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Si vous souhaitez ajouter et personnaliser des motifs de consultation, nous vous invitons à suivre la démarche explicitée ci-dessous.
À retenir
- Grâce aux motifs de consultation, vous pouvez programmer votre activité et proposer des rendez-vous en ligne à vos patients ;
- Si besoin, vous pouvez facilement les modifier ou les supprimer ;
- Pour fonctionner, les motifs de consultation doivent être liés à des plages d’ouverture. Pour en savoir plus quant au paramétrage des plages d’ouverture, nous vous invitons à consulter cet article.
Dans un premier temps, si votre agenda Doctolib est connecté à un logiciel métier ou un DPI hospitalier, nous vous invitons à vérifier, dans cette catégorie, si des actions sont nécessaires de votre part en amont dans votre logiciel métier pour créer un motif de consultation (par exemple, si vous utilisez le logiciel WeClever Dental, assurez-vous de rechercher dans la rubrique du même nom l'article dédié aux motifs de consultation).
Ajouter un motif de consultation
Les motifs de consultation réservables en ligne peuvent être réservés, déplacés ou annulés par les patients. À l'inverse, les patients ne pourront pas prendre, déplacer ou réserver un motif de consultation non réservable en ligne.
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Pour accéder aux paramètres, cliquez sur
situé en haut à gauche de votre photo ou de vos initiales (niveau d'accès requis : administrateur)
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Cliquez sur
Gestion des rendez-vous dans le menu de gauche, puis sur Motifs de consultation
- Assurez-vous que Tous les agendas sont sélectionnés dans le menu déroulant situé à droite
- Cliquez sur Créer un nouveau motif
- À l'ouverture du panel de droite, dans la section Nom, renseignez le nom du motif de consultation que vous souhaitez paramétrer puis cliquez sur Suivant.
- Veillez à utiliser les motifs proposés par Doctolib pour que les patients puissent les utiliser en mots-clés.
- Dans la section Paramètres, remplissez les champs suivants :
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Agendas. Cliquez sur Rechercher des agendas pour
cocher ou décocher un agenda. Sinon, cliquez sur
à droite des agendas
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Durée. Dans le menu déroulant, sélectionnez la durée souhaitée du rendez-vous pour ce motif de consultation. Nous vous recommandons de paramétrer des durées de consultation comprises dans les multiples de 2 ou 5 (10-12-15-20-24 minutes).
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Délais de prise de rendez-vous. Personnalisez le délai minimum et le délai maximum de chaque motif (intervalle entre lequel le patient pourra prendre rendez-vous). Pour plus d’informations, veuillez consulter cet article.
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Catégories. Si vous avez plusieurs catégories de motifs, sélectionnez celle souhaitée.
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Notifications. Cochez
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Délais d'annulation. Dans le menu déroulant correspondant, sélectionnez le délai d'annulation selon lequel vos patients ne pourront plus annuler le rendez-vous en ligne pour ce motif de consultation.
- Nous vous conseillons de sélectionner une des valeurs marquées d'une pastille verte "recommandé"
- Pour davantage d'informations sur les délais d'annulation, nous vous invitons à consulter cet article.
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- Cliquez sur Suivant
- La section Ouvertures vous indique les ouvertures sur lesquelles ce motif de consultation sera ajouté ou vous permettra de l'ajouter aux plages d'ouverture souhaitées
- Pour vérifier vos plages d'ouverture, cliquez sur Créer et modifier les ouvertures
- Sinon, cliquez sur Créer
- Pour vérifier vos plages d'ouverture, cliquez sur Créer et modifier les ouvertures
- Si nécessaire, choisissez la couleur parmi les 40 proposées en cliquant sur le cercle de couleur situé à gauche de la colonne Motif de consultation
- Vous pouvez également créer la couleur de votre choix en cliquant sur le cercle de couleur puis sur Choisir à partir du sélecteur de couleur
- Si vous souhaitez ajouter des étapes à ce motif de consultation, cliquez sur
à droite du motif de consultation correspondant
- Pour en savoir plus sur les motifs de consultation à étapes, veuillez consulter cet article.
- Cliquez sur Enregistrer
✅ Le motif de consultation est créé et ajouté à vos plages d'ouverture, vos patients pourront réserver un créneau en ligne pour ce motif.
Bon à savoir
La durée du motif, l'activation en ligne et les délais peuvent être affinés agenda par agenda. Il faut sélectionner le bon agenda, faire le changement et cliquer sur Valider.
Personnaliser les motifs de consultation
Les catégories de motifs sont principalement utiles pour la prise de rendez-vous en ligne : elles vous permettent de structurer le parcours de vos patients sur votre profil ou celui de votre établissement de santé. Le patient choisira la catégorie de motif avant de choisir le motif de consultation.
- Pour accéder aux paramètres, cliquez sur
- Cliquez sur
- Cliquez sur
Ajouter une nouvelle catégorie
- Tapez le nom des catégories que vous souhaitez créer
- Les catégories seront les mêmes pour tous les praticiens de la spécialité
- Exemple : Consultations enfant, consultations adultes, consultations libérales, consultations publiques, etc.
- Les catégories seront les mêmes pour tous les praticiens de la spécialité
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Ordonnez
vos catégories dans l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'elles apparaissent sur le site patient
- Cliquez sur Valider
- Rangez chaque motif dans sa catégorie
- Cliquez sur Enregistrez
✅ Vous pouvez vérifier votre paramétrage en allant directement sur votre profil sur doctolib.fr (délais de 15/20 minutes) ou sélectionner les catégories une par une pour vérifier les motifs qui s'y trouvent.
Lors de la suppression d'une catégorie de motifs, il est dans un premier temps nécessaire de retirer les motifs appartenant à cette catégorie. Pour cela :
- Rendez-vous en vue agenda
- Pour accéder aux paramètres, cliquez sur
situé à droite de votre photo ou vos initiales
- Cliquez sur
Gestion des rendez-vous dans le menu de gauche puis sur Motifs de consultation
- Commencez par sélectionner la spécialité de votre choix dans le menu déroulant correspondant
- Si vous en avez plusieurs, sélectionnez la catégorie que vous souhaitez supprimer dans le menu déroulant correspondant
- Assurez-vous que Tous les agendas sont sélectionnés dans le menu déroulant correspondant
- Sur la ligne de chaque motif appartenant à la catégorie, cliquez sur
Modifier
- À l'ouverture de la fenêtre de droite, dans le menu déroulant de la section Catégorie, sélectionnez Sans catégorie
- Vous pouvez également sélectionner une catégorie de motifs existante ;
- Lors du parcours de réservation en ligne, si certains motifs appartiennent à une catégorie et d'autres non, les patients devront, à l'étape Sélectionnez une catégorie, cliquer sur Autre afin de les visualiser
- Cliquez sur Enregistrer
- Réitérez l'action pour chaque motif de consultation appartenant à la catégorie que vous souhaitez supprimer
✅ Les motifs de consultation sont retirés de la catégorie de motifs, nous vous invitons, si vous le souhaitez, à les attribuer à une catégorie existante ou à créer une nouvelle catégorie de motifs.
- Cliquez sur Catégories de motifs de consultation situé dans le menu de gauche
- Sélectionnez la Spécialité de votre choix dans le menu déroulant du même nom
- Sur la ligne de la catégorie que vous souhaitez supprimer, cliquez sur la croix
✅ La catégorie de motifs de consultation est supprimée, vos patients ne la visualiseront plus lors du parcours de réservation en ligne.
Nous vous invitons à utiliser cette option si vous souhaitez désactiver 100% des notifications pour un motif de consultation (exemple : visite à domicile, urgence, IVG, etc). En activant cette option les patients ne recevront jamais d'email, de SMS et ne visualiseront pas le rendez-vous dans leur compte patient pour ce motifs de consultation (davantage d'informations ici).
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Pour accéder aux paramètres, cliquez sur
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Cliquez sur
- Sur la ligne du motif de consultation pour lequel vous souhaitez désactiver les notifications, cliquez sur
- Cochez
- Cliquez sur Enregistrer
✅ Les patients ne recevront plus de notifications pour ce motif de consultation. Si vous souhaitez désactiver les notifications uniquement sur un agenda de votre cabinet ou établissement de santé, ne suivez pas cette procédure et cliquez ici.
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Pour accéder aux paramètres, cliquez sur
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Cliquez sur
- Sur la ligne du motif de consultation pour lequel vous souhaitez dédier des créneaux aux praticiens, cliquez sur
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Praticiens (par adressage)
- Cliquez sur Enregistrer
✅ Les rendez-vous pris pour un motif dédié au réseau d'adressage entre confrères ne peuvent pas être déplacés ou annulés directement par les patients.
Si vous pratiquez 2 ou plusieurs motifs ou actes à la suite sur une même journée, il est possible de créer un motif à étapes pour poser ces rendez-vous en un clic. Voici des exemples de cas ou le motif à étape peut être utilisé : ECG + consultation de cardiologie.
Attention, si vous souhaitez prendre plusieurs fois le même type de rendez-vous sur une durée de plus de 24 heures, veillez à ne pas utiliser le motif à étapes, mais plutôt à prendre plusieurs rendez-vous dans l'agenda.
- Rendez vous dans les motifs de consultation
- Suivez les étapes indiquées ici