Gérer les fiches patient

Accès nécessaire : Au moins Gestion RDV limitée aux ouvertures (vérifier mes droits

 

Sommaire : 

    

Cas 1 : Créer une nouvelle fiche depuis la rubrique Patients

1. Cliquez sur votre photo de profil (ou sur le cercle reprenant les initiales de votre compte utilisateur, si aucune photo n'est configurée) en haut à droite de l'agenda (1), puis sur Patients (2).

acc_der_aux_patients.png

 

2.  Cliquez sur Ajouter un nouveau patient.

base_patient.png

 

3. Si vous possédez plusieurs bases patient, sélectionnez celle concernée (1). Renseignez les coordonnées du patient (2), intervertissez si nécessaire le nom/prénom (3) puis cliquez sur Créer la fiche patient (4).

compl_ter_les_coordonn_es.png

 

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Cas 2 : Créer un nouvelle fiche depuis la recherche patient de l'agenda

1. Tapez le nom dans la barre de recherche, puis cliquez sur Ajouter un nouveau patient.

ajouter_un_nouveau_patient_depuis_la_barre_de_recherche.png

 

2. La fenêtre de création s'ouvre avec le nom tapé dans la barre de recherche, si vous possédez plusieurs bases patient, sélectionnez celle concernée (1). Vous pouvez intervertir le nom/ prénom (2), renseignez les coordonnées du patient (3), puis cliquez sur Créer la fiche patient (4).

compl_ter_les_coordonn_es.png

 

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Cas 3 : Modifier une fiche patient existante

Vous avez la possibilité de modifier les informations des patients ayant pris un rendez-vous sur un agenda auquel vous avez accès.

1. Tapez le nom de votre patient dans la barre de recherche (1), puis sélectionnez la fiche patient souhaitée dans la liste des résultats de recherche (2).

rechercher_un_patient.png

 

2. Depuis la fiche patient, cliquez sur l'onglet Coordonnées (1).

La base patient à laquelle est rattaché le patient est indiquée (2) dans le cas où vous en avez plusieurs.

Modifiez le nom, le prénom, la date de naissance (3)...

Attention, dans le cas d'une fiche patient internet, le numéro de téléphone portable ainsi que l'adresse email (4) ne sont pas modifiables pour des raisons juridiques (CNIL, Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).

Une fois les modifications apportées, cliquez sur Enregistrer la fiche patient (5).

modifier_une_fiche_patient.png

 

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Cas 4 : Consulter la liste des rendez-vous passés et à venir d'un patient

1. Tapez le nom de votre patient dans la barre de recherche (1), puis sélectionnez la fiche patient souhaitée dans la liste des résultats de recherche (2).

Bon à savoir : le nombre de rendez-vous à venir ainsi que le nombre de rendez-vous total s'affichent à droite des résultats de recherche (3) pour chaque fiche patient.

rdv___venir_depuis_la_barre_de_recherche.png    

2. Par défaut, la fiche patient s'ouvre déjà sur l'onglet Historique (1) pour voir tous les rendez-vous du patient sur l'ensemble des agendas auxquels vous avez accès.

Un récapitulatif des rendez-vous honorés (2) et non honorés (3) s'affiche en début de fiche.

Pour chaque rendez-vous, la date, le motif de consultation ainsi que l'agenda concerné sont indiqués (4). Cliquez sur Voir le RDV (5) afin d'ouvrir directement la fenêtre du rendez-vous concerné. Attention, si vous n'avez pas accès à l'agenda sur lequel un rendez-vous est pris, vous ne pourrez pas accéder à la fenêtre de rendez-vous.

historique_des_rendez-vous.png

 

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Cas 5 : Imprimer les coordonnées du patient

1. Tapez le nom de votre patient dans la barre de recherche (1), puis sélectionnez la fiche patient souhaitée dans la liste des résultats de recherche (2).

rechercher_un_patient.png

 

2. Cliquez sur l'onglet Coordonnées à gauche, puis sur Imprimer les rendez-vous (2) à droite.

imprimer_les_rendez-vous.png

                      

3. Lancez l'impression depuis le module d'impression de votre navigateur internet ou de votre ordinateur.

 

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Cas 6 : Imprimer les prochains rendez-vous du patient

1. Cliquez sur le rendez-vous du patient.

d_placer_rdv.png

 

2. Cliquez sur Imprimer le RDV à droite.

imprimer_le_RDV.png

 

3. Choisissez RDVs à venir (1), les Informations à afficher (2) et le Format (3). Cliquez ensuite sur Imprimer (4). A droite se trouve l'aperçu de vos choix.

2019-02-14_16_37_08.png

 

4. L'impression peut aussi se faire au format Lettre :

 

2019-02-14_16_47_09-Liste_des_rendez-vous___venir.png

 

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Cas 7 : Activer/désactiver les envois de notifications pour un patient

Vous avez la possibilité de désactiver les envois de notifications pour un patient lors de la prise de rendez-vous au secrétariat. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.

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Cas 8 : Supprimer une fiche patient

1. Tapez le nom de votre patient dans la barre de recherche (1), puis sélectionnez la fiche patient souhaitée dans la liste des résultats de recherche (2).

rechercher_un_patient.png

 

2. Attention : Il n'est pas possible de supprimer une fiche patient qui a au moins un rendez-vous. Assurez-vous donc de ne plus avoir aucun rendez-vous pour ce patient (1) en ayant supprimé chacun d'entre eux.

Il est déconseillé de supprimer une fiche patient (perte des historiques de rendez-vous, des coordonnées...).

Il vous est plutôt conseillé de fusionner la fiche s'il s'agit d'un doublon, de la modifier s'il s'agit d'une erreur.

Si toutefois vous souhaitez supprimer la fiche, cliquez sur Supprimer le patient (2).

supprimer_le_patient.png

 

Bon à savoir : 

1. Il est possible de retrouver un patient depuis la barre de recherche, en tapant sa date de naissance et son nom.

2. Lors d'une recherche de patient par numéro de téléphone, les résultats apparaissent à partir de 6 chiffres : 06 XX XX

3. Par défaut, lorsque vous placez votre curseur dans le champ de recherche (1), les 5 dernières fiches patient consultées apparaissent dans la rubrique Récents (2), elles disparaissent dès que vous commencez à effectuer une recherche.

rechercher_un_patient.png

 

4. Lors d'une recherche, la date de naissance, le numéro de téléphone ainsi que la base patient à laquelle est rattachée la fiche s'affichent à gauche, en dessous du nom du patient (1). A droite s'affichent le nombre de rendez-vous à venir ainsi que le nombre total de rendez-vous associés à cette fiche patient (2).

informations_patient.png

 

5. Lorsqu'un proche prend rendez-vous en ligne pour un patient, il a la possibilité d'indiquer l'adresse mail et le numéro de téléphone portable du patient. Ils recevront alors tous les deux l'email de confirmation. En revanche, seul le patient recevra le SMS de rappel.

Si le patient n'a pas de mail ou de téléphone, il est possible de ne rien renseigner. Les coordonnées affichées seront alors celles du propriétaire du compte et c'est lui qui recevra les emails et le SMS de rappel. Dans ce cas, une indication mentionnera quelles sont les coordonnées n'appartenant pas au patient :

  • Depuis la fiche patient :

fiche_d_un_patient_proche.png

 

  • Depuis la fenêtre de rendez-vous :

fiche_d_un_rdv_pris_par_un_proche.png

 

6. Vous pouvez sélectionnez rapidement un patient pour prendre un rdv : 

  • Cliquez sur l'icône agenda à droite du nom du patient

    prendre_rapidement_un_RDV_depuis_la_barre_de_recherche.png

 

  • Vous accédez immédiatement à l'historique du Dernier RDV et du Prochain RDV de ce patient. Vous avez aussi la possibilité de prendre un RDV pour ce patient, ce qui remplira déjà les informations patient dans ce RDV.

prendre_rapidement_un_RDV_depuis_la_barre_de_recherche_2.png

 

7. Il n'est pas possible de saisir des caractères numériques dans les champs nom et prénom dans la fiche de rendez-vous ou dans la fiche patient.

8. Sur Doctolib, certains champs sont de type libre et vous permettent de renseigner librement des informations sur vos patients.

L’utilisation de ces champs est encadrée par la loi et certaines règles doivent être respectées.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter cet article.

 

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