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Créer une plage d'ouverture

Accès nécessaire : Au moins un accès en Gestion des RDV, des absences et des ouvertures (vérifier mes droits)

 

Sommaire :

 

Cliquez sur l'un des boutons ci-dessous pour suivre un tutoriel interactif directement dans votre agenda.

 

 

Cas 1 : Créer une plage d'ouverture exceptionnelle sur un créneau vide. 

1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vérifiez l'agenda coché (1) car c'est sur celui-ci que se feront les modifications. Cliquez ensuite sur l'icône Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda (2).

plages_1.png

 

2. Créez votre plage.

  • Cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png (1) et choisissez Créer une plage d'ouverture (2).

2018-11-12_10_51_35-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

  • Cliquez sur l'horaire de début de la plage à créer et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin puis relâchez.

plage_2.png

 

3. Vérifiez l'Agenda concerné (1), la date et l'horaire de la plage (2) et cochez Non (3) pour rendre la plage exceptionnelle. Cliquez ensuite sur suivant (4).

2019-01-07_15_02_10-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

4. Sélectionnez les motifs (1) puis Suivant (2).

2019-01-07_15_02_20-Doctolib_pour_les_praticiens2.png

 

5. Cette dernière étape, permet d'ajouter un Titre (1), une couleur (2) et de vérifier l'agenda (3) choisi. Pour enregistrer vos choix, cliquez sur Valider (5).

Vous pouvez à tout moment revenir à l'étape précédente en cliquant sur Retour (6), modifier les motifs sélectionnés en cliquant sur Editer (4) ou annuler cette création en fermant la page (7).

2019-01-07_15_02_41-Doctolib_pour_les_praticiens2.png

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Cas 2 : Créer une plage d'ouverture récurrente sans limiter le nombre de rendez-vous

1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vérifiez l'agenda coché (1) car c'est sur celui-ci que se feront les modifications. Cliquez ensuite sur l'icône Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda (2).

plages_1.png

 

2. Créez la plage d'ouverture

  • Cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png (1) et choisissez Créer une plage d'ouverture (2).

2018-11-12_10_51_35-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

  • Cliquez sur l'horaire de début de la plage à créer et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin puis relâchez.

plage_2.png

 

3. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vous pouvez vérifier l'agenda sélectionné (1) et l'horaire (2). Cochez Oui (3) pour activer la récurrence, choisissez la répétition ou personnalisez-la (4) puis cliquez sur Suivant (5).

2019-01-07_14_22_55-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

4. La sélection de Personnaliser à l'étape précédente permet de choisir la fréquence (1), les jours de répétitions (2) et choisir une date de fin pour cette récurrence (3). Cliquez sur Suivant (4) pour valider votre choix.

2019-01-07_14_23_24-Doctolib_pour_les_praticiens2.png

 

5. Sélectionnez les motifs de consultation (1) puis cliquez sur Suivant (2).

2019-01-04_16_29_28-Doctolib_pour_les_praticiens2.png

 

6. Cette dernière étape, permet d'ajouter un Titre (1), une couleur (2) et de vérifier l'agenda choisi (3). Pour enregistrer vos choix, cliquez sur Valider (4).

Vous pouvez à tout moment modifier les motifs en cliquant sur Editer (5), revenir en arrière en cliquant sur Retour (6) ou annuler cette création en fermant la page (7).

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Cas 3 : Créer une plage d'ouverture récurrente en limitant le nombre de rendez-vous 

La limitation des motifs permet de choisir le nombre de rendez-vous possible pour un motif. Le nombre maximum est calculé en fonction de la durée des motifs et de celle de la plage.

Voici la démarche à suivre :

1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vérifiez l'agenda coché (1) car c'est sur celui-ci que se feront les modifications. Cliquez ensuite sur l'icône Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda (2).

plages_1.png

 

2. Créez la plage d'ouverture

  • Cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png (1) et choisissez Créer une plage d'ouverture (2).

2018-11-12_10_51_35-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

  • Cliquez sur l'horaire de début de la plage à créer et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin puis relâchez.

plage_2.png

 

3. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vous pouvez vérifier l'agenda sélectionné (1) et l'horaire (2). Cochez Oui (3) pour activer la récurrence, choisissez la répétition ou personnalisez-la (4) puis cliquez sur Suivant (5).

2019-01-07_14_22_55-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

4. La sélection de Personnaliser à l'étape précédente permet de choisir la fréquence (1), les jours de répétitions (2) et choisir une date de fin pour cette récurrence (3). Cliquez sur Suivant (4) pour valider votre choix.

2019-01-07_14_23_24-Doctolib_pour_les_praticiens2.png

 

5. Sélectionnez les motifs de consultation (1), cochez Oui à la question Souhaitez-vous limiter le nombre de rendez-vous pour certains motifs? (2) puis cliquez sur Suivant (3).

2019-01-07_16_19_58-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

6. Sélectionnez le nombre voulu de rendez-vous pour chaque motif (1) puis cliquez sur Suivant (2). Cliquez sur Afficher plus d'options (3) pour avoir plus de choix de limitation.

Dans notre exemple, nous avons des motifs de 15 et 30 minutes. Je veux autant que possible de consultations pour tous les motifs soit 16 rendez-vous sauf pour les nouveaux patients et les urgences. Pour les premières consultations, je ne veux qu'un rendez-vous et pour les urgences deux.

2019-02-20_11_14_07-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

7. En cliquant sur Afficher plus d'options à l'étape précédente, vous pouvez choisir un délai avant application (1), sélectionner le remplissage de la plage (2) et choisir en fonction de ces critères le nombre de rendez-vous dédié à chaque motif (3), cliquez sur Suivant (4) pour continuer le paramétrage de la plage ou sur Afficher moins d'options (5) pour revenir à l'étape précédente.

2019-01-07_18_09_51-Doctolib_pour_les_praticiens3.png

 

La limitation des motifs détermine la période durant laquelle la configuration est valable. Vous pouvez ainsi comme dans l'exemple ci-dessus échelonner dans le temps le nombre de rendez-vous proposé : dans notre cas, 60 jours et 30 jours. 

Le remplissage de la plage propose de sélectionner pour l'horaire donné le nombre de rdv possible, calculé automatiquement à partir du nombre de créneaux disponibles en fonction de la durée de la plage et des motifs. Dans notre exemple, les rdv durent 15 et 30 minutes pour une plage de 9h à 13h (soit 16 rdv de 15 min et 8 de 30 min)

Le motif Consultation de médecine générale a un taux de remplissage de 50% (ligne 2) à 60 jours, cela signifie que l'on peut mettre 8 rdv de 15 min à 60 jours puis 16 à 30 jours car 100%.

Le motif Première consultation de médecine générale n'est pas proposé 60 jours avant mais un mois avant (30 jours), il sera alors possible de prendre 2 RDV avec ce motif.

Le taux de remplissage permet donc de choisir le nombre de rdv voulu pour un créneau donné.

8. Vous pouvez ajoutez un Titre (1), une couleur (2), vérifier l'agenda (3) et si besoin modifier les motifs en cliquant sur Editer (5). Pour créer votre plage d'ouverture, cliquez sur Valider (4).

Vous pouvez à tout moment revenir en arrière en cliquant sur Retour (6) ou annuler cette création en fermant la page (7).

2019-01-07_18_26_28-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

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Cas 4 : Créer une plage pour des consultations en groupe

Vous pouvez paramétrer des plages de consultations en groupe, pour ce faire il vous faut créer préalablement un motif de consultation de groupe .
La durée de votre plage doit être égale à la durée de votre motif. Si votre motif dure 30 minutes, il vous faudra donc créer une plage de 30 minutes.
 
1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vérifiez l'agenda coché (1) car c'est sur celui-ci que se feront les modifications. Cliquez ensuite sur l'icône Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda (2).

plages_1.png

 

2. Créez la plage d'ouverture

  • Cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png (1) et choisissez Créer une plage d'ouverture (2).

2018-11-12_10_51_35-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

  • Cliquez sur l'horaire de début de la plage à créer et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin puis relâchez.

plage_2.png

 

3. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vous pouvez vérifier l'agenda sélectionné et l'horaire (1). Cochez Oui pour activer la récurrence et choisissez la répétition (2). Si vous souhaitez accueillir vos patients par groupe, cochez Oui (3) puis valider votre choix en sélectionnant Suivant (4).

Si vous choisissez de ne pas accueillir vos patients par groupe à cette étape, vous continuerez vers le paramétrage normal d'une plage comme indiqué dans les Cas 1 et 2.

Attention, si vous mettez une plage plus longue que la durée de votre motif, les rendez-vous ne seront pas tous en même temps.

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4. Indiquez le nombre de patients maximum que vous souhaitez accueillir puis cliquez sur Suivant (2).

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5. Vous pouvez ajoutez un Titre (1), une couleur (2) et si besoin modifier le nombre de participant en cliquant sur Editer (3). Pour créer votre plage d'ouverture, cliquez sur Valider (4).

Vous pouvez à tout moment revenir en arrière en cliquant sur Retour (5) ou annuler cette création en fermant la page (6).

2019-02-28_10_45_43-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

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Cas 5 : Créer une plage d'ouverture sur un agenda praticien lié à une ressource

Lorsqu'un nouvel équipement ou une nouvelle salle de consultation partagée est partagé entre plusieurs praticiens, lors de la création de votre plage, il vous faudra choisir le praticien 

1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, vérifiez l'agenda coché (1) car c'est sur celui-ci que se feront les modifications. Cliquez ensuite sur l'icône Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda (2).

plage_rec_1.png

 

2. Créer la plage d'ouverture

  • Cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png  (1) et choisissez Créer une plage d'ouverture (2).

2018-11-12_10_51_35-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

  • Cliquez sur l'horaire de début de la plage à créer et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin puis relâchez.

plage_2.png

 

3. Cochez Oui à la question Souhaitez-vous utiliser une ressource pour cette plage? puis sélectionnez la ressource voulue (1). Choisissez si vous souhaitez ou non répéter la plage (2) puis Valider (3).

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4. Sélectionnez les motifs réalisés sur ce créneau (1) puis cliquez sur Suivant (2).

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5. Vous pouvez ajoutez un Titre (1) et une couleur (2), vérifier votre praticien (3) et la ressource choisie (4). Pour créer votre plage d'ouverture, cliquez sur Valider (5). Vous pouvez modifier les motifs en cliquant sur Editer (6).

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Bon à savoir

 

  • Les motifs de consultation par groupe fonctionnent également avec des ressources.
  • Attention aux rendez-vous en surbooking

Si vous faites se chevaucher 2 plages d'ouverture, vous pouvez alors mettre deux rendez-vous au même créneau horaire. Si au moins une de ces plages contient des motifs disponibles en ligne (symbole @ à droite du nom du motif), alors vos patients pourront également prendre un rendez-vous en surbooking depuis doctolib.fr.

Pour éviter d'avoir des rendez-vous en surbooking par inadvertance, un message d'avertissement vous prévient si vous posez deux plages d'ouverture dans la même semaine ou dans l'avenir.

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