuis l'agenda

La consultation vidéo est un motif identique à vos autres motifs de consultation : vous pouvez donc programmer un rendez-vous dans votre agenda de la même manière qu’un rendez-vous de consultation classique.

1. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Prendre un rendez-vous puis choisissez le motif Consultation vidéo - patient suivi ou Consultation vidéo - nouveau patient.

prendre_un_rendez-vous.png

 

2. La fenêtre de prise de rendez-vous s'ouvre alors. Afin de personnaliser l'expérience de votre patient, sélectionnez le type d'appareil qu'il va utiliser :

  • Smartphone (1) si le patient compte effectuer la consultation depuis son mobile ;
  • Ordinateur avec webcam (2) si le patient ne dispose pas de smartphone ou préfère utiliser son ordinateur.

En fonction de votre choix, un message (3) indiquera le mode d'envoi du lien destiné à rejoindre la consultation vidéo.

01_choisir_appareil.png

 

3. Indiquez ensuite le montant de la consultation.

Si vous êtes sûr que votre patient bénéficie du tiers payant, vous pouvez :

  • Choisir le montant 0 € (4) si vous pratiquez le tiers payant, dans ce cas votre patient n'aura pas à renseigner ses informations bancaires lors de la préparation de son rendez-vous. Attention, vous ne pourrez alors plus facturer le patient au terme de la consultation vidéo.
  • Choisir le second montant (5), équivalent à 30% du montant d'une consultation vidéo, afin de facturer le tiers payant.

En choisissant un autre montant que 0 € (5)(6)(7), votre patient devra alors renseigner ses informations bancaires lors de la préparation de son rendez-vous. 

L'empreinte bancaire réalisée sera équivalente au montant choisi lors de l'enregistrement du rendez-vous. Vous aurez, au terme de la consultation vidéo, le choix de facturer le patient de ce montant ou d'un montant inférieur à celui-ci, voire supérieur dans le cas d'une majoration (plus d'informations sur la facturation dans cet article).

En fonction de votre choix, un message d'information s'affichera sous les options de montants disponibles (8). C'est aussi à cet endroit que vous serez informé que l'empreinte bancaire a été réalisée.

02_choisir_le_montant.png

 

4. Lors de la sélection des coordonnées de votre patient (9), il vous faut obligatoirement renseigner le prénom et un numéro de téléphone portable pour valider un rendez-vous de consultation vidéo.

En effet, un sms de confirmation est envoyé au patient quelques minutes après avoir posé le rendez-vous afin de :

  • Le notifier de la confirmation de son rendez-vous ;
  • L'inviter à se rendre sur Doctolib.fr afin de procéder à la préparation de son rendez-vous ;
  • Nous assurer qu'il dispose d'un équipement adapté.

Un SMS est aussi envoyé au patient 10 minutes avant le début de la consultation vidéo afin de l'inviter à se connecter à la salle d'attente virtuelle.

Il est donc important de toujours bien confirmer le numéro de téléphone avec le patient.

De même, si vous avez indiqué à l'étape 2 que le patient effectuera la consultation depuis un ordinateur, il est impératif de renseigner son adresse email dans sa fiche patient afin de valider le rendez-vous. Il recevra alors un email en plus de chaque SMS.

Attention, si la fiche de votre patient est liée à son compte patient sur doctolib.fr, le numéro de téléphone portable ainsi que l'adresse email ne sont pas modifiables pour des raisons juridiques (CNIL, Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés). Toute modification doit être effectuée directement par le patient sur son compte. 

Une fois les coordonnées complétées, cliquez sur Créer le rendez-vous (10) afin de l'enregistrer.

03_compl_ter_infos_patient.png

 

5. Suite à la réception du sms ou de l'email, le patient se rend sur son compte ou s'en crée un afin de :

  • Donner son consentement pour réaliser un acte de consultation vidéo ;
  • Renseigner ses informations bancaires, nécessaires à la facturation suite à la consultation vidéo ;
  • Prendre connaissance du tarif maximal facturé pour la consultation vidéo.

Rappel : si vous avez fixé l'honoraire de la consultation à 0 €, votre patient n'aura pas à renseigner ses informations bancaires lors de la préparation de son rendez-vous. Attention, vous ne pourrez alors plus facturer le patient au terme de la consultation vidéo.

 

6.  Une fois le rendez-vous confirmé par le patient, le pictogramme dans votre agenda indiquant qu'il s'agit d'une consultation vidéo à confirmer (1) n'aura alors plus de point d'interrogation (2).

pictogramme_consultation_video_a_confirmer_ou_confirm__2.png

 

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Cas 2 : Déplacer ou annuler un rendez-vous de consultation vidéo

Le déplacement ou l'annulation d'un rendez-vous de consultation vidéo se fait de la même façon qu'un rendez-vous classique dans l'agenda. Vous trouverez la procédure dans cet article.

Un patient peut annuler lui-même un rendez-vous selon les conditions habituelles .

Si un patient souhaite déplacer son rendez-vous, il doit d'abord l'annuler, puis en reprendre un nouveau afin de créer une nouvelle empreinte bancaire.

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Cas 3 : Transformer un rendez-vous au cabinet en consultation vidéo

Si vous souhaitez transformer un rendez-vous précédemment pris au cabinet en consultation vidéo, suivez la procédure suivante.

1. Ouvrez la fenêtre du rendez-vous concerné depuis votre agenda.

selectionner_rdv.png

 

2. Cliquez sur le motif de consultation actuel et sélectionnez votre motif de consultation vidéo dans le menu déroulant.

changer_motif_de_consultation.png

 

3. Afin de personnaliser l'expérience du patient, sélectionnez le type d'appareil (1) qu'il va utiliser pour réaliser la consultation vidéo.

Indiquez ensuite le montant de l'honoraire pour cette consultation (2).

Enfin, enregistrez le rendez-vous en cliquant sur Modifier le rendez-vous (6).

Attention : afin de valider l'enregistrement, il est impératif que les champs suivants soient complétés :

  • Le prénom (3);
  • Le numéro de téléphone mobile (4);
  • L'adresse email (5), si vous avez indiqué que le patient fera sa consultation depuis un ordinateur.

transformer_un_rendez-vous_au_cabinet_en_consultation_video.png

 

4. Le rendez-vous modifié s'affiche dans votre agenda avec un pictogramme en forme de caméra incluant un point d'interrogation (1). Ceci signifie que la consultation vidéo reste à confirmer par le patient (voir étape suivante).

Une fois le rendez-vous confirmé, le point d'interrogation disparaît (2). 

pictogramme_consultation_video_a_confirmer_ou_confirm_.png

 

5. Afin de confirmer son rendez-vous et préparer sa consultation vidéo, notamment en renseignant son moyen de paiement et en vérifiant le bon fonctionnement de ses équipements, le patient recevra le SMS suivant :

Le Docteur Xxxx a modifié votre rendez-vous du jeu 30 avr. à 09h00 en une consultation vidéo.

Reconfirmez dès maintenant votre rendez-vous pour le maintenir : m.doctolib.fr/ABCDEF

 

 

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Cas 4 : Transformer tous les rendez-vous d'une journée en consultation vidéo

Vous avez la possibilité de transformer tous les rendez-vous d'une journée en consultations vidéo, qu'ils aient été pris au cabinet ou par internet.

Prérequis : les champs Nom, Prénom et Téléphone portable doivent être complétés dans la fiche de rendez-vous. Dans le cas des patients dont il s'agit du premier rendez-vous au cabinet, si vous n'en avez pas encore fait la demande auprès de Doctolib, les consultations concernant les nouveaux patients ne seront pas converties.

 

1. Rendez-vous sur la journée que vous souhaitez transformer, puis cliquez sur l'icone en forme de caméra située à droite de la date (dans notre exemple nous transformons le mercredi 25 mars).

transformer_journ_e_.png

 

2. Par défaut, toutes les consultations de la journée sont sélectionnées pour être transformées. Si vous souhaitez toutefois personnaliser cette liste, cliquez sur Sélectionnez les rendez-vous à convertir (1) et décochez les rendez-vous que vous ne souhaitez pas transformer.

Validez ensuite l'opération en cliquant sur le bouton Convertir mes rendez-vous (2).

selectionner_rdv.png

 

3. Une fenêtre s'ouvre alors, vous indiquant le nombre de rendez-vous correctement convertis (3) ainsi qu’éventuellement la liste des rendez-vous qui n'ont pas pu l'être (4). Cette liste correspond à tous les rendez-vous dont le Nom, le Prénom ou le Numéro de téléphone n'ont pas été complétés dans la fiche patient. Il peut aussi s'agir de nouveaux patients si vous ne leur avez pas ouvert la consultation vidéo.

Cliquez sur Voir mon agenda (5) pour retourner à votre agenda.

S'il est constaté qu'il est encore possible de prendre des rendez-vous physiques sur cette journée, il vous sera proposé de transformer l'intégralité de vos plages en créneaux dédiés à la consultation vidéo. Pour ce faire, cliquez sur Convertir mes ouvertures (6). Dans la fenêtre qui s'ouvrira ensuite, le choix par défaut sera Remplacer les motifs de consultation actuels par les motifs de consultation vidéo (7). Vous n'aurez plus qu'à cliquer sur Convertir mes ouvertures (8) pour valider l'opération.

recapitulatif_transformation.png

selectionner_rdv_2.png

 

4. Les rendez-vous transformés s'affichent alors avec un pictogramme en forme de caméra, indiquant qu'il s'agit bien de consultations vidéos.

Le pictogramme comporte un point d'interrogation (1) si le patient n'a pas encore validé son rendez-vous (voir étape suivante).

Une fois le rendez-vous validé, le point d'interrogation disparaît (2).

pictogramme_consultation_video_a_confirmer_ou_confirm_.png

 

5. Afin de confirmer son rendez-vous et préparer sa consultation vidéo, notamment en renseignant son moyen de paiement et en vérifiant le bon fonctionnement de ses équipements, chaque patient recevra le SMS suivant :

Le Docteur Xxxx a modifié votre rendez-vous du jeu 30 avr. à 09h00 en une consultation vidéo.

Reconfirmez dès maintenant votre rendez-vous pour le maintenir : m.doctolib.fr/ABCDEF

 

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Bon à savoir : 

1. Avant le rendez-vous, vous pouvez vérifier si le patient à réalisé une empreinte bancaire, selon le montant choisi en cas 1 depuis la fenêtre du rendez-vous.

Après le rendez-vous vous pouvez vérifier le montant qu'a payé le patient depuis la fenêtre du rendez-vous.

montant_pay__par_le_patient.png

 

2. Voici le contenu du sms de confirmation reçu par vos patients : 

Bonjour RDV demain 18/12 à 9h30

Dr Test

Préparez votre consultation vidéo

Accès, préparation et annulation : m.doctolib.fr/DXWrwGP6r

 

3. Lors de la prise de rendez-vous, Doctolib s’assure que le patient souhaitant prendre rendez-vous est bien un patient que vous suivez (aucun nouveau patient ne pourra prendre rendez-vous en consultation vidéo dans un premier temps), sauf pour les psychologues.

 

4. Lorsque vous prenez un rendez-vous de consultation vidéo depuis votre agenda, une message (1) vous indique si le patient ne dispose pas d'un compte sur Doctolib.fr. En cliquant sur En savoir plus (2), un récapitulatif s'affichera en reprenant les différentes étapes à lui rappeler pour garantir le bon déroulement de la consultation.

message_patient_sans_compte.png

recapitulatif_etapes.png

 

5. Pour aller plus loin :

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