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Si vous souhaitez partager des informations clés liées à votre activité avec vos patients, Doctolib met à votre disposition des modèles d'e-mails d'informations personnalisables selon le message que vous souhaitez transmettre.
À retenir
En plus de l'e-mail de bienvenue et des e-mails de prévention, vous pouvez envoyer une campagne d'informations afin d'informer vos patients :
- De la possibilité pour eux de vous envoyer une demande depuis votre profil Doctolib ;
- D'un changement d'adresse ;
- D'une absence ;
- D'une fermeture du cabinet ;
- D'un changement dans les horaires d'ouverture.
Attention, seuls les patients ayant eu au moins un rendez-vous dans les 3 dernières années et pour qui une adresse e-mail est renseignée pourront recevoir la communication. En effet, votre base patients n'englobe, par défaut, que les patients ayant une adresse e-mail renseignée et valide. Par exemple, si votre base patients est constituée de 1 000 dossiers patients mais que seulement 500 adresses e-mails sont renseignées et valides, alors la base patients éligible à la campagne sera constituée de 500 patients.
Envoyer une campagne d'informations
En amont, assurez-vous d'avoir vérifié votre identité et votre droit d'exercer. Pour plus d'informations, consultez cet article. Ensuite, si vous souhaitez, par exemple, envoyer une campagne de communication à vos patients afin de les informer d'une absence à venir :
- Rendez-vous en vue agenda
- Cliquez sur
Gestion des patients situé dans le menu à gauche (niveau d’accès requis : Accès complet (RDV, absences et ouvertures))
- Assurez-vous d’être dans la section Communication groupée aux patients
- Cliquez sur
Nouvelle communication
- Dans la section
Choisir l’expéditeur, commencez par sélectionner l’expéditeur de l'e-mail dans le menu déroulant du champ Expéditeur
- Dans la section
Choisir les destinataires, sélectionnez, si vous en avez plusieurs, la base patients à qui envoyer la communication
- Si nécessaire, Filtrez les patients par rendez-vous dans l’agenda en sélectionnant l’agenda souhaité
- Si vous décidez de filtrer par agenda, seuls les patients ayant au moins un rendez-vous dans l’agenda sélectionné recevront la communication.
- Si vous Filtrez les patients par rendez-vous dans l’agenda :
- Sélectionnez la date de Dernière visite des patients dans le menu déroulant correspondant ;
-
Filtrez, si nécessaire, par motifs de consultation.
- Seuls les patients ayant un rendez-vous pour le(s) motif(s) de consultation sélectionné(s) recevront l’e-mail.
- Si nécessaire, Filtrez par civilité en sélectionnant Tous, Masculin, Féminin, ou Autre ou non spécifié
- Cette information provient de ce qui a été renseigné dans les informations administratives des patients au niveau des champs Civilité, ou Sexe.
- Enfin, affinez votre cible selon l’âge en renseignant la tranche d’âge souhaitée dans le menu déroulant du champ Filtrer par âge
- Par exemple, la communication sera envoyée à vos patients âgés de 14 à 60 ans.
✅ La patientèle à qui la communication d'informations sera envoyée est filtrée, vous pouvez visualiser le nombre de patients qui la recevra dans le Résumé de la section 
Une fois vos patients filtrés, vous avez accès à la liste exacte des patients éligibles et vous pouvez, si nécessaire, en exclure certains de manière individuelle. Pour cela :
- Dans la section
Choisir les destinataires, cliquez sur
Voir les destinataires
- À l'ouverture de la fenêtre, vous visualisez l'ensemble des patients, selon les filtres appliqués, éligibles à la communication
- Vous visualisez la date de naissance, le numéro de téléphone ainsi que l'adresse e-mail de chaque patient ;
- Si nécessaire, tapez le nom du patient de votre choix dans la barre de recherche en haut à gauche.
- Si vous souhaitez exclure un patient de la communication, désactivez
situé sur la ligne du patient
- Enregistrez
✅ Le patient est exclu et ne recevra pas la campagne de prévention.
- Rendez-vous dans la section
Définir le type de contenu
- Sélectionnez la Catégorie de la communication en cliquant sur Informations
- Pour plus d'informations sur les différentes catégories, cliquez sur
situé à côté du champ Catégorie
- Pour plus d'informations sur les différentes catégories, cliquez sur
- Dans le menu déroulant du champ Modèles, sélectionnez le type d'information que vous souhaitez communiquer à vos patients
- Si nécessaire,
Personnalisez le contenu de la communication. Pour cela :
- Activez
les champs pour lesquels vous aimeriez ajouter des précisions, puis renseignez les informations complémentaires dans les blocs correspondants.
- Activez
- Rendez-vous dans la section
- Si vous le souhaitez, cliquez sur Recevoir un aperçu avant d’envoyer la communication aux patients sélectionnés
- Pour cela, renseignez votre adresse e-mail, puis cliquez de nouveau sur Recevoir un aperçu.
- Cliquez sur Envoyer la communication, puis cliquez de nouveau sur Envoyer la communication
✅ La communication d’informations est envoyée, les patients peuvent la visualiser depuis leur boîte mail.
Puis-je totalement personnaliser le message que j’envoie à ma base patients ?
L’envoi d’une communication groupée sous forme d’e-mail à votre base patients est limité aux modèles prédéfinis.
Si vous souhaitez personnaliser votre message, vous pouvez demander à notre équipe support un export de votre base patients. Vous pourrez ainsi récupérer les e-mails de vos patients et utiliser le prestataire ou l’outil de votre choix pour envoyer un e-mail groupé.
Nous vous invitons à poster vos suggestions d'évolution dans la section idées de la communauté Doctolib, puis à les partager massivement au sein de votre établissement de santé afin que celles-ci soient votées par le plus grand nombre.