Informer les patients : Consignes, questions et documents 

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Afin de permettre une meilleure qualification de vos patients et favoriser le partage d'information entre vous, il vous est possible de personnaliser le parcours de prise de rendez-vous en ligne et  au cabinet.

Vous pouvez ainsi transmettre à vos patients des consignes, créer des filtres pour la prise de rendez-vous en ligne, intégrer des questions complémentaires dans le parcours de prise de rendez-vous en ligne (chirurgien qui opère, IMC...) ou encore partager avec eux des documents par email ou directement dans l’espace personnel du patient.

 

Sommaire :

 

Cas 1 : Visualiser et modifier le parcours d'information

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

Param_tres.png

 

2. Sélectionnez Informer le patient.

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3. Vous arrivez par défaut sur la vue Parcours (1). Les agendas qui possèdent des consignes, questions ou documents liés à une consigne ou question; apparaîtront. 

Vous pouvez choisir d'afficher les parcours créés en filtrant par spécialité (2), puis par motif (3). Cliquez sur l'œil pour visualiser les détails d'un parcours et le modifier (4).

2018-08-28_11_56_49-Doctolib___Parcours1.png

 

4. Pour modifier des éléments du parcours patient, cliquez sur le crayon à droite (1) ou sur Ajouter si la catégorie est vide (2). Il vous suffit alors de suivre la procédure de modification des consignes, des questions ou des documents détaillée dans la suite de cet article. 

PARCOURS_02.png

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Cas 2 : Gérer vos consignes patient 

Les consignes patients peuvent s'afficher :

  • Soit avant la prise de rendez-vous sur le site doctolib.fr
  • Soit après la prise de rendez-vous 
    • Sur la page de confirmation du rendez-vous  
    • Lors de la confirmation de RDV par email
    • Lors du rappel de RDV par email 
    • Dans le compte patient 
    • Dans le lien du sms de rappel

1. Pour y accéder, cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

Param_tres.png

 

2. Sélectionnez Informer le patient.

faq_informer_1.jpg

 

3. Sélectionnez Consignes (1) pour : 

  • Ajouter une consigne (4), la Modifier (5), la Supprimer (6)
  • Changer l'ordre d'apparition de vos consignes (2),
  • Les filtrer par Spécialité des agendas , par Agenda et/ou par Motif de consultation (3),

N'oubliez pas de Valider (7) les actions faites sur cette page. 

CONSIGNES_1.png

 

4. Lors de l'ajout ou de la modification d'une consigne :

  • Conservez Consignes patients (1) dans l'objectif de la consigne.
  • Sélectionnez l'(es) agenda(s) (2), puis le(s) motif(s) de consultation concerné(s) (3). 
  • Renseignez l’information à afficher aux patients avant ou après la prise de rendez-vous soit en cochant une consigne par défaut (4 et 5) si cela vous est proposé (disponible sur certaines spécialités uniquement), soit en cliquant sur Ajouter une consigne libre (6 et 7).

Vous pouvez également joindre un document (8) que vous aurez créé ou importé depuis le module Documents (questionnaire, ordonnance, plan, ...) à cette consigne.

N'oubliez pas de cliquer sur Valider (9) afin d'enregistrer vos modifications. 

CONSIGNES_2.png

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Cas 3 : Intégrer des questions dans le parcours patient

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

Param_tres.png

 

 2. Sélectionnez Informer le patient.

faq_informer_1.jpg

 

3. Rendez-vous dans le module Questions (1) pour gérer les questions affichées aux patients : ajouter (2), modifier (5), supprimer (6) une question ou encore changer l'ordre d'apparition (4) des questions au patient.

Pour rechercher vos Questions existantes vous pouvez les filtrer par Spécialité des motifs de consultation et/ou par Motif de consultation (3)

Après toute modification, n'oubliez pas de Valider (7). 

QUESTIONS_2.png

 

4.  Cliquez sur Options (1) pour définir le périmètre des questions par agenda ou lier un document à une question. Veuillez noter, que les documents doivent préalablement être créés dans l'espace dédié. 

5. Sélectionnez les Motifs concernés (2) par la modification ou la création de la question.

Choisissez parmi les propositions de questions de restreindre la prise de rendez-vous en ligne en fonction de l'âge ou du statut patient (Nouveau ou adressé) (3) ou de récolter plus d'informations sur le patient (4). 

Cliquez sur Valider (5) pour enregistrer.  

QUESTIONS_3.png

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Cas 4 : Particularités des questions bloquantes (nouveau patient, âge, adressage)

1. Les nouveaux patients

Lors de la prise de rendez-vous en ligne, lorsque le patient clique sur l'horaire souhaité, celui-ci doit confirmer qu'il a déjà consulté dans votre établissement. S'il répond "oui" alors que cela n'est pas le cas, un second filtre s'effectue automatiquement par rapport aux coordonnées renseignées et le contenu de votre base de données patient. 

2. L'âge des patients 

Lorsque le patient réserve son rendez-vous, un message s'affiche indiquant que ce créneau n'est disponible que pour les personnes d'un certain âge. Le patient doit affirmer respecter cette condition pour poursuivre l'enregistrement de son rendez-vous. Lorsqu'il s'identifie, nous vérifions qu'il respecte réellement la condition d'âge imposée avant de valider son rendez-vous.

3. L'adressage par un praticien 

Lors de la prise de rendez-vous en ligne, quand le patient clique sur l'horaire souhaité, il doit indiquer s'il possède une lettre d'un médecin traitant indiquant de prendre ce rendez-vous. Il devra ensuite indiquer le nom du praticien pour valider son rendez-vous. 

Dans la fenêtre de rendez-vous de votre agenda, le nom du médecin adressant ainsi que ses coordonnées apparaissent à la place du champ provenance. Vous pouvez supprimer ces informations. Dans ce cas, le champ provenance réapparaît.  

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Cas 5 : Intégrer un document (ordonnance, questionnaire ...) 

1. Sélectionnez Documents (1) pour : 

  • Importer un Document (2),
  • Directement Rédiger un document (3),
  • Filtrer ceux existant par Spécialité des motifs de consultation et/ou par Motif de consultation (3),
  • Les visualiser (4), les modifier (5) ou encore les supprimer (6).

ORDONNANCE_1.png

 

2. Lors de l'import d'un document, choisissez les motifs concernés (1), donnez-lui un Titre (2) et sélectionner votre Fichier (3). Enfin, cliquez sur Valider (4) pour enregistrer.  

ORDONNANCE_2.png

 

3. Pour rédiger un document, associez-le aux Motifs de consultation concernés (1), donnez-lui un Titre (2), rédigez le Corps du texte (3) puis cliquez sur Valider (4).

DOCUMENT_3.png

 

4. Une fois le document créé, vous pouvez le lier à une/des consigne(s) ou question(s) en suivant les procédures contenues dans cet article.  

Les documents sont accessibles depuis la fenêtre de rendez-vous de votre agenda en cliquant sur Partager des documents. Après avoir sélectionné votre document, vous pourrez l'imprimer ou l'envoyer par email à votre patient.

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Cas 6: Envoyer manuellement des documents aux patients depuis la fenêtre de rendez-vous. 

En plus des documents présents dans l'agenda Doctolib, il est possible d'envoyer manuellement des documents (ordonnances, compte-rendu, ...) se trouvant sur votre ordinateur à vos patients. 

 

Bon à savoir : 

Envoi des documents par email : Pour qu'un document créé dans l'agenda soit envoyé avec les emails de confirmation et de rappel de rendez-vous, il est nécessaire de le lier à une consigne patient ou le conditionner à la réponse à une question.

La rubrique Historique des actions d'un rendez-vous permet de retrouver la date et l'utilisateur ayant partagé le(s) document(s) avec le patient.

Certaines informations sont automatiquement intégrées dans le formulaire de prise de rendez-vous ou dans les communications envoyées aux patients en fonction du paramétrage de votre agenda : 

  • Si vous acceptez la carte vitale: "Afin d'être remboursé plus rapidement et plus simplement, merci de vous munir de votre carte Vitale à jour et, si besoin, de votre attestation (CMU-C, AME, ALD, ACS, maternité, etc.)."
  • Si vous acceptez le tiers payant: "Le praticien pratique le tiers-payant pour la partie sécurité sociale." ou "Le praticien pratique le tiers-payant pour les parties sécurité sociale et mutuelle."
  • Si vous avez configuré des moyens de paiement: "Moyens de paiement acceptés : Chèques et espèces. Carte bancaire non acceptée."
  • Si le patient du rendez vous a moins de 16 ans : "Pour un meilleur suivi de votre enfant, merci de vous munir de son carnet de santé lors du rendez-vous."
  • Si l'adresse postale des patients est paramétrée comme visible dans les champs de l'agendacelle-ci sera également obligatoire lors de la prise de rendez-vous en ligne. 

Si vous souhaitez faire apparaître des champs supplémentaires lors de la prise de rendez-vous sur internet ou pour le secrétariat, merci de nous contacter par email en cliquant sur l'icône "Aide" (le point d'interrogation), en haut à droite de votre agenda. En effet, cette fonctionnalité n'est paramétrable que par le support Doctolib.

Conformément à la législation française, il n'est pas possible de restreindre la prise de rendez-vous selon des critères géographiques. 

Les Astuces pour la mise en page : 

  • Liste à puces : Utilisez le tiret (-) ou l'astérisque (*) puis appuyez sur la barre d'espace et sauter une ligne à la fin de chaque item. 
  • Lien : [texte du lien](url du lien). Attention, si ces liens renvoient vers une fiche profil ou une fiche centre sur doctolib.fr ; sur la version mobile ils ne seront pas cliquables. Pour que cela soit possible, il est recommandé d'utiliser une URL courte grâce à https://goo.gl
  • Afin d'assurer une charte graphique cohérente sur l'ensemble du site, il n'est pas possible d'intégrer des éléments en gras ou en italique.

 

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 Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter en cliquant sur l'icône  aide.png en haut à droite de votre agenda.