Transmettre des documents aux patients

Il est possible de partager un ou plusieurs documents avec vos patients à plusieurs moments (avant la consultation et après la consultation). Retrouvez ci-dessous toutes les étapes pour partager vos documents. 

L'essentiel

Le partage de documents aux patients vous permet de communiquer des documents à vos patients, à différents moments de la consultation. 

  • Partage de document directement depuis un rendez-vous (Avant ou après la consultation) 

  • Paramétrer l'envoi automatique de documents aux patients (Avant ou après la consultation) 

Partage de document directement depuis un rendez-vous (Avant ou après la consultation) 

Vous pouvez partager des documents avec votre patient si un numéro de téléphone et une adresse email sont renseignés sur sa fiche patient. Ces éléments sont en effet nécessaires à la création de l'accès à au compte Doctolib (indispensable pour télécharger le document). 

Vous pouvez intégrer une signature uniquement sur les documents téléchargés depuis votre ordinateur via la fenêtre de rendez-vous de votre patient. Cliquez ici pour ajouter une signature.

  1. Cliquez sur le rendez-vous du patient concerné 
  2. Cliquez sur sur Partager des documents dans la barre latérale de droite
  3. Plusieurs options sont disponibles pour ajouter un document : 
    • Ajoutez un document en glisser-déposer
    • Cliquez sur Parcourir mon ordinateur et choisir le document que vous souhaitez
    • Cochez check-square.png un document déjà importé dans votre bibliothèque de documents
  4. Choisissez la catégorie du document
  5. Si le document que vous ajoutez est un PDF, vous pourrez le signer de manière sécurisée
    • Laissez l'option toggle-on.png Signer le document cochée 
    • Cliquez pour déposer votre signature électronique sur le document
  6. Cliquez sur Valider ce document

Les documents transmis depuis la fenêtre de rendez-vous de votre patient, nécessitent un compte patient pour être consultés.

Le document ne doit pas excéder 50 Mo dans un format .pdf, .bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .png ou .tiff.

paratge_doc_RDV_1.PNGpartage_doc_2.PNGpartage_doc_3.PNG

 

Paramétrer l'envoi automatique de documents aux patients (Avant ou après la consultation) 

Il est possible de paramétrer l'envoi automatique d'un ou plusieurs documents à la prise de chaque rendez-vous d'un ou plusieurs motifs de consultations et / ou agendas . Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps si vous envoyez toujours un documents pour toutes les consultations (plan d'accès par exemple) ou pour un certain type de consultation (questionnaire d'apnée du sommeil par exemple). 

  • Retrouvez ici les étapes pour importer ou rédiger des documents en envoi automatique à destination de vos patients pour préparer leur consultation 
  • Si vous disposez de Doctolib Médecin, retrouvez plus de possibilités dans la gestion des documents en cliquant ici

 

Les documents paramétrés dans l'agenda Doctolib et envoyés automatiquement peuvent être consultés par les patients sans disposer de compte Doctolib.fr.

 

Le cas spécifique du partage de documents pour un rendez-vous qui a été pris utilisateur de doctolib.fr pour un proche majeur

 

Le titulaire d'un compte sur Doctolib.fr peut prendre rendez-vous en ligne pour un de ses proches, majeur ou mineur. Lors de la réservation en ligne, il est invité à renseigner les coordonnées du patient qui fera l'objet de la consultation. Si toutefois ces informations ne sont pas saisies, ce sont les coordonnées du titulaire du compte qui seront renseignées par défaut.

Ces éléments conditionnent le partage de documents enregistrés sur votre ordinateur selon les règles suivantes :

Lorsqu'un rendez-vous physique ou de téléconsultation est pris en ligne pour un proche majeur :

  • Si les coordonnées du patient ont été complétées (email + numéro de mobile) par l'utilisateur ayant pris le rendez-vous, vous avez la possibilité de partager les documents enregistrés sur votre ordinateur avec le patient. Il pourra alors, depuis les notifications reçues par email/sms, se créer ou se connecter à son espace patient afin de consulter les documents. L'utilisateur ayant pris rendez-vous pour le patient, lui, n'aura pas accès aux documents pour des questions de confidentialité.
  • Si les coordonnées du patient n'ont pas été complétées (email + numéro de mobile) par l'utilisateur ayant pris le rendez-vous, vous pouvez autoriser le partage de documents avec ce dernier. Les documents seront alors accessibles depuis l'espace patient du titulaire du compte ayant pris rendez-vous pour le patient consulté.

autoriser_et_continuer.png

 

Lorsqu'un rendez-vous est pris en ligne pour un proche mineur, les documents sont rattachés au compte du titulaire et le partage de documents suit les mêmes règles que si le rendez-vous avait été pris pour celui-ci. Il est donc possible, dans ce cas, de partager un document enregistré sur votre ordinateur avant, pendant et après la consultation vidéo.

 

 

 

Bon à savoir : 
  • Les documents téléchargés depuis la fenêtre de rendez-vous ne seront pas conservés dans la bibliothèque de documents de l'agenda.
  • Les documents transmis à vos patients sont disponibles directement sur leurs comptes patients. 
  • Les documents sont conservés sans limite de temps.  
  • Si vous supprimez un rendez-vous contenant des documents téléchargés, cela supprimera également les documents que vous aviez partagés avec votre patient.
  • La rubrique Historique des actions d'un rendez-vous permet de retrouver la date et l'utilisateur ayant partagé le(s) document(s) avec le patient.

 

 

 

 

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