Support à distance

Connaître et modifier le contenu des communications envoyées au patient

Accès nécessaire : Administrateur (vérifier mes droits)

Cet article détaille les différentes communications envoyées aux patients ainsi que leur contenu. La confidentialité des données est l'une des valeurs essentielles de Doctolib depuis le premier jour. C'est pourquoi aucune donnée de santé ne figure dans nos SMS à destination des patients.

 

 

Cas 1 : Gérer vos consignes patient 

Les consignes patients peuvent s'afficher :

  • Soit avant la prise de rendez-vous sur le site doctolib.fr
  • Soit après la prise de rendez-vous et seront visibles :
    • Sur la page de confirmation du rendez-vous  
    • Lors de la confirmation de RDV par email
    • Lors du rappel de RDV par email 
    • Dans le compte patient 
    • Dans le lien du sms de rappel

1. Cliquez sur votre photo de profil (ou sur le cercle reprenant les initiales de votre compte utilisateur, si aucune photo n'est configurée) en haut à droite de l'agenda (1), puis sur Paramètres (2).

acc_der_aux_param_tres.png

 

2. Sélectionnez Informer le patient.

faq_informer_1.jpg

 

3. Sélectionnez Consignes (1) pour :

  • Ajouter une consigne (4), la Modifier (5), la Supprimer (6)
  • Changer l'ordre d'apparition de vos consignes (2),
  • Les filtrer par Spécialité des agendas , par Agenda et/ou par Motif de consultation (3),

N'oubliez pas de Valider (7) les actions faites sur cette page.

CONSIGNES_1.png

 

4. Lors de l'ajout ou de la modification d'une consigne :

  • Conservez Consignes patients (1) dans l'objectif de la consigne.
  • Sélectionnez l'(es) agenda(s) (2), puis le(s) motif(s) de consultation concerné(s) (3).
  • Renseignez l’information à afficher aux patients avant ou après la prise de rendez-vous soit en cochant une consigne par défaut (4 et 5) si cela vous est proposé (disponible sur certaines spécialités uniquement), soit en cliquant sur Ajouter une consigne libre (6 et 7).

Vous pouvez également joindre un document (8) que vous aurez créé ou importé depuis le module Documents (questionnaire, ordonnance, plan, ...) à cette consigne.

N'oubliez pas de cliquer sur Valider (9) afin d'enregistrer vos modifications.

CONSIGNES_2.png

Cas 2 : Personnaliser le numéro de téléphone présent dans la page sécurisée
 

Si le numéro de téléphone pour joindre le praticien est différent de celui indiqué pour le cabinet, il est possible de le modifier en suivant les étapes ci-dessous. 

Ce numéro de téléphone étant une donnée de santé, il n'apparait pas dans les SMS de rappel ni les emails. Le patient pourra accéder à cette information après s'être authentifié sur son compte Doctolib ou à l'aide du lien présent dans les SMS.

 

1. Cliquez sur votre photo de profil (ou sur le cercle reprenant les initiales de votre compte utilisateur, si aucune photo n'est configurée) en haut à droite de l'agenda (1), puis sur Paramètres (2).

acc_der_aux_param_tres.png

 

2. Sélectionnez Agendas 

2019-03-29_16_54_29-Doctolib___Param_tres.png

 

3. Cliquez sur le crayon bleu en bout de ligne.

2019-03-29_16_56_22-Doctolib___Agendas.png

 

4. Dans la ligne Numéro de téléphone, renseignez le numéro de téléphone voulu. Si le champ est vide, le numéro de téléphone renseigné dans les notifications est celui du lieu de consultation.

 
2019-03-29_16_56_37-Doctolib___Agendas.png
 
 
Retour au sommaire
 
 
Cas 3 : Personnaliser l'entête des emails 

Attention : cette action est irréversible, une fois téléchargé, le logo ne peut plus être supprimé, vous pouvez toutefois le changer ou télécharger une image blanche. Cette entête ne sera visible que sur les emails envoyés aux patients qui ont pris rendez-vous directement par le secrétariat, en effet les rendez-vous pris sur doctolib.fr comprennent l'entête Doctolib.

Pour modifier l'entête des emails envoyés à vos patients : 

1. Cliquez sur votre photo de profil (ou sur le cercle reprenant les initiales de votre compte utilisateur, si aucune photo n'est configurée) en haut à droite de l'agenda (1), puis sur Paramètres (2).

acc_der_aux_param_tres.png

 

2. Sélectionnez ensuite Autres rubriques.

Rubriques.png

 

3. Cliquez sur SMS et emails (1) dans la sous-rubrique sur le gauche de votre fenêtre, puis sur options en haut à gauche (2).

faq_savoir_quand_1.jpg

4. Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de cocher et d'activer la personnalisation des entêtes d'emails (1). Une fois cette case cochée, cliquez sur la croix de la fenêtre option afin de réduire celle-ci (2).

faq_savoir_quand_4.jpg

 

5. Vous pouvez ensuite cliquez en milieu de page sur Charger un logo. Le logo sera redimensionné à une taille de 150 x 75 pixels.

faq_savoir_quand_5.jpg

 

6. Pour modifier le logo cliquez sur Changer de logo.

Changer_de_logo_.png

 

Retour au sommaire

  

Cas 4 : Tester l'envoi d'email 

Pour voir le type de mail envoyé à vos patients :

1. Cliquez sur votre photo de profil (ou sur le cercle reprenant les initiales de votre compte utilisateur, si aucune photo n'est configurée) en haut à droite de l'agenda (1), puis sur Paramètres (2).

acc_der_aux_param_tres.png

 

2. Choisissez Autres rubriques.

Rubriques.png

 

3. Cliquez sur SMS et emails (1) dans la sous-rubrique sur le gauche de votre fenêtre, puis sur Options en haut à gauche (2).

faq_savoir_quand_1.jpg

 

4. Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de cocher et d'activer le test d'envoi d'emails (1). Une fois cette case cochée, cliquez sur la croix de la fenêtre options afin de réduire celle-ci (2).

faq_savoir_quand_2.jpg

 

5. Un fois la fenêtre fermée, une nouvelle case apparaît vous permettant de tester l'envoi. Sélectionnez les critères tels que l'Agenda, le Destinataire de l'email, le Motif de consultation, le Type de message que vous souhaitez recevoir, si le rendez-vous est Pris sur Doctolib (1) puis cliquez sur Envoyer (2).

Vous recevrez le message dans la boîte mail indiquée dans la partie Destinataire de l'e-mail. 

faq_savoir_quand_3.jpg

 

Retour au sommaire

 

Cas 5 : Connaître le contenu des emails envoyés au patient

1. Les emails de confirmation et de rappel de rendez-vous.

EMAIL_CONF.png

 

2. Les emails d'annulation de rendez-vous.

EMAIL_ANNULATION_SOURCE1.png

 

3. Les emails de déplacement et de modification de rendez-vous.

d_placement_de_RDV.PNG

 

4. Une fois le rendez-vous statué en "Absent non excusé" celui-ci génère un email au patient le soir du rendez-vous (entre 19h30 et 21h00). Voici le contenu du mail envoyé au patient :

mail.png

 

5. Les emails d'avis si vous avez activé la fonctionnalité destinée à connaitre les avis des patients

email_avis.png

 

Retour au sommaire

 

Cas 6 : Connaître le contenu du SMS de rappel

Le SMS de rappel contient des informations sur le rendez-vous uniquement. Il contiendra toujours les informations suivantes: la date et l'heure du rendez-vous, le nom du praticien, le lien pour accéder aux détails du rendez-vous. Les patients pourront retrouver toutes les informations précises liées à leur rendez-vous après s'être authentifiés. 

 

Remarque: Le SMS peut contenir jusqu'à 160 caractères (taille maximale d'un SMS).

 

1. Pour paramétrer les éléments géographiques (ville, code postal, digicodes) contenus dans le SMS, cliquez sur votre photo de profil (ou sur le cercle reprenant les initiales de votre compte utilisateur, si aucune photo n'est configurée) en haut à droite de l'agenda (1), puis sur Paramètres (2).

acc_der_aux_param_tres.png

  

2. Cliquez sur Lieu des consultations.

Lieux_.png

 

3. Choisissez le Lieu (1). Les champs suivants peuvent être intégrés dans le SMS de rappel : l'interphone (2), le(s) digicode(s) (3)


Infos_a_modifier_dans_le_SMS.png

 

 

4. Vous pouvez également ajouter une instruction dans votre SMS pour demander au patient de se présenter en avance à son rendez-vous. Cette fonctionnalité est à paramétrer dans les consignes patient comme expliqué précédemment.

Voici le contenu possible d'un SMS de rappel :

DOCTOLIB

RDV mer. 1 Juil à 09h00

Dr Laffont

Gestion de votre RDV et infos à lire : www.doctolib.fr/ABCDE

NE PAS REPONDRE

 

Retour au sommaire

 

Cas 7 : Connaître le contenu du SMS d'annulation

Suite à la création d'une absence sur une plage contenant des rendez-vous ou suite à la suppression d'un rendez-vous situé dans le futur, vous pourrez envoyer automatiquement un mail et/ou un SMS d'annulation à vos patients.

Voici le contenu du SMS d'annulation : 

DOCTOLIB

Dr Laffont a annulé le RDV du jeu. 27 Juil. à 14h00

Pour plus d'infos ou reprendre RDV: a.doctolib.fr/Rh7fGM9H

NE PAS RÉPONDRE

 

Retour au sommaire

 

Bon à savoir : 

  • Pour obtenir plus d'informations sur les documents à destination du patient, vous pouvez consulter cet Article.
  • Si un patient a plusieurs rendez-vous le même jour sur le même agenda:  il recevra un seul SMS contenant les informations des rendez-vous avec un lien permettant de gérer ces rendez-vous pour le patient (déplacer, annuler, ...)
  • Si un patient n'a pas reçu de notifications de rendez-vous, il est possible qu'il se soit désabonné des notifications. N'hésitez à lui dire de contacter Doctolib afin de vérifier.
  • Vous pouvez visualiser l'ensemble des consignes, documents et questions dans la vue Parcours (1). Vous pouvez choisir d'afficher les parcours créés en filtrant par spécialité (2), puis par motif (3). Cliquez sur l'œil pour visualiser les détails d'un parcours et le modifier (4).

2018-08-28_11_56_49-Doctolib___Parcours1.png

 

Retour au sommaire

 

 

Avez-vous trouvé votre réponse ?