Poser une absence dans Doctolib Kiné

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Retrouvez dans cet article les différentes actions à effectuer pour poser une absence et gérer, si nécessaire, les rendez-vous planifiés sur la même plage horaire.

L'essentiel

Lorsque vous posez une absence sur une plage horaire contenant des rendez-vous à venir, vous pouvez :

  • Annuler l’ensemble des rendez-vous prévus, les séances correspondantes seront décomptées et n'apparaîtront pas dans les séances à facturer ;
  • Ne plus prendre de nouveau rendez-vous sur cette période ;
  • Déplacer tous les rendez-vous prévus à un nouvel horaire ;
  • Choisir un nouveau praticien pour les rendez-vous prévus.

Créer une absence sur une plage avec des rendez-vous

Pour poser une absence : 

  1. Rendez vous en vue Agenda
  2. Effectuez un "cliquer-glisser": cliquez sur l'horaire de début de l'absence et glissez sans relâcher la souris jusqu'à l'horaire de fin souhaité, puis relâchez
  3. Sélectionnez l'agenda du kinésithérapeute souhaitant poser son absence 
    • Si plusieurs kinésithérapeutes souhaitent poser la même absence, alors cliquez sur angle-down.pngsur la ligne Agenda(s) et cochez check-square.png les cases correspondantes dans le menu déroulant 
  4. Définissez le jour ainsi que l'heure de début et de fin de l'absence 
    • Si l'absence est prévue pour la journée entière, cochez la case check-square.png Journée entière 
    • Si cette absence est récurrente, cochez check-square.png Oui situé sur la ligne Répéter et communiquez les informations relatives à l’absence récurrente
  5. Si vous vous le souhaitez, précisez la raison de l’absence dans le champ Objet
    • Vos patients ne seront pas informés de la raison
  6. Si nécessaire, le champ Notes vous permet de communiquer des informations complémentaires qui seront visibles par vos collaborateurs
  7. Si nécessaire, changez la couleur qui apparaîtra en vue Agenda
  8. Posez votre absence en cliquant sur Créer l’absence

Gérer les rendez-vous prévus sur une absence

Lorsque des rendez-vous sont déjà programmés sur la plage horaire de votre absence :

  1. Si vous souhaitez Annuler les rendez-vous prévus :
    • Les séances seront décomptées et n'apparaîtront pas dans les séances à facturer.
    • Les rendez-vous seront automatiquement annulés et vous aurez la possibilité de prévenir les patients concernés manuellement dans la section À notifier de l’onglet files_id-badge.png Gestion des patients. Sinon, la communication se fera de manière automatique. Pour plus d’informations sur les notifications envoyées aux patients en cas d’annulation ou de suppression de leur rendez-vous, veuillez consulter cet article.
    • Si nécessaire, vous aurez la possibilité de replanifier les rendez-vous. Pour déplacer ou supprimer une séance, consultez cet article.
    • Si la séance est associée à un plan de traitement, vous pourrez la déplacer ou la supprimer directement depuis l’historique du dossier patient. Elle sera reconnaissable par le biais de l’icône date___time_clock.png, située sur la ligne de la séance.
    • Si la séance n’est pas associée à un plan de traitement, vous pourrez la déplacer ou la supprimer directement depuis la fiche rendez-vous.
  2. Si vous souhaitez Ne plus prendre de nouveau rendez-vous sur cette période :
    • Les rendez-vous programmés sur la plage horaire de votre absence devront être honorés. Par contre, la prise de rendez-vous en ligne sera bloquée.
  3. Si vous souhaitez Déplacer tous les rendez-vous à un nouvel horaire :
    • Vous pourrez replanifier les rendez-vous et décider de la manière dont seront prévenus les patients, automatiquement ou manuellement. Pour en savoir plus sur les notifications envoyées aux patients en cas de déplacement de leur rendez-vous, veuillez consulter cet article.
  4. Si vous souhaitez Choisir un nouveau praticien pour les rendez-vous prévus :
    • Vous pourrez choisir le kinésithérapeute à qui transférer les séances
    • Les patients concernés seront automatiquement notifiés de ce changement par le biais du rappel de rendez-vous

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