Gérer les rejets de facture avec Doctolib Kiné

Name=clock.png Temps de lecture : 2 minutes

Dans Doctolib Kiné, vous pouvez visualiser en un coup d’œil les raisons pour lesquelles vos factures ont été rejetées et agir en conséquence en choisissant d’annuler les factures concernées, ou de marquer la part AMO ou la part AMC comme déjà réglée par le patient.

À retenir

Lorsqu’une facture est rejetée, il est nécessaire de l’annuler et d'en créer une nouvelle. Pour cela, vous devrez :  

  • Annuler la facture ;
  • Créer une nouvelle facture depuis le dossier patient ;
  • Sélectionner le plan de traitement concerné : dans la feuille de soins électronique, la séance rejetée apparaît de nouveau ;
  • Éditer la facture en tenant compte du motif du rejet de la facture initiale.

Lorsqu’une facture est rejetée, elle peut l’être entièrement ou bien elle peut l’être partiellement avec un rejet de la part AMO ou un rejet de la part AMC.

Gérer un rejet total de factures

Étape 1 : Repérer et annuler la facture rejetée
  1. Rendez vous en vue agenda
  2. Cliquez sur Name=euro-sign.png Gestion des revenus situé dans la barre latérale bleue à gauche
  3. Assurez-vous d'être dans la section Revenus
  4. Au niveau de la section Télétransmission, cliquez sur l’encart Factures rejetées 
  5. Si nécessaire, filtrez par Méthode de paiement et/ou par dates en les renseignant manuellement
    • Vous pouvez facilement visualiser les factures rejetées via le label rouge “rejetée”.
  6. Sur la ligne de la facture concernée, cliquez sur Name=eye.png situé à droite afin de prendre connaissance de l’origine du rejet
  7. Dans les encarts Part AMO et Part AMC :
    • Marquez que la part vous a été réglée si vous avez traité le rejet de facture avec l’assurance maladie ou la complémentaire santé.
  8. Cliquez sur Name=xmark-large.png Annuler la facture en haut à droite de la fenêtre si vous avez créé une nouvelle facture avec les corrections requises
    • Vous pouvez aussi annuler la facture directement depuis la ligne de la facture en cliquant sur  Name=ellipsis-vertical.png Autres, puis sur Name=xmark-large.png Annuler la facture

✅ Votre facture est annulée.

Je n’ai pas la possibilité d’annuler la facture, pourquoi ?

Le bouton Name=xmark-large.png Annuler la facture apparaît uniquement si :

  • La facture n’a pas déjà été annulée ;
  • La facture n’est pas en cours de télétransmission ;
  • Aucune part AMO ou AMC n’est payée, différée ou en anomalie.
Étape 2 : Créer et éditer une nouvelle facture
  1. Rendez vous dans l’Historique du dossier du patient dont la facture a été rejetée
  2. Cliquez sur la séance concernée par le rejet et cliquez sur Name=euro-sign.png Facturation
  3. Créez votre facture comme d’habitude en tenant compte du motif de rejet de facture
    • Lors de la création de la facture, veillez à renseigner la date exacte à laquelle les actes ont été réalisés. 
    • Pour plus d’informations sur la facturation d’une consultation, consultez cet article
  4. Validez

✅ Votre facture est validée et prête à être de nouveau traitée.

Gérer un rejet partiel de la facture

Rejets NOÉMIE : Quelles peuvent être les causes ?

Plusieurs raisons peuvent être à l’origine d’un rejet NOÉMIE. Par exemple :

  • Il y a une erreur dans le contexte de réglementation et/ou de facturation ;
  • Il y a une erreur dans les informations du tiers payant AMC ;
  • Une prestation ne correspond pas au contexte du parcours de soin ;
  • Les droits du patient ne sont pas à jour (carte Vitale ou ADRi par défaut).

Pour davantage d'informations, consultez l’article provenant de la source ameli suivante : Le retour NOEMIE.

La part AMO a été rejetée

Lorsque la part AMO a été rejetée mais qu'il n'y a pas de part AMC, alors vous pouvez annuler la facture immédiatement et la refaire. De plus, si vous avez reçu un courrier vous indiquant que la part AMO a été rejetée, alors vous bénéficiez d'un délai de 11 jours pour annuler la facture. En revanche, lorsque la part AMO est rejetée, mais que la part AMC est payée, il n’est pas possible d’annuler la facture. Pour bénéficier du paiement de la part AMO par l’Assurance Maladie, vous pouvez :

  • Réaliser une feuille de soins papier (FSP) manuscrite

Vous pouvez éditer une feuille de soins papier manuscrite et l'envoyer ensuite par courrier à la CPAM accompagnée de l'ordonnance correspondante. Sur le CERFA, veillez à indiquer en cochant les cases correspondantes que la patient n'a pas payé les parts AMO et AMC. Une fois le paiement reçu, vous pouvez manuellement cocher que la part AMO rejetée a finalement été payée.

✅ Votre comptabilité est régularisée

La part AMC a été rejetée

Si vous êtes confronté à un rejet partiel de votre facture avec la part TP AMO réglée, mais la part TP AMC rejetée, deux possibilités s’offrent à vous :

  • Contacter la mutuelle de votre patient

Si vous le souhaitez, vous pouvez directement contacter la mutuelle de votre patient pour lever le rejet de la part AMC et vous la faire régler.

  • Contacter votre patient

Aussi, vous avez la possibilité de contacter votre patient afin qu’il vous règle directement la part rejetée. Il devra ensuite se rapprocher de sa mutuelle afin de demander un remboursement des frais avancés.

✅ La part AMC est réglée, veillez à indiquer qu’elle a été réglée par le patient afin de régulariser votre comptabilité.

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