Support à distance

Gérer les remplacements

Accès nécessaire : Administrateur pour l'étape préalable puis au moins un accès en Gestion des RDV, des absences et des ouvertures (vérifier mes droits)

 

Vous pouvez ajouter simplement vos périodes de remplacement (par un collaborateur, assistant, interne, remplaçant ou associé) sur l'agenda. A noter que votre remplaçant utilise votre agenda, vos motifs, leur durée, couleur... 

Sommaire : 

 

Étape préalable : Créer un remplaçant

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres. 

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2. Cliquez sur Remplaçants. 

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3. Cliquez sur Ajouter un remplaçant.

 

4. Sélectionnez la Civilité de votre remplaçant (1), son Titre (2), son Statut (3). Vous avez le choix entre remplaçant, collaborateur, assistant, interne ou associé. Remplissez ensuite son Nom (4), son Prénom (5) et si vous le souhaitez son Email (6) et son numéro de Téléphone (7). Enfin, cliquez sur Valider (8)

 

5. Une fois votre remplaçant créé, vous pouvez à tout moment modifier les informations le concernant en cliquant sur le crayon bleu (1) ou le supprimer en cliquant sur la croix (2). 

 

Pour une question de sécurité, nous vous conseillons de lui créer un compte utilisateur avec ses propres identifiants afin d'éviter de lui communiquer vos identifiants, cet article vous guidera pour ajouter un utilisateur.

 

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Cas 1 : Signaler la présence d'un remplaçant pour une journée

1. Depuis l'agenda, cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png(1) et sélectionnez Appliquer un remplaçant (2). 

2018-11-09_11_39_26-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

2. Choisissez l'Agenda (1) et le Remplaçant (2) dans les lignes dédiées puis cliquez sur Valider (3).

2018-11-09_11_35_11-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

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Cas 2 : Signaler un remplaçant pendant plusieurs jours (vacances, etc)

Si vous avez plusieurs ouvertures configurées sur votre semaine, n'oubliez pas de répéter la modification suivante sur chacune des plages.

1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, cochez l'agenda concerné (1). Cliquez ensuite sur l'icône Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda (2). 

plages_1.png

 

2. Sur la plage à partir de laquelle vous souhaitez que le remplacement débute, cliquez sur Modifier (cette option apparaît si vous passez votre souris dessus).

2018-11-12_11_00_54-Doctolib_pour_les_praticiens.png

  

3. Sélectionnez Ajouter un remplaçant (1) ensuite le remplaçant voulu puis cliquez sur Valider (2).

2019-01-07_15_49_50-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

4. Sélectionnez la quatrième proposition et renseignez la date de fin du remplacement (1) puis cliquez sur Valider (2).

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Cas 3 : Signaler un remplaçant de manière récurrente

Si vous avez plusieurs ouvertures concernées, n'oubliez pas de répéter la modification suivante sur chacune des plages.

1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, cochez l'agenda concerné (1). Cliquez ensuite sur l'icône Modifier les ouvertures en haut à droite de votre agenda (2). 

plages_1.png

 

2. Sur la plage à partir de laquelle vous souhaitez que le remplacement débute, cliquez sur Modifier (cette option apparaît si vous passez votre souris dessus).

2018-11-12_11_00_54-Doctolib_pour_les_praticiens.png

 

3. Sélectionnez Ajouter un remplaçant (1) ensuite le remplaçant voulu puis cliquez sur Valider (2).    

2019-01-07_15_49_50-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

4. Sélectionnez la troisième option (1) et cliquez sur Valider (2).

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Cas 4 : Annuler un remplacement sur une journée

1. Pour retirer un remplaçant sur une journée depuis l'agenda, cliquez sur 2018-11-02_16_09_34-Doctolib_pour_les_praticiens.png(1) et sélectionnez Annuler le remplacement (2). 

2018-11-20_14_48_15-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

2. Confirmez cette annulation en cliquant ensuite sur Valider. 

2018-11-12_10_22_25-Doctolib_pour_les_praticiens1.png

 

Bon à savoir : 

L'information sur votre remplacement 

1. Sélectionnez l'agenda concerné (1), le nom de votre/vos remplaçant(s) s'affiche(nt), suivi des horaires des plages concernées (2).                                         

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2. Vos patients seront également informés sur le site patient doctolib.fr lors de la prise de rendez-vous. Si vous avez plusieurs remplaçants sur les jours affichés, la mention en bas à gauche sera remplacée par "Consultations assurées par un collaborateur". Le nom du remplaçant apparaîtra après la validation de l'horaire du rendez-vous. 

 

3. Le nom de votre remplaçant sera également présent dans les rappels par mails et SMS.

 

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Cas 5 : Créer une annonce de remplacement

Attention : la création d'offre de remplacement est pour le moment réservée aux médecins généralistes et aux ostéopathes.

Vous pouvez créer une offre de recherche de remplaçant, en précisant diverses informations, comme la période d'absence, les jours travaillés dans la semaine...

Cette offre sera publiée sur notre nouvel outil et visible par tous ceux qui cherchent à faire des remplacements.

Vous verrez ensuite, sous chaque offre, les candidats qui y ont répondu favorablement. Libre à vous de les recontacter.

Vous n'aurez plus qu'à accepter le candidat de votre choix.

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite (1), puis sur Paramètres (2).

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2. Rendez-vous dans les Demandes de remplacement (3) puis cliquez sur Ajouter une demande de remplacement (4).

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3. Complétez votre offre :

  • Sélectionnez l'agenda concerné (5) ;
  • Renseignez le type de cabinet (6) ;
  • Indiquez la date de début du remplacement (7). Si aucune date n'est renseignée, il sera indiqué "Dès que possible" sur l'offre ;
  • Indiquez la date de fin de remplacement (8). Si aucune date n'est renseignée, il sera indiqué "Régulièrement" sur l'offre ;
  • Renseignez le pourcentage de rétrocession souhaité (9). Si vous ne remplissez pas de valeur, il sera indiqué "À discuter" sur l'offre ;
  • Si nécessaire, indiquez le logiciel que vous utilisez (10) ;
  • Renseignez les informations pratiques à votre convenance en cochant les cases (11) Visite à Domicile, Véhicule nécessaire, Logement disponible, Secrétariat disponible ;
  • Pour chaque jour de la semaine, indiquez les périodes de vacation (12).
  • Publiez votre annonce en cliquant sur le bouton Valider (13).

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4. Votre annonce s'ajoute alors dans la liste de vos offres (14) et vous pouvez :

  • Copier le lien de votre annonce (15) afin de la partager, sur vos réseaux sociaux par exemple ;
  • Visualiser votre annonce sur le Marketplace (portail des offres) en cliquant sur l’œil (16). Elle s'affiche alors telle que la verront les candidats ;
  • Modifier votre annonce en cliquant sur le crayon (17).

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Cas 6 : Modifier une annonce de remplacement

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite (1), puis sur Paramètres (2).

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2. Rendez-vous dans les Demandes de remplacement (3) afin de consulter la liste des offres que vous avez publiées. Cliquez ensuite sur le crayon à droite de l'offre que vous souhaitez modifier (4).

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3. Modifiez les éléments que vous souhaitez (5) puis enregistrez les modifications en cliquant sur Valider (6).

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Cas 7 : Supprimer/Clôturer une annonce de remplacement

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite (1), puis sur Paramètres (2).

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2. Rendez-vous dans les Demandes de remplacement (3) afin de consulter la liste des offres que vous avez publiées. Cliquez sur le crayon à droite d'une offre (4).

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3. Cliquez sur Annuler mon offre (5), sélectionnez la raison de clôture (6), puis validez en cliquant sur Confirmer (7).

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4. Les annonces clôturées restent affichées dans votre liste avec l'ensemble des informations des candidats.

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Cas 8 : Traiter les réponses à une annonce de remplacement

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite (1), puis sur Paramètres (2).

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2. Rendez-vous dans les Demandes de remplacement (3) afin de consulter la liste des offres que vous avez publiées.

L'ensemble des noms, coordonnées, ainsi que dates de candidature de chaque remplaçant s'affichent alors en dessous de l'intitulé de chaque annonce (4).

Vous pouvez alors :

  • Accepter une candidature (5). Les autres candidatures seront automatiquement refusées.
  • Refuser une candidature (6) ;

Les actions effectuées pour chaque candidature ainsi que les désistements s'afficheront à côté de chacune d'elle (7).

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