Ajouter et paramétrer les motifs de consultation

Le contenu de cet article s’applique en partie à la version gratuite et en totalité aux versions payantes.

Si vous souhaitez ajouter et personnaliser des motifs de consultation, veuillez suivre la démarche explicitée ci-dessous. Attention, si votre agenda Doctolib est connecté à un logiciel métier ou un DPI hospitalier par exemple, nous vous invitons à vérifier en amont, dans cette rubrique, si des actions sont nécessaires. 

À retenir

  • Grâce aux motifs de consultation, vous pouvez programmer votre activité et proposer des rendez-vous en ligne à vos patients ;
  • Si besoin, vous pouvez facilement les modifier ou les supprimer ;
  • Pour fonctionner, les motifs de consultation doivent être liés à des plages d’ouverture. Pour en savoir plus quant au paramétrage des plages d’ouverture, nous vous invitons à consulter cet article.

Ajouter un motif de consultation 

Les motifs de consultation réservables en ligne peuvent être réservés, déplacés ou annulés par les patients. À l'inverse, les patients ne pourront pas prendre, déplacer ou réserver un motif de consultation non réservable en ligne.

  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de votre agenda
  3. Cliquez sur Name=gear.png Paramètres puis sur Name=stethoscope.png Motifs de consultation (niveau d'accès requis : administrateur)
  4. Assurez-vous que Tous les agendas sont sélectionnés dans le menu déroulant situé à droite
  5. Cliquez sur Créer un nouveau motif
  6. À l'ouverture du panel de droite, dans la section Nom, renseignez le nom du motif de consultation que vous souhaitez paramétrer puis cliquez sur Suivant. 
    • Veillez à utiliser les motifs proposés par Doctolib pour que les patients puissent les utiliser en mots-clés.
  7. Dans la section Paramètres, remplissez les champs suivants :
    • Name=calendar-check.png Agendas. Cliquez sur Rechercher des agendas pour Name=Square-check.png cocher ou décocher un agenda. Sinon, cliquez sur Name=chevron-down.png à droite des agendas
    • Name=calendar-star.png Réservation en ligne. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option de votre choix selon si vous souhaitez que le motif de consultation soit réservable par des Patients, Praticiens (par adressage) ou en Usage interne seulement. En activant cette option, les patients pourront prendre, annuler et déplacer un rendez-vous. Dans le cas contraire, ils devront appeler le secrétariat.
    • Name=clock.png Durée. Dans le menu déroulant, sélectionnez la durée souhaitée du rendez-vous pour ce motif de consultation. Nous vous recommandons de paramétrer des durées de consultation comprises dans les multiples de 2 ou 5 (10-12-15-20-24 minutes).
    • Name=hourglass.png Délais de prise de rendez-vous. Personnalisez le délai minimum et le délai maximum de chaque motif (intervalle entre lequel le patient pourra prendre rendez-vous). Pour plus d’informations, veuillez consulter cet article.
    • Name=tag.png Catégories.  Si vous avez plusieurs catégories de motifs, sélectionnez celle souhaitée.
    • Name=bell.png Notifications.  Cochez Name=Square-check.png Oui ou Non selon si vous souhaitez que les patients reçoivent des notifications pour ce motif de consultation.
    • 20e6dc23-5511-4d1e-b634-63c2fa820b8e Délais d'annulation. Dans le menu déroulant correspondant, sélectionnez le délai d'annulation selon lequel vos patients ne pourront plus annuler le rendez-vous en ligne pour ce motif de consultation.
      • Nous vous conseillons de sélectionner une des valeurs marquées d'une pastille verte "recommandé"
      • Pour davantage d'informations sur les délais d'annulation, nous vous invitons à consulter cet article.
  8. Cliquez sur Suivant 
  9. La section Ouvertures vous indique les ouvertures sur lesquelles ce motif de consultation sera ajouté ou vous permettra de l'ajouter aux plages d'ouverture souhaitées 
    • Pour vérifier vos plages d'ouverture, cliquez sur Créer et modifier les ouvertures
      • Sinon, cliquez sur Créer
  10. Si nécessaire, choisissez la couleur parmi les 40 proposées en cliquant sur le cercle de couleur situé à gauche de la colonne Motif de consultation 
    • Vous pouvez également créer la couleur de votre choix en cliquant sur le cercle de couleur puis sur Choisir à partir du sélecteur de couleur
  11. Si vous souhaitez ajouter des étapes à ce motif de consultation, cliquez sur Name=ellipsis-vertical.png à droite du motif de consultation correspondant 
    • Pour en savoir plus sur les motifs de consultation à étapes, veuillez consulter cet article
  12. Cliquez sur Enregistrer 

Le motif de consultation est créé et ajouté à vos plages d'ouverture, vos patients pourront réserver un créneau en ligne pour ce motif.

Bon à savoir

La durée du motif, l'activation en ligne, les délais peuvent être affinés agenda par agenda. Il faut sélectionner le bon agenda, faire le changement et cliquer sur Valider.

Personnaliser les motifs de consultation

Organiser vos motifs avec des catégories de motifs

Les catégories de motifs sont principalement utiles pour la prise de rendez-vous en ligne : elles vous permettent de structurer le parcours de vos patients sur votre profil ou celui de votre établissement de santé. Le patient choisira la catégorie de motif avant de choisir le motif de consultation.

  1. Cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de votre agenda, puis cliquez sur Name=gear.png Paramètres
  2. Sélectionnez la rubrique Name=stethoscope.png Motifs de consultation (niveau d'accès requis : administrateur) située dans le menu de gauche Paramètres
  3. Sélectionnez la section Catégories de la rubrique Name=stethoscope.png Motifs de consultation située dans le menu de gauche Paramètres
  4. Cliquez sur Name=plus.png Ajouter une nouvelle catégorie
  5. Tapez le nom des catégories que vous souhaitez créer 
    • Les catégories seront les mêmes pour tous les praticiens de la spécialité
      • Exemple : Consultations enfant, consultations adultes, consultations libérales, consultations publiques, etc.
  6. Ordonnez Name=arrows-up-down.png vos catégories dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'elles apparaissent sur le site patient 
  7. Cliquez sur Valider
  8. Rangez chaque motif dans sa catégorie
  9. Cliquez sur Enregistrez

Vous pouvez vérifier votre paramétrage en allant directement sur votre profil sur doctolib.fr (délais de 15/20 minutes) ou sélectionner les catégories une par une pour vérifier les motifs qui s'y trouvent.

Désactiver les SMS et e-mails de rappel

Nous vous invitons à utiliser cette option si vous souhaitez désactiver 100% des notifications pour un motif de consultation (exemple : visite à domicile, urgence, IVG, etc). En activant cette option les patients ne recevront jamais d'email, de SMS et ne visualiseront pas le rendez-vous dans leur compte patient pour ce motifs de consultation (davantage d'informations ici).

  1. Cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de votre agenda, puis cliquez sur Name=gear.png Paramètres
  2.  Sélectionnez la rubrique Name=stethoscope.png Motifs de consultation (niveau d'accès requis : administrateur)
  3. Sur la ligne du motif de consultation pour lequel vous souhaitez désactiver les notifications, cliquez sur Name=pen-to-square.png dans la colonne Paramètres, puis Name=bell.png Notifications
  4. Cochez Name=Square-check.png Non pour que les patients ne reçoivent plus de notifications
  5. Cliquez sur Enregistrer

Les patients ne recevront plus de notifications pour ce motif de consultation. Si vous souhaitez désactiver les notifications uniquement sur un agenda de votre cabinet ou établissement de santé, ne suivez pas cette procédure et cliquez ici.

Dédier des créneaux aux praticiens
En utilisant cette option, la prise de rendez-vous en ligne ne sera possible que par les professionnels de santé, sur notre plateforme d'adressage. Les professionnels de santé peuvent également prendre rendez-vous sur les motifs qui sont ouverts pour les patients. 
  1. Cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de votre agenda, puis cliquez sur Name=gear.png Paramètres
  2. Sélectionnez la rubrique Name=stethoscope.png Motifs de consultation (niveau d'accès requis : administrateur)
  3. Sur la ligne du motif de consultation pour lequel vous souhaitez dédier des créneaux aux praticiens, cliquez sur Name=pen-to-square.png, puis Name=calendar-star.png Réservation en ligne
  4. Dans le menu déroulant, sélectionnez Praticiens (par adressage)
  5. Cliquez sur Enregistrer

Les rendez-vous pris pour un motif dédié au réseau d'adressage entre confrères ne peuvent pas être déplacés ou annulés directement par les patients.

Paramétrer des parcours de soins

Si vous pratiquez 2 ou plusieurs motifs ou actes à la suite sur une même journée, il est possible de créer un motif à étapes pour poser ces rendez-vous en un clic. Voici des exemples de cas ou le motif à étape peut être utilisé : ECG + consultation de cardiologie. 

Attention, si vous souhaitez prendre plusieurs fois le même type de rendez-vous sur une durée de plus de 24 heures, veillez à ne pas utiliser le motif à étapes, mais plutôt à prendre plusieurs rendez-vous dans l'agenda. 

  1. Rendez vous dans les motifs de consultation
  2. Suivez les étapes indiquées ici
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