Création et paramétrage de A à Z de mon Agenda / Organisation (en 60 mn)

Accès nécessaire : Admin (vérifier mes droits).

Type d'organisation : Un praticien avec un seul lieu de consultation. 

Pré-requis : Réception d'un email de la part de Doctolib avec les identifiants pour accéder à votre organisation.

Par défaut, Doctolib a prédéfini certains éléments de votre organisation :

  • Votre spécialité principale ;
  • Vos motifs de consultation ;
  • Votre lieu de consultation. 

L'installation se fait en 6 points : 

  1. Accéder à Doctolib
  2. Comprendre l'écran principal
  3. Configurer les paramètres
  4. Régler les plages d'ouvertures
  5. Gérer le profil
  6. Régler la prise de RDV sur Internet

 

 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

1. Accéder à Doctolib pour la première fois avec l'adresse que vous nous aviez indiqué, ou l'adresse temporaire que l'on vous a transmis ;

2. Arriver sur l’écran principal de Doctolib :

Vous pouvez apercevoir les différentes fonctionnalités de votre agenda :

  • Rubrique d'Aide (1) pour nous contacter, 
  • Nom / Prénom qui vous permet d'accéder aux menus Paramètres, Mon compte... (2),
  • Barre de recherche patient (3),
  • Rubrique Messages (4),
  • Paramètres d'affichage (5),
  • Configuration des plages d'ouvertures de votre agenda (6),
  • Différentes Vues (7),
  • Bouton de recherche de Prochains RDV (8),
  • Liste de vos Motifs de consultation (9).

 

3. Configurer les Paramètres :

Pour y accéder, cliquez sur votre Nom/ Prénom en haut à droite de votre agenda, puis sur Paramètres.

[1] Personnalisez votre lieu de consultation en ajoutant l'interphone, le digicode, l’étage et toutes les informations nécessaires aux patients pour retrouver le cabinet ;

[2] Ajoutez des utilisateurs ayant accès à votre agenda. Pour des questions de sécurité, il est très important de donner un accès personnel à toutes les personnes devant avoir une visibilité sur votre agenda (illimité et gratuit). Cela permet de suivre les actions faites par chacun, il peut s'agir de votre secrétaire, d'un remplaçant... de plus, vous devez définir les bons droits d'accès ;

[3] Administrez vos motifs de consultation. Par défaut, Doctolib vous propose les motifs les plus pertinents pour votre spécialité. Ces motifs vous permettent d'être visible sur Doctolib.fr, en effet lorsque le patient effectue une recherche par spécialité et lieu, celui-ci peut affiner sa demande par Motif de consultation. Cliquez sur Mode avancé afin d'accéder à la totalité des options.

Vous pouvez personnaliser la Durée moyenne du motif (1), le Délai minimum (2) et maximum (3) pour la prise de rendez-vous internet, si le motif est Réservable en ligne (4), cochez Désactiver les rappels (5) si vous ne souhaitez pas que les patients reçoivent les rappels.

Enfin vous pouvez Supprimer les motifs (6), ou en ajouter en cliquant sur Ajouter un motif (7). Pensez toujours à cliquer sur Valider (8) pour enregistrer vos modifications. 

[4] Ajoutez des champs durant la prise de rendez-vous. Il est possible de personnaliser les champs demandés sur la pop-up de rendez-vous sur le logiciel professionnel ou sur Doctolib.fr ;

[5] Communiquez avec vos patients Doctolib. Par exemple, il est possible d'informer vos patients que pour le motif XXX, ils doivent venir avec leur carnet de santé, ou pour un motif YYY les patients de plus de 45 ans doivent consulter un spécialiste avant de prendre un rendez-vous avec vous... 

[6] Paramétrez l'envoi des SMS et/ou email.  

[7] Ajoutez une base de données existante.

Félicitations, vous venez de paramétrer votre agenda ! Vous pouvez retrouvez plus d'informations au sein de cette section. 

 

4. Configurer les plages d'ouverture, depuis Agenda :

5. Renseigner le "Profil Doctolib" en complétant la fiche profil

6. Définir les règles de prise de rendez-vous en ligne et surtout activer la prise de rendez-vous en ligne !

Pour plus de confort, nous vous invitons à ajouter les raccourcis nécessaires sur vos différents supports (PC, Mac, tablette, Smartphone ...). Et pour gérer votre quotidien (prise de rendez-vous, créer des absence..), vous devez vous rendre ici

 

Tout est bon, bienvenue dans l'aventure Doctolib !