Notifications de l'agenda (SMS, mails et notifications push)

Cet article détaille les différentes communications envoyées via Doctolib. 

 

Sommaire : 

 

Cas 1 : Les notifications à destination du patient

Lors de la prise de RDV :

  • Confirmation email :
  • Confirmation SMS : Uniquement si le RDV est pris depuis la fonctionnalité Réseau d'adressage.
  • Rappel email :
    • Si le RDV est pris + de 7 jours à l'avance, un email de rappel sera envoyé 7 jours avant leur RDV + la veille du RDV (entre 14h et 16h).
    • Si le RDV est pris - de 7 jours à l'avance, un email de rappel sera envoyé la veille du RDV (entre 14h et 16h).
  • Rappel SMS : 
    • Si le RDV est pris + de 7 jours à l'avance, un SMS de rappel sera envoyé l'avant-veille du RDV.
    • Si le RDV est pris - de 7 jours à l'avance,  un SMS de rappel sera envoyé la veille du RDV.
    • Si le RDV est pris la veille ou le jour même, après 13h, un SMS de rappel sera envoyé 10 minutes après la prise de RDV. 
  • Notification Push : uniquement pour les patients qui ont activé les notifications sur l'application Doctolib et qui utilisent l'application
    • Si le RDV est pris + de 7 jours à l'avance, une notification PUSH sera envoyée  l'avant-veille du RDV.
    • Si le RDV est pris - de 7 jours à l'avance, une notification PUSH sera envoyée la veille du RDV.
  • Si votre patient a plusieurs rendez-vous dans la même journée, 1 seul sms est envoyé contenant les informations de tous les rendez-vous. 

 

Lors de l'annulation de RDV (par une absence) :

  • Email : Envoyé environ 10 minutes après la pose de l'absence.
  • SMS : Envoyé environ 10 minutes après la pose de l'absence si la fiche patient ne contient pas d'email.

Lors de la suppression de RDV : 

  • Email : Envoyé environ 10 minutes après la suppression du RDV. 

Lors du déplacement de RDV : 

  • Email : Envoyé environ 10 minutes après la modification du RDV.

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Cas 2 : Les notifications à destination du praticien

Pour activer/désactiver ces notifications, il vous suffit de suivre cette procédure

Lors de la prise de RDV sur doctolib.fr (en ligne) :

  • SMS et/ou email : Envoyé au praticien dans les 10 minutes après la prise de RDV. Condition : Le numéro de mobile et/ou l'email du praticien est renseigné pour l'agenda concerné dans la rubrique RDV internet des paramètres. 

Lors de l'annulation de RDV :

  • SMS et/ou email :  Envoyé au praticien dans les 10 minutes après l'annulation de RDV. Condition : Le numéro de mobile et/ou l'email du praticien est renseigné pour l'agenda concerné dans la rubrique RDV internet des paramètres + si l'annulation a lieu la veille ou le jour même du RDV. 

Lors du déplacement de RDV :

  • SMS et/ou email :  Envoyé au praticien dans les 10 minutes après le déplacement de RDV. Condition : Le numéro de mobile et/ou l'email du praticien est renseigné pour l'agenda concerné dans la rubrique RDV internet des paramètres + si le déplacement a lieu la veille ou le jour même du RDV.

 

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Cas 3 : Tester l'envoi d'email 

Accès nécessaire : Administrateur (vérifier mes droits)

Pour voir le type de mail envoyé à vos patients :

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

 

Param_tres.png

 

2. Choisissez Autres rubriques.

Rubriques.png

 

3. Cliquez sur SMS et emails (1) dans la sous-rubrique sur le gauche de votre fenêtre, puis sur Options en haut à gauche (2).

 

faq_savoir_quand_1.jpg

4. Une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de cocher et d'activer le test d'envoi d'emails (1). Une fois cette case cochée, cliquez sur la croix de la fenêtre options afin de réduire celle-ci (2). 

faq_savoir_quand_2.jpg

5. Un fois la fenêtre fermée, une nouvelle case apparaît vous permettant de tester l'envoi. Sélectionnez les critères tels que l'Agenda, le Destinataire de l'email, le Motif de consultation, le Type de message que vous souhaitez recevoir, si le rendez-vous est Pris sur Doctolib (1) puis cliquez sur Envoyer (2).

Vous recevrez le message dans la boîte mail indiquée dans la partie Destinataire de l'e-mail. 

faq_savoir_quand_3.jpg

 

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Cas 4 : Personnaliser l'entête des emails 

Accès nécessaire : Administrateur (vérifier mes droits)

Attention : cette action est irréversible, une fois téléchargé, le logo ne peut plus être supprimé, vous pouvez toutefois le changer ou télécharger une image blanche. Cette entête ne sera visible que sur les emails envoyés aux patients qui ont pris rendez-vous directement par le secrétariat, en effet les rendez-vous pris sur doctolib.fr comprennent l'entête Doctolib.

Pour modifier l'entête des emails envoyés à vos patients : 

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

Param_tres.png

 

2. Sélectionnez ensuite Autres rubriques.

Rubriques.png

 

3. Cliquez sur SMS et emails (1) dans la sous-rubrique sur le gauche de votre fenêtre, puis sur options en haut à gauche (2).

faq_savoir_quand_1.jpg

4. une nouvelle fenêtre apparaît vous permettant de cocher et d'activer la personnalisation des entêtes d'emails (1). Une fois cette case cochée, cliquez sur la croix de la fenêtre option afin de réduire celle-ci (2).

faq_savoir_quand_4.jpg

5. Vous pouvez ensuite cliquez en milieu de page sur Charger un logo. Le logo sera redimensionné à une taille de 150 x 75 pixels.

faq_savoir_quand_5.jpg

 

6. Pour modifier le logo cliquez sur Changer de logo. 

Changer_de_logo.png

 

Cas 5 : Connaître le contenu des emails envoyés au patient

1. Les emails de confirmation et de rappels de rendez-vous. 

EMAIL_CONF.png

 

2. Les emails d'annulation de rendez-vous. 

EMAIL_ANNULATION_SOURCE1.png

 

3. Les emails de déplacement et de modification de rendez-vous.

d_placement_de_RDV.PNG

 

1. Une fois le rendez-vous statué en "Absent non honoré" celui-ci génère un email au patient le soir du rendez-vous (entre 19h30 et 21h00). Voici le contenu du mail envoyé au patient :

Vous avez manqué votre dernier rendez-vous ?

Bonjour,

Le praticien nous indique que personne ne s'est présenté au rendez-vous du mercredi 17 février à 13h30, ou que celui-ci a été annulé tardivement.
Nous espérons que votre empêchement (personnel ou professionnel) n'est pas préoccupant.

Si cela devait se présenter à nouveau, pensez à annuler votre rendez-vous plus de 48 heures à l'avance, afin de libérer l'horaire qui pourra alors profiter à un autre patient.

Pour annuler, rien de plus simple :

- Cliquez sur le bouton "Annuler le RDV" en bas de l'email de confirmation de votre réservation ou via le lien de rappel du SMS.
- Vous pouvez aussi vous rendre sur votre compte, et cliquez sur "Mes rendez-vous", puis "Annuler ce rendez-vous" (jusqu'à 4 heures avant l'horaire prévu, sinon il vous faudra contacter le secrétariat de votre praticien).

Afin d'assurer un service de qualité, le site Internet Doctolib est configuré pour bloquer la prise de rendez-vous en ligne en cas de multiples absences non excusées.

 

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Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter en cliquant sur l'icône  aide.png en haut à droite de votre agenda.