Ajouter la complémentaire santé de mon patient en un clic dans Doctolib Kiné

Le contenu de cet article s’applique uniquement aux versions payantes.

Nous vous invitons à suivre les démarches explicitées ci-après afin de demander à votre patient d'envoyer sa carte de tiers payant en amont de son rendez-vous et vous permettre de l'ajouter à son dossier en un clic pour pouvoir facturer le TP AMC. 

Prérequis

Nous vous recommandons de demander à votre patient, en amont de son rendez-vous, de vous envoyer sa carte de tiers payant. Plus précisément, vous pouvez :

  • Ajouter un document à demander ;
    • Votre patient devra alors envoyer sa carte de tiers payant lors de la préparation de son rendez-vous.
  • Envoyer un message à votre patient par le biais de la messagerie patients ;
  • Si vous bénéficiez de la complémentaire sous format papier, scanner et importer la carte de tiers payant dans le dossier de votre patient grâce à votre dossier local synchronisé.

Étape 1 - Demander à mon patient d'envoyer sa complémentaire santé

Demander à mon patient d’envoyer sa carte de tiers payant lors de la préparation du rendez-vous

Pour avoir davantage d’informations quant à l’ajout de documents à demander à vos patients, nous vous invitons à consulter cet article.

  1. Rendez-vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=gear.png en haut à droite de votre agenda
  3. Cliquez sur Name=calendar-star.png Gestion des rendez-vous à gauche puis sur Préparation des rendez-vous
  4. Cliquez sur Ajouter un document à demander
  5. Dans la première étape, Type de document, sélectionnez Name=Square-check.png Carte de mutuelle recto verso
  6. Cliquez sur Suivant
  7. Dans la seconde étape, Catégories, commencez par sélectionner le Type de patients, c’est-à-dire les patients qui recevront la demande d’ajout de la carte de mutuelle :
    • Tous les patients ;
      • Vos patients, qu’ils soient nouveaux ou déjà suivis, devront transmettre leur carte de mutuelle recto verso après avoir pris rendez-vous en ligne.
    • Patients déjà suivis ;
      • Seuls vos patients déjà suivis devront transmettre leur carte de mutuelle recto verso après avoir pris rendez-vous.
    • Nouveaux patients.
      • Seuls vos nouveaux patients devront transmettre leur carte de mutuelle recto verso après avoir pris rendez-vous en ligne.
  8. Sélectionnez Name=Square-check.png la ou les Spécialités de votre choix dans le menu déroulant correspondant
  9. Sélectionnez, si vous en avez créé, Name=Square-check.png la ou les Catégories de motifs de consultation dans le menu déroulant correspondant
  10. Sélectionnez Name=Square-check.png le ou les Motifs de consultation de votre choix dans le menu déroulant correspondant
  11. Sélectionnez Name=Square-check.png le ou les Agendas de votre choix dans le menu déroulant correspondant
  12. Cliquez sur Enregistrer

✅ La demande d’ajout de la carte de mutuelle recto verso est effectuée, vos patients pourront la télécharger après avoir confirmé leur rendez-vous, lors de la Préparation de leur rendez-vous et le document sera directement disponible dans le dossier de vos patients. Pour davantage d’informations sur la démarche à suivre côté patients, consultez cet article.

Envoyer un message à mon patient lorsque la carte de tiers payant n'est pas valide

Pour davantage d’informations quant à l’envoi d’un message à votre patient par le biais de la messagerie patients, nous vous invitons à consulter cet article.

  1. Rendez-vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=message.png Messagerie patients dans le menu de gauche
  3. Cliquez sur Name=plus.png Nouveau message
  4. À l’ouverture de volet de droite, commencez par saisir le nom du patient à qui vous souhaitez envoyer le message dans la barre de recherche Name=magnifying-glass.png à et sélectionnez-le
  5. Dans le menu déroulant Name=user.png De, sélectionnez l’Établissement de santé ou le Soignant expéditeur du message
  6. Sélectionnez le modèle de votre choix ou tapez votre message directement dans le bloc de texte prévu à cet effet
    • Pour avoir accès à davantage de modèles, cliquez sur Name=file-lines.png Tous les modèles ;
    • Si vous saisissez votre message manuellement, cliquez sur Enregistrer comme modèle afin de gagner du temps les prochaines fois que vous enverrez un message
  7. Cliquez sur Name=angle-right.jpg si vous souhaitez Permettre au patient de répondre
  8. Cliquez sur Envoyer un message
    • Si vous souhaitez envoyer le message ultérieurement, cliquez sur Enregistrer le brouillon

✅ Le message est envoyé, le patient reçoit une notification par e-mail et peut visualiser ce dernier depuis son compte patient Doctolib.

Quel message type puis-je envoyer à mon patient pour lui demander sa carte de tiers payant ?

Voici un exemple de message type que vous pouvez envoyer à votre patient afin de lui demander sa complémentaire santé en amont de son rendez-vous :

Bonjour,

Afin de préparer au mieux votre prochain rendez-vous, nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre une copie de votre complémentaire santé. Ces informations nous permettront de compléter votre dossier et de faciliter la prise en charge de vos frais de santé.

Cordialement,

Docteur XXX.

Importer la carte de tiers payant dans mon dossier local synchronisé puis dans le dossier de mon patient

Pour en savoir davantage sur le paramétrage de votre dossier local synchronisé Doctolib documents, nous vous invitons à consulter cet article.

Dans ce cas de figure, partons du principe que vous êtes en consultation avec votre patient et que ce dernier vous fournit sa carte de tiers payant en mains propres. Dans un premier temps, veillez à scanner le document et à l’importer dans votre dossier local synchronisé Doctolib documents sur votre ordinateur. Ensuite :

  1. Rendez-vous en vue agenda 
  2. Cliquez sur Name=file-arrow-up.png Import de documents situé dans le menu de gauche
  3. Cliquez sur la carte de tiers payant automatiquement ajoutée aux documents en attente d'être classés
  4. Au niveau du champ Patient concerné, tapez le nom du patient à qui appartient la carte de tiers payant
  5. Dans le menu déroulant du champ Traitement, sélectionnez, si votre patient en a plusieurs en cours, le traitement de votre choix 
  6. Dans le menu déroulant du champ Catégorie du document, sélectionnez Carte de Tiers payant
  7. Le champ Date de document est automatiquement rempli avec le début de la période de validité de la carte de tiers payant
  8. Si nécessaire, saisissez un Commentaire dans le champ dédié
  9. Cliquez sur Classer le document 

✅ Le document est classé dans le dossier de votre patient, vous pouvez le retrouver au sein de la section Documents ainsi que dans le Plan de traitement sélectionné.

Étape 2 - Ajouter la complémentaire santé de mon patient en un clic

Une fois que votre patient vous a envoyé sa carte de tiers payant, nous vous invitons à l'ajouter à ses informations administratives afin de pouvoir facturer le TP AMC à l'issue de la consultation. Pour information, vous visualisez que la carte de tiers payant a été envoyée grâce à l'icône document Name=file-arrow-down.png situé sur le rendez-vous à venir de votre patient, en vue agenda. 

Ajouter la carte de tiers payant de mon patient manuellement

Dans un premier temps, assurez-vous d'avoir branché votre Doctolib Lecteur à votre ordinateur et d'y avoir inséré la carte Vitale de votre patient afin de lire ses informations AMO. Le cas contraire, vous ne pourrez pas ajouter sa carte de tiers payant à ses informations administratives.

  1. Ouvrez le dossier de votre patient
  2. Cliquez sur Documents à gauche 
  3. Sur la ligne du document Carte de mutuelle envoyé par votre patient, cliquez sur Name=clipboard-check.png Ajouter la complémentaire, situé au bout de la ligne
  4. À l'ouverture de la fenêtre, le Numéro d’AMC, la Période de validité, le Type de convention / CSR ainsi que le Numéro adhérent sont automatiquement remplis
    • S’ils ne sont pas ajoutés automatiquement, consultez cet article ;
    • Si nécessaire, modifiez la période de validité.
  5. Cliquez sur Enregistrer

✅ Vous avez ajouté la carte de tiers payant de votre patient manuellement, vous pouvez facturer le TP AMC.

J'ai un lecteur de QR code, que faire ?

Si vous avez un lecteur de QR code et que vous souhaitez scanner le datamatrix figurant sur la carte de tiers payant du patient, consultez cet article.

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