Support à distance

Connaître et modifier le contenu des communications envoyées au patient

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Cet article détaille les différentes communications envoyées aux patients ainsi que leur contenu.

 

Cas 1 : Gérer vos consignes patient 

Les consignes patients peuvent s'afficher :

  • Soit avant la prise de rendez-vous sur le site doctolib.fr
  • Soit après la prise de rendez-vous et seront visibles :
    • Sur la page de confirmation du rendez-vous  
    • Lors de la confirmation de RDV par email
    • Lors du rappel de RDV par email 
    • Dans le compte patient 
    • Dans le lien du sms de rappel

1. Pour y accéder, cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

 

2. Sélectionnez Informer le patient.

faq_informer_1.jpg

 

3. Sélectionnez Consignes (1) pour :

  • Ajouter une consigne (4), la Modifier (5), la Supprimer (6)
  • Changer l'ordre d'apparition de vos consignes (2),
  • Les filtrer par Spécialité des agendas , par Agenda et/ou par Motif de consultation (3),

N'oubliez pas de Valider (7) les actions faites sur cette page.

CONSIGNES_1.png

 

4. Lors de l'ajout ou de la modification d'une consigne :

  • Conservez Consignes patients (1) dans l'objectif de la consigne.
  • Sélectionnez l'(es) agenda(s) (2), puis le(s) motif(s) de consultation concerné(s) (3).
  • Renseignez l’information à afficher aux patients avant ou après la prise de rendez-vous soit en cochant une consigne par défaut (4 et 5) si cela vous est proposé (disponible sur certaines spécialités uniquement), soit en cliquant sur Ajouter une consigne libre (6 et 7).

Vous pouvez également joindre un document (8) que vous aurez créé ou importé depuis le module Documents (questionnaire, ordonnance, plan, ...) à cette consigne.

N'oubliez pas de cliquer sur Valider (9) afin d'enregistrer vos modifications.

CONSIGNES_2.png

Cas 2 : Personnaliser le numéro de téléphone présent dans les notifications
 

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

 

2. Sélectionnez Agendas 

2019-03-29_16_54_29-Doctolib___Param_tres.png

 

3. Cliquez sur le crayon bleu en bout de ligne.

2019-03-29_16_56_22-Doctolib___Agendas.png

 

4. Dans la ligne Numéro de téléphone, renseignez le numéro de téléphone voulu. Si le champ est vide, le numéro de téléphone renseigné dans les notifications est celui du lieu de consultation.

 
2019-03-29_16_56_37-Doctolib___Agendas.png
 
 
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Cas 3 : Personnaliser l'entête des emails 

Attention : cette action est irréversible, une fois téléchargé, le logo ne peut plus être supprimé, vous pouvez toutefois le changer ou télécharger une image blanche. Cette entête ne sera visible que sur les emails envoyés aux patients qui ont pris rendez-vous directement par le secrétariat, en effet les rendez-vous pris sur doctolib.fr comprennent l'entête Doctolib.

Pour modifier l'entête des emails envoyés à vos patients : 

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

 

2. Sélectionnez ensuite Autres rubriques.

Rubriques.png

 

3. Cliquez sur SMS et emails (1) dans la sous-rubrique sur le gauche de votre fenêtre, puis sur options en haut à gauche (2).

faq_savoir_quand_1.jpg

4. Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de cocher et d'activer la personnalisation des entêtes d'emails (1). Une fois cette case cochée, cliquez sur la croix de la fenêtre option afin de réduire celle-ci (2).

faq_savoir_quand_4.jpg

 

5. Vous pouvez ensuite cliquez en milieu de page sur Charger un logo. Le logo sera redimensionné à une taille de 150 x 75 pixels.

faq_savoir_quand_5.jpg

 

6. Pour modifier le logo cliquez sur Changer de logo.

Changer_de_logo.png

 

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Cas 4 : Tester l'envoi d'email 

Pour voir le type de mail envoyé à vos patients :

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

 

param_tres.png

 

2. Choisissez Autres rubriques.

Rubriques.png

 

3. Cliquez sur SMS et emails (1) dans la sous-rubrique sur le gauche de votre fenêtre, puis sur Options en haut à gauche (2).

faq_savoir_quand_1.jpg

 

4. Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de cocher et d'activer le test d'envoi d'emails (1). Une fois cette case cochée, cliquez sur la croix de la fenêtre options afin de réduire celle-ci (2).

faq_savoir_quand_2.jpg

 

5. Un fois la fenêtre fermée, une nouvelle case apparaît vous permettant de tester l'envoi. Sélectionnez les critères tels que l'Agenda, le Destinatairede l'email, le Motifde consultation, le Type de message que vous souhaitez recevoir, si le rendez-vous est Pris sur Doctolib (1) puis cliquez sur Envoyer (2).

Vous recevrez le message dans la boîte mail indiquée dans la partie Destinataire de l'e-mail. 

faq_savoir_quand_3.jpg

 

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Cas 5 : Connaître le contenu des emails envoyés au patient

1. Les emails de confirmation et de rappel de rendez-vous.

EMAIL_CONF.png

 

2. Les emails d'annulation de rendez-vous.

EMAIL_ANNULATION_SOURCE1.png

 

3. Les emails de déplacement et de modification de rendez-vous.

d_placement_de_RDV.PNG

 

4. Une fois le rendez-vous statué en "Absent non honoré" celui-ci génère un email au patient le soir du rendez-vous (entre 19h30 et 21h00). Voici le contenu du mail envoyé au patient :

Vous avez manqué votre dernier rendez-vous ?

Bonjour,

Le praticien nous indique que personne ne s'est présenté au rendez-vous du mercredi 17 février à 13h30, ou que celui-ci a été annulé tardivement.
Nous espérons que votre empêchement (personnel ou professionnel) n'est pas préoccupant.

Si cela devait se présenter à nouveau, pensez à annuler votre rendez-vous plus de 48 heures à l'avance, afin de libérer l'horaire qui pourra alors profiter à un autre patient.

Pour annuler, rien de plus simple :

- Cliquez sur le bouton "Annuler le RDV" en bas de l'email de confirmation de votre réservation ou via le lien de rappel du SMS.
- Vous pouvez aussi vous rendre sur votre compte, et cliquez sur "Mes rendez-vous", puis "Annuler ce rendez-vous" (jusqu'à 4 heures avant l'horaire prévu, sinon il vous faudra contacter le secrétariat de votre praticien).

Afin d'assurer un service de qualité, le site Internet Doctolib est configuré pour bloquer la prise de rendez-vous en ligne en cas de multiples absences non excusées.

 

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Cas 6 : Connaître le contenu du SMS de rappel

Le SMS de rappel contient des informations sur le praticien (nom et/ou spécialité), l'adresse et les informations complémentaires en respectant la limitation de 140 caractères autorisés.

1. Pour paramétrer l'adresse contenue dans le SMS, cliquez sur votre Nom en haut à droite de votre agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

  

2. Cliquez sur Lieu des consultations.

Lieux.png

 

3. Choisissez le Lieu (1). Les champs suivants peuvent être intégrés dans le SMS de rappel : l'adresse (2), le nom de l'établissement (3), le numéro du cabinet (4), l'étage (5), l'interphone (6), le(s) digicode(s) (7) et les informations pratiques d'accès (8).

Attention : le champ Informations pratiques d'accès (8) est limité à 30 caractères.

lieu1.png

 

4. Vous pouvez également ajouter une instruction dans votre SMS pour demander au patient de se présenter en avance à son rendez-vous. Cette fonctionnalité est à paramétrer dans les consignes patient comme expliqué précédemment.

Voici le contenu possible d'un SMS de rappel :

Bonjour

RDV jeudi 09/05 à 15h26

Dr Y. YYY

33 Rue XXX 75008

01 XX XX XX XX

Infos et annulation : pro.doctolib.fr/ABCDE

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Cas 7 : Connaître le contenu du SMS d'annulation

Suite à la création d'une absence sur une plage contenant des rendez-vous, vous pourrez envoyer automatiquement un mail et un SMS d'annulation à vos patients. Voici le contenu du SMS d'annulation : 

Dr XXXX est contraint d'annuler votre RDV du 8 mars à 14h. Appelez au XXX ou allez sur doctolib.fr pour reprendre RDV

 

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Cas 8 : L'email de connexion

Lorsqu'une connexion est faite depuis l’extérieur (depuis un autre ordinateur ou un autre navigateur) vous en serez averti immédiatement par email. Ce mail est envoyé dès que le cache de votre ordinateur est vidé ou lorsque le navigateur est paramétré pour vider le cache automatiquement tous les soirs.

nouvelle_connexion.png

 

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Bon à savoir : 

  • Pour obtenir plus d'informations sur les documents à destination du patient, vous pouvez consulter cet Article.
  • Un patient ayant plusieurs rendez-vous le même jour et sur le même agenda recevra un seul SMS contenant les informations des rendez-vous avec un lien permettant de gérer ces rendez-vous pour le patient (déplacer, annuler, ...)
  • Si un patient n'a pas reçu de notifications de rendez-vous, il est possible qu'il se soit désabonné des notifications. N'hésitez à lui dire de contacter Doctolib afin de vérifier.
  • Vous pouvez visualiser l'ensemble des consignes, documents et questions dans la vue Parcours (1). Vous pouvez choisir d'afficher les parcours créés en filtrant par spécialité (2), puis par motif (3). Cliquez sur l'œil pour visualiser les détails d'un parcours et le modifier (4).

2018-08-28_11_56_49-Doctolib___Parcours1.png

 

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