Support à distance

Paramétrer l'envoi automatique des SMS et/ou emails

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Des notifications (SMS et emails) sont envoyées à vos patients, vous pouvez paramétrer ces envois dans les paramètres de votre agenda.

 

 

Cas 1 : Activer/désactiver l'envoi des SMS et/ou emails par agenda

Pour que vos patients reçoivent des SMS et/ou des e-mails, voici la marche à suivre :

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

 

2. Sélectionnez ensuite Autres rubriques.

Rubriques.png

3. Sélectionnez la rubrique SMS et emails (1), à gauche dans la colonne Paramètres, sélectionnez le(s) critère(s) souhaité(s) (2), puis cliquez sur Valider (3).

Si l'on décoche "SMS de rappel", il n'y aura pas de SMS d'annulation d'envoyé en cas de plage d'absence.

para_envoi_sms_1.jpg

 

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Cas 2 : Activer/désactiver les SMS et emails par motifs

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

param_tres.png

2. Cliquez sur Motifs de consultation.

Motifs.png

 

3. Cliquez sur Options en haut à gauche. 

00_-_options.png

 

4. Sur le volet qui s'est ouvert, activez la Désactivation des rappels SMS et emails (1). Pour fermer ce volet, cliquez sur la croix en haut à droite (2).

Le patient ne recevra donc plus de mails et de SMS de rappel, d'annulation, de déplacement et de suppression de rendez-vous.

04_-_notifications.png

 

5. Sélectionnez la Spécialité concernée (1) et demeurez dans tous les agendas (2). Si vous avez créé des catégories de motif, sélectionnez celle souhaitée (3).

A noter : Si vous avez accès à un seul agenda vous n'aurez pas besoin de sélectionner une spécialité ou le nom de votre agenda.

Pour effectuer des modifications sur plusieurs motifs en une seule fois, cochez les motifs (4), puis désactivez les notifications pour les motifs souhaitez (5).

Enfin, pour enregistrer les modifications, cliquez sur Valider (6).

04_-_notifications_02.png

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Cas 3 : Activer/désactiver les envois de notifications pour un patient

Vous avez la possibilité de désactiver les envois de notifications pour un patient lors de la prise de rendez-vous au secrétariat. Les notifications seront toutefois envoyées si le patient prend rendez-vous par Internet.

Par défaut, l'envoi est activé.

1. Accédez à la Fiche Patient :

  • En tapant le nom du patient dans la barre de recherche patient.

rechercher.png

  • En cliquant sur Voir la fiche du patient depuis la fenêtre de rendez-vous.

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2. Depuis l'onglet Coordonnées (1), dans la partie Notifications, si le curseur est grisé (2) cela signifie qu'aucune notification ne sera envoyée à ce patient. Il vous suffit de cliquer dessus pour réactiver cette fonctionnalité.

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer la fichepatient (3) pour sauvegarder vos modifications.

NOTIFICATION_3.png

 

3. Si vous désactivez les notifications, un message apparaît dans la fenêtre de rendez-vous

NOTIFICATION_2.png

 

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Cas 4 :  Savoir quand sont envoyées les notifications 

1. Lors de la prise de RDV :

  • Confirmation email :
    • Envoyée environ 10 min après la prise du RDV.
    • Dans le cadre d'un rendez-vous pris pour un proche, l'email est envoyé au titulaire du compte et au proche, si l'adresse email de ce dernier a été renseignée.
    • Si plusieurs rendez-vous sont pris en même temps pour un même patient, un seul email de confirmation est envoyé contenant les informations de tous les rendez-vous.
  • Confirmation SMS et email : Uniquement si le RDV est pris depuis la fonctionnalité Réseau d'adressage.
  • Rappel email :
    • Si le RDV est pris + de 7 jours à l'avance, un email de rappel sera envoyé 7 jours avant leur RDV + la veille du RDV (entre 14h et 16h).
    • Si le RDV est pris - de 7 jours à l'avance, un email de rappel sera envoyé la veille du RDV (entre 14h et 16h).
  • Rappel SMS :
    • Si le RDV est pris + de 7 jours à l'avance, un SMS de rappel sera envoyé l'avant-veille du RDV.
    • Si le RDV est pris - de 7 jours à l'avance,  un SMS de rappel sera envoyé la veille du RDV.
    • Si le RDV est pris le jour même, le patient recevra le SMS dans les heures qui suivent
    • Dans le cadre d'un rendez-vous pris pour un proche, le SMS est envoyé uniquement au proche si son numéro a été renseigné ; le cas échéant le SMS est envoyé au titulaire.
  • Notification Push : uniquement pour les patients qui ont activé les notifications sur l'application Doctolib et qui utilisent l'application
    • Si le RDV est pris + de 7 jours à l'avance, une notification Push sera envoyée  l'avant-veille du RDV.
    • Si le RDV est pris - de 7 jours à l'avance, une notification Push sera envoyée la veille du RDV.
  • Si votre patient a plusieurs rendez-vous sur la même journée et dans le même agenda, il recevra un seul SMS contenant les informations de tous les rendez-vous de la journée.

2. Lors de l'annulation de RDV (par une absence) :

  • Email : Envoyé environ 10 minutes après la pose de l'absence.
  • SMS : Envoyé environ 10 minutes après la pose de l'absence.

3. Lors de la suppression de RDV :

  • Email : Envoyé environ 10 minutes après la suppression du RDV.

4. Lors du déplacement de RDV :

  • Si le RDV est avancé ou reculé d'une heure ou plus : un email est envoyé environ 10 minutes après la modification du RDV.

 

Bon à savoir : 

  • Si votre patient n'a pas reçu de sms et/ou d'email et que le paramétrage est bon :
    • Vérifiez que la fiche patient contient bien un numéro de téléphone portable et/ou un email
    • Vérifiez si le rendez-vous a été statué avant l'envoi du sms : Si un rendez-vous est statué une première fois (accidentellement) en vu, en salle d'attente, absent excusé... le rendez-vous devient "inactif", comme celui-ci n'est plus "à venir" aucun sms n'est envoyé. Si le statut est enlevé rapidement (avant le délai où le SMS doit s'envoyer) alors le rendez-vous est de nouveau actif. Le SMS partira.
    • Si deux rendez-vous son pris le même jour sur le même agenda, pour un patient et pour son proche, un seul sms est envoyé. Vérifiez que celui qui n'a pas reçu le sms est bien le proche.
  • Pour connaître le contenu des SMS et emails destinés aux patients, nous vous invitons à consulter cet Article.
  • Accéder aux historiques de l'agenda

 

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