Que faire après l'import de votre base de données dans Doctolib Kiné ?

Le contenu de cet article s’applique uniquement aux versions payantes.

Lors de l'import, les plans de traitements datant de moins de trois ans et leur ordonnance, datant de moins d'un an, sont automatiquement importés dans Doctolib Kiné. S'ils ont été appliqués à toutes les séances, alors les dépassements d'honoraires le sont également. En revanche, les factures et la comptabilité ne sont pas importées. 

Prérequis

Avant de poursuivre votre lecture, assurez que vous bénéficiez des droits d'accès de niveau 3 au logiciel. Pour cela, nous vous invitons à consulter cet article.

Étape 1 - Vérifier les doublons de dossier patient

À l'issue de l'import de vos données, vous pouvez être confronté à l'une des situations suivantes :

• Doctolib Kiné détecte un doublon à l'ouverture du dossier patient et vous suggère de fusionner les dossiers ; 
• Un message d'erreur rouge s'affiche en haut à gauche du dossier patient vous indiquant qu'aucun dossier importé n'est retrouvé et vous invite à faire une recherche pour vérifier qu'il en existe un afin de fusionner les dossiers. 

Doctolib Kiné détecte le doublon Doctolib Kiné affiche un message d'erreur

1. Rendez vous dans le dossier patient
2. Fusionnez manuellement les dossiers patient à l'ouverture de la fenêtre en suivant les étapes explicitées dans cet article

Lorsque vous êtes dans le dossier patient, un message d'alerte apparaît sous le nom du patient, en haut à gauche de votre écran, vous indiquant qu'il est possible de rechercher un dossier importé depuis la liste de patients afin de le fusionner.

1. Rendez vous dans le dossier patient
2. Cliquez sur "la liste de patients" inscrit dans le message d'alerte qui s'affiche en-dessous du nom du patient
   • Vous allez être automatiquement redirigé vers la section  Gestion des patients.
3. Cochez la case  du dossier patient importé
   • Si aucun dossier importé ne vous est suggéré, entrez la date de naissance du patient dans la barre de recherche pour apporter pour apporter plus de précision et ainsi le retrouver. 
     • Si aucun dossier patient ne s'affiche, cela signifie que certaines informations d'identité, telles que le nom, prénom ou la date de naissance du patient ne sont pas celles renseignées sur son compte Doctolib. 
4. Cliquez sur Fusionner
5. Sélectionnez les valeurs à conserver
   • Visualisez la source de la donnée afin de sélectionner les bonnes informations.
6. Cliquez sur Fusionner les dossiers

Étape 2 - Vérifier qu'il n'y a pas de doublons de séances

Dans le cas où les doublons de séances n'ont pas été fusionnés lors de l'import, alors vous constaterez que certaines séances apparaissent deux fois dans le dossier patient.

• Si la séance est accompagnée d'un pictogramme bleu, cela signifie que la séance a été créée dans le logiciel Doctolib Kiné ;
• Si un pictogramme violet s'affiche, il s'agit alors d'une séance importée.

La séance a déjà eu lieu La séance n'a pas encore eu lieu

1. Ouvrez le dossier patient
2. Dans l'Historique, assurez-vous d'être en Vue d'ensemble
3. Utilisez la séance Doctolib à facturer et ne réalisez aucune action sur le doublon de séance

Puis-je marquer une séance comme étant déjà facturée ?

Si vous avez facturé une séance après l'import dans votre ancien logiciel ou que vous avez facturé une séance en dehors de Doctolib Kiné, alors vous pouvez la marquer comme étant déjà facturée. Pour cela, nous vous invitons à suivre la démarche explicitée dans cet article.

1. Ouvrez le dossier patient
2. Cliquez sur Séances à associer situé au niveau de la section Plans de traitement située à gauche
3. Cliquez sur À associer situé sur la ligne de la séance à associer
4. Sélectionnez le plan de traitement de votre choix 
5. Réitérez l'opération autant de fois que nécessaire

✅ La séance est associée au plan de traitement sélectionné.

Étape 3 - Valider la cotation importée 

1. Rendez vous en vue agenda 
2. Cliquez sur  Factures situé dans le menu latéral bleu à gauche 
3. Assurez-vous d'être dans la section Suivi des traitements 
4. Dans la colonne Traitements par patients, recherchez votre patient et son traitement en cours 
5. Une fois le traitement identifié, cliquez sur situé dans la colonne Informations de facturation
6. Vérifiez que la cotation est correcte
   • Si celle-ci est absente, veuillez l'ajouter grâce à la barre de recherche
7. Si nécessaire, ajoutez un dépassement d'honoraires en cliquant sur l'acte, puis en saisissant le dépassement dans le champ Honoraires situé dans la fenêtre à droite
8. Terminer

Je constate un problème en rapport avec mon import, que faire ?

Si vous constatez un problème en rapport avec votre import, veuillez contacter le support Doctolib Pro.