Exporter la base patients

Le contenu de cet article s'applique à toutes les versions (gratuite et payantes).

L'ensemble des étapes pour exporter la base patients de votre cabinet ou votre établissement de santé (hôpitaux, ESPIC, centres de santé ...) vont être présentés dans l'article suivant. Afin de les réaliser vous-même, vous devez disposer du statut administrateur et des droits d'exports. 

Si vous souhaitez envoyer des communications groupées, retrouvez les e-mails et numéro de portable de vos patients dans le fichier d'export. Pour plus d'informations, nous vous invitons à suivre cet article.

Nous vous invitions à suivre cet article pour plus d'informations concernant l'export de l'historique de rendez-vous.

Étape 1 - Demander les droits d'export au support Doctolib

Praticiens libéraux Établissements de santé

Les administrateurs sont les seuls qui puissent faire une demande d'export. Le libre choix du patient et du secret médical sont des principes déontologiques fondamentaux que Doctolib s'engage à respecter. Ainsi, il est obligatoire de nous partager systématiquement les éléments suivants quand vous formulerez une demande de droit d'export : 

• Le type de structure dans laquelle vous exercez (de manière précise : SCM, SEL, association, …) ;
• Votre statut en tant que praticien / associé au sein de l’organisation (exemple : collaborateur libéral, collaborateur salarié, remplaçant, praticien dans une SCM, … ) ;
• Confirmer que les statuts de l’organisation ou du contrat de collaboration (ou contrat de travail) vous permettent de faire cette demande. 

Une fois ces éléments validés par nos équipes, celles-ci pourront vous libérer les droits d'export.  Vous pourrez ainsi procéder aux manipulations présentées dans la partie Exporter la base patients pendant une période de 10 jours. Passé ce délai, les droits d'export se fermeront automatiquement. 

Seuls les administrateurs peuvent faire la demande d'export (car les droits d'accès administrateurs seront nécessaires pour réaliser l'export). Pour faire une demande de droit d'export, cliquez sur "Non - Nous contacter" en bas de cette page. 

Étape 2 - Exporter la base patients

1. Pour accéder aux paramètres, cliquez sur situé en haut à gauche de votre photo ou vos initiales (Niveau d'accès requis : Administrateur)
2. Au niveau de la rubrique Paramètres avancés, cliquez sur Données 
3. Cliquez sur Exports
4. Sélectionnez Données des patients dans Type de données
5. Sélectionnez le Format des entêtes
6. Sélectionnez le Format de l'export
7. Cliquez sur Exporter le fichier
8. Indiquez votre Mot de passe dans la fenêtre
   • Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié ? 
9. Patientez quelques minutes, lorsque le statut est prêt, cliquez sur le nom du fichier pour le télécharger sur votre ordinateur

Retrouvez le fichier dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur. Tous les administrateurs de l'organisation recevront un email à chaque export.

La civilité n'apparaît pas dans le fichier Excel, pourquoi ?

Lors d'un export de données, la traduction vers le fichier Excel peut transformer la civilité d'une fiche patient en "True or False" ou en "Vrai ou Faux". "True" ou "Vrai" correspond à Monsieur et "False" ou "Faux" correspond à Madame. 

Quelles informations figurent dans le fichier de la base patients ?

Au choix : 

• Id | Identifiant Externe | Civilité | Nom | Prénom | Date de naissance | Email | Téléphone portable | Téléphone secondaire | Adresse | Code postal | Ville | Type d'assurance | Remarque | Provenance | Profession | Nom du médecin traitant | Ville du médecin traitant | Notes | Désactivation des notifications | Symptômes COVID-19

Ou : 

• Nom | Prénom | Date de naissance | Numéro de téléphone | Derniers motifs de consultation