Prendre en main l'application mobile Doctolib Kiné

Name=clock.png Temps de lecture : 3 minutes 

Retrouvez dans cet article les différentes fonctionnalités Doctolib Kiné disponibles dans l’application mobile. Dans un premier temps, veillez à vous munir de votre Doctolib Lecteur, notamment lors de la création d’un plan de traitement, de la facturation de séances, et de la télétransmission de factures.

À retenir

En utilisant l’application mobile, vous pouvez :

  • Gérer votre agenda, vos rendez-vous et séances ;
  • Consulter et modifier le dossier de vos patients ;
  • Créer et suivre des traitements de kinésithérapie ;
  • Coter et rédiger vos bilans ; 
  • Facturer vos patients et télétransmettre vos factures.

Les actions possibles depuis l'agenda

Prendre un rendez-vous pour un patient
  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=plus.png situé en bas à droite de votre écran
  3. Cliquez sur Prendre un rendez-vous
    • Vous pouvez également cliquer sur le créneau horaire de votre choix Name=plus.png
  4. Sélectionnez l’agenda du praticien concerné par le rendez-vous
  5. Sélectionnez le motif de consultation
  6. Choisissez la date de consultation parmi les créneaux horaires disponibles
    • Si vous souhaitez changer la date de consultation a posteriori de la création du rendez-vous, nous vous invitons à consulter cet article.
  7. Dans la barre de recherche, écrivez le nom du patient ou cliquez sur son nom s’il apparaît dans les Patients suggérés
  8. Au niveau du champ Name=hand-holding-medical.png Traitement, cliquez sur le plan de traitement auquel associer la séance, ou bien sélectionnez Séance hors nomenclature
  9. Si nécessaire, remplissez les champs Adressage et Name=file-lines.png Notes
  10. Cliquez sur Créer le rendez-vous

Le rendez-vous est créé, vous pouvez le visualiser sur votre agenda. Si vous souhaitez pointer ou dépointer une séance, nous vous invitons à consulter cet article.

Créer une absence
  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=plus.png situé en bas à droite de votre écran
  3. Cliquez sur Créer une absence Name=calendar-xmark.png
  4. Dans le menu déroulant du champ Agenda, sélectionnez l’agenda concerné
  5. Dans le champ Name=clock.png Date et heure de l’absence, activez le bouton Name=angle-left.jpg Jour entier si l’absence s’étend sur la journée, sinon choisissez une date de début ainsi qu’une date de fin
  6. Si nécessaire, renseignez Name=square-info.png l’Objet de l’absence
  7. Cliquez sur Créer l’absence

L’absence est créée, vous pouvez la visualiser sur votre agenda.

Créer une ouverture
  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=plus.png situé en bas à droite de votre écran
  3. Cliquez sur Créer une ouverture Name=calendar-day.png
  4. Commencez par sélectionner l’agenda du praticien pour qui créé l’ouverture
  5. Définissez une date en renseignant le jour, l’Heure de début et de fin
    • S’il s’agit d’une ouverture récurrente, activez le bouton du champ Name=angle-left.jpg Répéter tous les [jour]
  6. Cliquez sur Continuer
  7. Sélectionnez les motifs de consultation associés à l’ouverture
  8. Cliquez sur Continuer
  9. Vérifiez si les informations correspondent à celles que vous avez renseignées
  10. Cliquez sur Créer la plage d’ouverture

La plage d’ouverture est créée.

Écrire une note
  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=plus.png situé en bas à droite de votre écran
  3. Cliquez sur Écrire une note Name=message.png
  4. Saisissez le message de votre choix à l'aide du clavier ou de la dictée vocale en cliquant sur Name=microphone.pngsitué en bas à droite 
  5. Dans le menu déroulant du champ 8d785cef-6047-4740-905c-7b4e1768a3e7 Agenda, sélectionnez le kinésithérapeute expéditeur de la note
  6. Dans le champ Name=clock.png Associer à la date, sélectionnez la date de votre choix
  7. Dans la barre de recherche du champ Name=user.png Associer à un patient, tapez le nom du patient de votre choix 
  8. Cliquez sur Envoyer

La note est ajoutée au dossier patient.

 

Les actions possibles depuis le dossier patient

Consulter le dossier de vos patients
  1. Rendez vous en vue Agenda
  2. Cliquez sur Name=users.png situé en bas de votre écran, puis recherchez le patient depuis la barre de recherche ou cliquez sur son nom s’il apparaît dans la section Patients suggérés
  3. Dans la section Information, vous visualisez :
    • Les informations relatives à votre Name=user.png Patient
      • Cliquez sur Name=pencil.png situé en haut à droite pour visualiser l’ensemble des informations administratives du patient
    • Les Name=file-lines.png Documents que vous avez ajoutés à son dossier patient
      • Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations sur l’ajout d’un document au dossier patient
  4. Dans la section Historique, vous visualisez :
    • L’ensemble des rendez-vous passés et futurs de votre patient avec une précision sur le nombre de rendez-vous non honorés

Ajouter un document au dossier patient
  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=plus.png situé en bas à droite de votre écran
  3. Cliquez sur Ajouter un document Name=camera.png
    • Vous pouvez choisir un document dans votre photothèque, vous pouvez le prendre en photo ou bien vous pouvez le sélectionner depuis vos fichiers.
    • Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations
  4. Une fois le document importé, cliquez sur Continuer
  5. Dans le champ Patient concerné, tapez le nom du patient de votre choix
  6. Dans le menu déroulant du champ Catégorie du document, sélectionnez le type de document, par exemple, Ordonnance de soins paramédicaux
  7. Si nécessaire, modifiez la date du document et saisissez un commentaire
  8. Cliquez sur Classer le document

✅ Le document a bien été ajouté. Retrouvez-le dans l’Historique du dossier patient, et dans la section Ordonnance du patient lors de la création d’un plan de traitement.

 

Les actions possibles pour gérer le plan de traitement

Créer un traitement de kinésithérapie avec carte Vitale

Pour créer un plan de traitement de kinésithérapie sur mobile :

  1. Insérez la carte Vitale du patient dans le lecteur
  2. Sélectionnez le bénéficiaire de la carte Vitale concerné par la création du traitement
  3. Pour associer la carte Vitale au dossier patient qui est automatiquement détecté, cliquez sur Associer, puis sur Confirmer
  4. Cliquez sur Name=plus.png Créer un traitement
  5. Dans la section Nature d'assurance :
    • Si nécessaire, modifiez la Nature d'assurance en sélectionnant Maladie, Maternité, Accident du travail ou maladie professionnelle ou Soins Médicaux Gratuits.
  6. Si vous souhaitez appliquer du Tiers payants, rendez vous dans la section correspondante et : 
    • Activez Name=angle-left.jpg Tiers payant AMO et/ou Tiers payant AMC
  7. Cliquez sur Suivant
  8. Cliquez sur Ajouter un document pour l'intégrer au plan de traitement ou sur Passer pour l'ajouter plus tard
    • Si vous choisissez d’ajouter l’ordonnance plus tard et que vous êtes sur votre application de bureau, vous avez la possibilité de l’ajouter depuis votre smartphone. Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations.
    • Nous vous invitons à consulter cet article pour savoir comment apporter des modifications à un plan de traitement a posteriori de sa création.
  9. Saisissez les éléments en rapport avec l’ordonnance
  10. Cliquez sur Continuer
  11. Cliquez sur Passer à la cotation ou sur Créer sans cotation pour la saisir plus tard
  12. Ajoutez un acte en le saisissant dans la barre de recherche NGAP
    • Si vous souhaitez d'autres prestations, cliquez sur Name=plus.png Ajouter une prestation
    • Si vous souhaitez coter puis rédiger un bilan diagnostic kinésithérapique (BDK), nous vous invitons à suivre la démarche explicitée dans cet article.
  13. Cliquez sur Suivant 
  14. Vérifiez les informations liées au plan de traitement dans la Récapitulatif puis cliquez sur Créez le traitement

✅ Une notification vous indique que le traitement est créé.

Créer un traitement de kinésithérapie sans carte Vitale

Si votre patient n'a pas sa carte Vitale, il vous est tout de même possible de lui créer un traitement de kinésithérapie. À partir du moment où votre structure de facturation a déjà été configurée, veuillez noter qu'il est possible de créer un plan de traitement sans que votre carte CPS soit insérée dans votre Doctolib Lecteur et que ce dernier soit connecté en Bluetooth à votre smartphone.

  1. Ouvrez l'application mobile
    • Veillez à ce que la dernière mise à jour soit effectuée.
  2. Rendez vous en vue agenda
  3. Cliquez sur le rendez-vous de votre choix qui n'a pas encore été associé à un traitement
  4. Cliquez sur Créer un traitement
  5. Dans la section Nature d'assurance
    • Si nécessaire, modifiez la Nature d'assurance en sélectionnant Maladie, Maternité, Accident du travail ou maladie professionnelle ou Soins Médicaux Gratuits.
  6. Si vous souhaitez appliquer du Tiers payants, rendez vous dans la section correspondante et : 
    • Activez Name=angle-left.jpg Tiers payant AMO et/ou Tiers payant AMC
  7. Cliquez sur Suivant
  8. Cliquez sur Ajouter un document pour l'intégrer au plan de traitement ou sur Passer pour l'ajouter plus tard
    • Si vous choisissez d’ajouter l’ordonnance plus tard et que vous êtes sur votre application de bureau, vous avez la possibilité de l’ajouter depuis votre smartphone. Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations.
    • Nous vous invitons à consulter cet article pour savoir comment apporter des modifications à un plan de traitement a posteriori de sa création.
  9. Saisissez les éléments en rapport avec l’ordonnance
  10. Cliquez sur Continuer
  11. Cliquez sur Passer à la cotation ou sur Créer sans cotation pour la saisir plus tard
  12. Ajoutez un acte en le saisissant dans la barre de recherche NGAP
    • Si vous souhaitez d'autres prestations, cliquez sur Name=plus.png Ajouter une prestation
    • Si vous souhaitez coter puis rédiger un bilan diagnostic kinésithérapique (BDK), nous vous invitons à suivre la démarche explicitée dans cet article.
  13. Cliquez sur Suivant 
  14. Vérifiez les informations liées au plan de traitement dans la Récapitulatif puis cliquez sur Créez le traitement

✅ Le plan de traitement est créé, vous pourrez le facturer une fois la carte Vitale de votre patient lue.

Coter et rédiger un bilan diagnostic kinésithérapique

Lors de la création du plan de traitement ou a posteriori, vous avez la possibilité de coter un bilan. Pour cela :

  1. Rendez vous dans la section Actes, puis cliquez sur Name=pen-to-square.png
  2. Si nécessaire, cliquez sur Name=plus.png Ajouter une prestation
  3. Dans la barre de recherche, saisissez la cotation correspondante au bilan, puis sélectionnez-la
    • La cotation du BDK pour les traitements de rééducation et de réadaptation fonctionnelle est AMS/AMK/AMC 10,7 ;
    • La cotation du BDK pour les traitements pour les pathologies neurologiques et musculaires est AMK/AMC 10,8 (en dehors des atteintes périphériques, radiculaires ou tronculaires)
  4. Cliquez sur Enregistrer
  5. Validez

✅ L’acte du bilan sera automatiquement ajouté à la facture pour la première séance, puis aux séances éligibles conformément à la réglementation NGAP.

Dans un second temps, afin de rédiger un bilan :

  1. Rendez vous en vue agenda 8d785cef-6047-4740-905c-7b4e1768a3e7
  2. Cliquez sur la séance du patient
    • Veillez à ce qu’elle soit rattachée à un plan de traitement.
  3. Dans la section Name=hand-holding-medical.png Traitement, assurez-vous d'être sur le bon traitement si votre patient en a plusieurs
  4. Dans la section Name=clipboard-medical.png Bilan, cliquez sur Name=plus.png Ajouter un bilan
  5. Saisissez le bilan à l'aide du clavier ou de la dictée vocale en cliquant sur Name=microphone.png situé en bas à droite
  6. Utilisez la barre d’outil afin de mettre en forme le bilan
  7. Enregistrez

 

Les actions pour facturer vos patients et télétransmettre vos factures

Facturer des séances de kinésithérapie en mode SESAM-Vitale

Afin de facturer des séances de kinésithérapie, commencez par lire la carte Vitale de votre patient. Pour cela :

  1. Rendez vous dans l’onglet Factures en cliquant sur Name=euro-sign.png situé en bas de l’écran
  2. Cliquez sur Name=plus.png situé en bas à droite, puis sur Lire la carte Vitale Name=credit-card.png
  3. Sélectionnez le bénéficiaire de la carte Vitale concerné par la facturation
  4. Sélectionnez le traitement à facturer, puis cliquez sur Créer une facture (FSE)

Avant de procéder au paiement, veillez à vérifier les éléments de facturation. Pour cela :

  1. Si nécessaire, cliquez sur la section “Du XX mois au XX mois” pour ne pas facturer certaines séances, modifier la date d’un acte ou ajouter un ou plusieurs actes
    • Nous vous invitons à consulter cet article pour savoir comment modifier la date d’un acte
  2. Si nécessaire, cliquez sur la section Ordonnance pour vérifier les éléments ou les compléter
  3. Si nécessaire, cliquez sur la section Tiers payant pour appliquer le TP AMO et/ou le TP AMC
    • Pour cela, activez Name=angle-left.jpg Assurance Maladie obligatoire et/ou Assurance maladie complémentaire.
    • Consultez cet article pour en savoir davantage
  4. Cliquez sur Passer au paiement
  5. Sélectionnez le mode de paiement
  6. Cliquez sur Valider

✅ Les séances de kinésithérapie sont facturées.

Télétransmettre les factures de kinésithérapie

Afin de télétransmettre vos factures :

  1. Rendez vous dans l’onglet Factures en cliquant sur Name=euro-sign.png situé en bas de l’écran
  2. Cliquez sur situé en bas à droite, puis sur Télétransmettre
  3. Visualisez vos factures prêtes à être télétransmises
  4. Cliquez sur Télétransmettre
  5. Saisissez le code porteur de votre carte CPS

✅ Vos factures sont télétransmises.

Capture d’écran 2023-09-14 à 20.14.30.png

 

Accéder aux paramètres de votre compte Doctolib Kiné sur mobile 

Paramétrer votre agenda, consulter vos notifications et contacter notre équipe support Doctolib

En cliquant sur les trois barres situées en haut à gauche de votre agenda, vous pouvez :

  • Changer la vue de votre agenda en cliquant sur Vue 3 Jours, Vue Jour ou Vue Liste
  • Accéder à votre Name=bell.png Centre de notifications
  • Gérer les ouvertures
  • Choisir les 8d785cef-6047-4740-905c-7b4e1768a3e7 Agendas qui seront visibles sur votre application mobile
  • Voir si votre Doctolib Lecteur est associé à votre smartphone
    • Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations
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    • Nous vous invitons à consulter cet article pour en savoir plus
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