Gérer vos lots de factures en erreur avec Doctolib Kiné

Name=clock.png Temps de lecture : 2 minutes 

Retrouvez dans cet article comment identifier les lots en erreur lors de la télétransmission et les éditer en conséquence afin de les télétransmettre, avec succès, à l’Assurance Maladie.

À retenir 

L’onglet Name=euro-sign.png Factures de votre logiciel vous permet de visualiser vos Lots en erreur divisé en quatre sections distinctes : la liste de vos Factures, Lots de factures et Lots SCOR. Pour chaque liste, vous avez le détail du statut de vos factures et lots et, en cas d’erreur, des actions complémentaires à effectuer afin de rendre vos factures conformes.

Identifier un lot en erreur 

Imaginons qu’un lot de factures ait été refusé par l’Assurance Maladie lors de la télétransmission :

  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=euro-sign.png Factures situé dans le menu latéral bleu à gauche
  3. Assurez-vous d’être dans la section Factures
  4. Cliquez sur le bloc Lots en erreur afin de visualiser le détail des lots en erreur
  5. Assurez-vous d’être dans la section Lots de factures
    • Si la section est marquée d'une pastille rouge, cela signifie qu'un lot est en erreur et qu'une correction manuelle ou une reconstitution est nécessaire
  6. Si vous savez quel lot est en erreur, tapez directement son numéro dans le champ Rechercher un numéro de lot
  7. Sinon, commencez par filtrer la liste des lots :
    • Dans le menu déroulant du champ Name=file-invoice.png Type de lot, sélectionnez Lot FSE ou Lot DRE
    • Dans le menu déroulant du champ Statut, assurez-vous que le statut Name=Square-check.png À corriger manuellement est sélectionné 
      • Le statut À corriger manuellement est appliqué par défaut
    • Si nécessaire, changez les dates dans le champ jj/mm/aaaa Name=calendar.svg au jj/mm/aaaa Name=calendar.svg

La Liste des lots est filtrée, vous visualisez le(s) lot(s) à corriger manuellement ou à reconstituer.

Corriger manuellement un lot en erreur

Une fois le lot en erreur identifié :

  1. Cliquez sur Name=eye.png situé sur la ligne du lot afin de le visualiser
  2. À l’intérieur du message d’erreur, cliquez sur Imprimer afin d’imprimer les factures pour les envoyer par courrier à la caisse d’Assurance Maladie
    • Sinon, vous avez également la possibilité d'annuler les factures et de les recréer en antidatant les actes. 
  3. Imprimez vos factures 
  4. À la question "Marquer le lot et les factures comme envoyés par courrier ?", cliquez sur Confirmer afin que le statut du lot et des factures indique que vous les avez imprimées pour les envoyer vous-même par courrier

Les factures sont imprimées, le statut du lot est changé en Corrigé manuellement.

Plusieurs lots de factures ont pour statut "À corriger manuellement", que faire ?

Si vous avez plusieurs lots de factures avec le statut À corriger manuellement et que vous souhaitez les imprimer afin de les envoyer vous-même à la caisse d'Assurance Maladie, cliquez sur Name=files.png Imprimer toutes les factures à corriger manuellement situé à droite des filtres. De cette manière, toutes les factures seront imprimées et le statut de chaque lot passera en Corrigé manuellement.

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