Naviguer dans l'agenda dans Doctolib Kiné

Le contenu de cet article s’applique uniquement aux versions payantes.

Dans Doctolib Kiné, vous pouvez aisément naviguer entre le dossier de votre patient et sa fiche rendez-vous depuis l'agenda.

À retenir

Depuis l’agenda vous pouvez vous rendre :

  • Dans l'onglet Name=euro-sign.png Factures afin de télétransmettre vos factures, visualiser vos revenus, suivre les traitements de vos patients et effectuer le calcul de vos rétrocessions ;
  • Dans l'onglet e0033522-5b15-4fdd-a937-4a9d24ee6e59 Import de documents afin d'associer un document, comme une ordonnance, dans le dossier du patient souhaité ;
  • Dans l'onglet Name=credit-card.png Carte Vitale afin d'accueillir votre patient et lire sa carte Vitale ;
  • Dans la fiche rendez-vous afin de réaliser des actions spécifiques sur le rendez-vous souhaité ;
  • Dans le dossier de votre patient afin d’avoir une vision d’ensemble de ses séances passées et futures, ses différents plans de traitement, les factures en cours et ses données administratives.

Comprendre les différentes actions disponibles depuis l'agenda

Naviguer dans l’onglet Factures

Si vous souhaitez télétransmettre vos factures :

  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=euro-sign.png Factures situé dans la barre latérale bleue à gauche
  3. Assurez-vous d’être dans l’onglet Factures
  4. Cliquez sur Télétransmettre dans la barre d’Actions à droite
    • Pour plus d'informations quant à la télétransmission, nous vous invitons à consulter cet article.
  5. Saisissez votre code porteur
    • Il s’agit du code associé à votre carte CPS

La télétransmission s'effectue sous dix minutes.

Capture d’écran 2024-01-10 à 13.48.41.jpg

Afin de visualiser vos revenus :

  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=euro-sign.png Factures situé dans la barre latérale bleue à gauche
  3. Assurez-vous d’être dans l’onglet Revenus
  4. Si nécessaire, filtrez vos revenus selon la période souhaitée
    • Nous vous invitons à consulter cet article afin d’en savoir plus sur vos revenus
  5. Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de télécharger la liste détaillée de vos revenus
    • Pour en savoir plus, cliquez ici

Capture d’écran 2024-01-10 à 13.49.12.jpg

Afin de suivre les traitements de vos patients

  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=euro-sign.png Factures situé dans la barre latérale bleue à gauche
  3. Assurez-vous d’être dans l’onglet Suivi des traitements
  4. Affinez votre recherche en utilisant les filtres Statut du traitement et Patients vus sur la période ou bien Recherchez un patient directement depuis la barre de recherche située à droite

Vous visualisez les traitements de vos patients, et vous pouvez réaliser des actions sur ces derniers, notamment si certaines informations de facturation n’ont pas été renseignées pour un traitement, ou s’il faut relancer un patient pour impayé. Pour plus d’informations quant au suivi des traitements de vos patients, nous vous invitons à consulter cet article.

Capture d’écran 2024-01-10 à 13.49.22.jpg

Afin d'effectuer le calcul de vos rétrocessions :

  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=euro-sign.png Factures situé dans la barre latérale bleue à gauche
  3. Assurez-vous d’être dans l’onglet Rétrocessions
  4. Dans un premier temps, dans l’onglet Collaborateurs et assistants vous visualisez le Total des sommes à vous verser, ainsi que le détail de ces sommes par collaborateur
    • Cliquez sur Name=plus.png Ajouter un collaborateur afin de créer une rétrocession pour un collaborateur
    • Si vous ne savez pas comment faire, nous vous invitons à suivre la démarche explicitée dans cet article
  5. Dans l’onglet Remplaçants, vous visualisez le total des sommes que vous devez verser à vos remplaçants, ainsi que le détail de ces sommes par remplaçant
    • Cliquez sur Name=calculator.png Calculer pour vos remplaçants afin de créer une rétrocession pour vos remplaçants
    • Nous vous invitons à consulter cet article pour davantage d’informations

Les rétrocessions sont créées, un calcul de mise à jour sera automatiquement effectué chaque nuit. Afin que ce dernier soit juste, il est important d’associer toutes les séances à un plan de traitement, de les facturer, et d’ajouter une cotation aux différents plans de traitement. Lorsque cela est fait, veillez à cliquer sur Name=arrows-rotate.png Actualiser afin que les modifications soient prises en compte. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter cet article.

Capture d’écran 2024-01-10 à 13.56.49.jpg

Naviguer dans l’onglet Import de documents

Afin d’importer un document dans le dossier du patient de votre choix :

  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur e0033522-5b15-4fdd-a937-4a9d24ee6e59 Import de documents situé dans la barre latérale bleue à gauche
  3. Importez le document souhaité
    • Pour plus d’informations sur l’import d’un document, nous vous invitons à lire la démarche explicitée dans cet article
  4. Une fois que le document est importé, sélectionnez dans un premier temps, dans le champ Patient concerné, le patient suggéré ou tapez son nom dans la barre de recherche pour l'ajouter, puis vérifiez la catégorie et la date du document
  5. Si nécessaire, remplissez les champs restants, puis Classez le document ou Créez un traitement si le document n’est associé à aucun traitement

Le document est importé dans le dossier de votre patient.

Naviguer dans l’onglet Carte Vitale
  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=credit-card.png Carte Vitale situé en haut à droite de la barre de recherche
  3. Sélectionnez le bénéficiaire de la carte Vitale insérée dans votre Doctolib Lecteur
  4. Cliquez sur Sélectionner ce bénéficiaire

Le dossier patient du bénéficiaire s’ouvre automatiquement. Notez que si le dossier du patient n’a pas encore été créé, il vous sera proposé de le faire.

Comprendre les différentes actions disponibles depuis la fiche rendez-vous

Afin d'accéder à la fiche rendez-vous : 

  1. Rendez vous en vue agenda 
  2. Effectuez un clic droit sur le rendez-vous souhaité
  3. Cliquez sur Name=pencil.png Voir le rendez-vous

Vous êtes automatiquement redirigé vers la fiche rendez-vous de votre patient.

Quelles actions pouvez-vous réaliser depuis la fiche rendez-vous ?

Dans les détails du rendez-vous, vous pouvez :

  • Changer l’agenda auquel est rattaché le rendez-vous ;
    • Notez qu’il est possible de changer d’agenda uniquement si le rendez-vous n’est pas lié à un plan de traitement ;
    • Si le rendez-vous est lié à un plan de traitement, alors vous devrez le supprimer et créer un nouveau rendez-vous en sélectionnant l’agenda souhaité.
  • Changer le motif du rendez-vous et sa durée ;
  • Changer l’horaire prévu du rendez-vous ;
  • Ajouter le patient sur liste d’attente ;
    • Pour cela, le rendez-vous doit avoir lieu dans 24 heures ou plus. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter cet article.
  • Changer le traitement auquel le rendez-vous est rattaché ;
  • Ajouter des notes lié à un rendez-vous ;
    • Notez que le champ Notes vous permet de renseigner des informations administratives uniquement. Les informations à caractère médical sont à renseigner dans le champ Observation situé dans le dossier de votre patient.
  • Indiquer s’il s’agit d’un nouveau patient, ou non ;
  • Avoir une vision d’ensemble des actions effectuées sur le rendez-vous et qui en est à l’origine en cliquant sur Name=clock-rotate-left.png Voir l'historique des changements et des notifications

Capture d’écran 2024-01-10 à 14.00.32.jpg

Utilisez le menu situé à gauche de votre écran pour :

  • Visualiser les informations administratives de votre patient
    • Veillez à renseigner l’adresse email ainsi que le numéro de téléphone du patient de sorte à ce que ce dernier puisse recevoir toutes les informations liées à ses rendez-vous. Nous vous invitons à consulter cet article pour comprendre quelles notifications sont envoyées aux patients ;
    • Également, vous pouvez cliquer ici si vous ne parvenez pas à activer les notifications.
  • Visualiser l’Historique des rendez-vous du patient afin d’avoir une vue d’ensemble de ses rendez-vous passés

Capture d’écran 2024-01-10 à 14.00.32.jpg

Utilisez le menu situé à droite de votre écran pour :

  • Ouvrir le dossier patient en cliquant sur Name=folder.png Ouvrir le dossier patient
  • Créer un plan de traitement en cliquant sur Name=stethoscope.png Créer un traitement
    • Pour en savoir plus sur la création d’un plan de traitement, nous vous invitons à consulter cet article.
  • Attribuer un statut au rendez-vous afin d’avoir une vision précise de la situation de ce dernier, en cliquant sur le statut souhaité dans la section Statuts
    • Nous vous invitons à consulter cet article afin d’en savoir davantage sur les statuts attribuables à un rendez-vous.
  • Réaliser des actions sur le rendez-vous depuis la colonne Actions. Vous pouvez :
    • Name=arrow-right.png Déplacer le rendez-vous
      • Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations.
    • Name=files.png Copier le rendez-vous
    • Name=print.png Imprimer le rendez-vous
    • Name=pen-to-square.png Écrire une note pour vos collaborateurs et/ou secrétaires
      • Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations.
    • Name=calendar.png Adresser chez un confrère
      • Nous vous invitons à consulter cet article afin d’adresser votre patient chez un confrère.
    • Name=file-lines.png Partager des documents
      • Nous vous invitons à consulter cet article pour en savoir davantage quant au partage de documents avec vos patients.
    • Name=lock.png Bloquer la prise de rendez-vous
      • Nous vous invitons à suivre la démarche explicitée dans cet article afin de bloquer un patient de la prise de rendez-vous en ligne.
    • Name=bell.png Rappeler le prochain rendez-vous
      • Vous ne pouvez effectuer cette action que si l’adresse email du patient est renseignée.
    • Name=trash-can.png Supprimer le rendez-vous
      • Nous vous invitons à consulter cet article pour plus d’informations.

Capture d’écran 2024-01-10 à 14.00.32.jpg

Comprendre les différentes actions disponibles depuis le dossier patient

Afin d'accéder au dossier patient

  1. Rendez vous en vue agenda 
  2. Cliquez sur le rendez-vous du patient pour lequel vous souhaitez visualiser le dossier
    • Vous pouvez également le rechercher depuis la barre de recherche située au-dessus du calendrier
    • Si vous avez récemment recherché le patient, ce dernier apparaîtra dans les derniers résultats de recherche à partir du moment où vous cliquerez dans le champ

Vous êtes automatiquement redirigé vers le dossier de votre patient.

Quelles actions pouvez-vous réaliser depuis le dossier patient ?

Rendez-vous au niveau de la section Plans de traitement du dossier patient puis cliquez sur le plan de traitement de votre choix afin de :

  • Voir les séances passées et futures de votre patient. Sur la ligne du rendez-vous, au niveau de l'onglet Séances, vous pouvez :
    • Name=calendar.png Modifier le rendez-vous
    • Name=arrow-right.png Déplacer le rendez-vous
    • Le Name=trash-can.png Supprimer
    • L’associer à un autre plan de traitement
    • Name=arrow-right-arrow-left.png Transférer la séance à un autre collaborateur
    • Ajouter des Notes à la séance
    • Ajouter un document à la séance

Capture d’écran 2024-01-10 à 14.09.23.jpg

Rendez-vous au niveau de la section Plans de traitement du dossier patient afin d'accéder au plan de traitement de votre choix :

  • En cliquant sur un plan de traitement, à droite du Résumé, vous pouvez :
    • Name=pen-to-square.png Modifier ou Name=trash-can.png Supprimer le plan de traitement
      • Pour en savoir plus sur la modification ou la suppression d’un plan de traitement, cliquez ici
    • Name=box-archive.png Archiver le plan de traitement
      • Si vous souhaitez connaître la démarche à suivre pour archiver/désarchiver un plan de traitement, consultez cet article
  • Dans le Résumé du traitement, vous aurez accès à diverses informations sur :

    • Le nombre de bilans facturés ;
    • Le nombre de séances effectuées par rapport au nombre de séances prescrites ;
    • Le montant, en euros, à facturer (hors bilan) ; 
    • L’ordonnance. Si vous avez déjà ajouté une ordonnance au plan de traitement, alors vous pouvez la visualiser en cliquant dessus.
  • Si le plan de traitement n’est pas complet, vous avez la possibilité de renseigner les informations manquantes en cliquant sur le Name=plus.png situé dans les alertes de couleur. Nous vous invitons à consulter cet article pour en savoir davantage quant à l’édition d’un plan de traitement. Vous pouvez ajouter :
    • Une ordonnance ;
    • Une cotation.
    • Lorsqu’une cotation a été ajoutée, vous pouvez cliquer sur le sigle Name=euro-sign.png pour facturer les séances effectuées.
      • Vous pouvez aussi les facturer en cliquant sur Name=euro-sign.png Créer une facture en haut à droite de votre écran. Pour en savoir plus sur la facturation d’une séance de kinésithérapie, consultez cet article.

Capture d’écran 2024-01-10 à 14.09.23.jpg

Dans le menu Actions situé à droite de votre écran, vous pouvez :

  • Name=stethoscope.png Créer un traitement
  • Name=bell-slash.png Suspendre les rappels de facturation
    • Pour plus d’informations sur ce qu’est le rappel de facturation, consultez cet article.
  • Name=calendar-plus.png Prendre un rendez-vous
  • Name=calendar-days.png Planifier plusieurs rendez-vous
  • Name=lock.png Bloquer la prise de rendez-vous
  • Name=stopwatch.png Ajouter en salle d’attente
  • Name=calendar.png Adresser chez un confrère
  • Name=print.png Imprimer les rendez-vous
  • Name=file-lines.png Importer des documents dans le dossier patient
  • Name=file-arrow-down.png Exporter le dossier de votre patient
    • Pour en savoir plus sur l’export d’un dossier patient, nous vous invitons à consulter cet article
  • Name=folder.png Accéder au DMP (Dossier Médical Partagé) du patient
  • Name=trash-can.png Supprimer le patient
    • Pour supprimer un patient, il est impératif que ce dernier n’ait aucun rendez-vous à venir.

Capture d’écran 2024-01-10 à 14.09.23.jpg

À gauche de votre écran, vous avez accès :

  • Aux informations administratives de votre patient ; 
  • Aux Plans de traitement en cours et aux Plans de traitement archivés de votre patient ;
  • Aux factures ;
    • Pour en savoir plus sur la création d’une facture sans traitement, nous vous invitons à  consulter cet article
  • Aux Documents importés dans le dossier de votre patient ;
  • À ses antécédents et son mode de vie ;
  • À ses données de Biologie et Biométrie, qui comprennent, entre autres, sa taille, son poids et son indice de masse corporelle.

Capture d’écran 2024-01-10 à 14.09.23.jpg

Avez-vous trouvé votre réponse ?