Paramétrer et créer un parcours de soins (ou consultation en plusieurs étapes)

Accès nécessaire : Administrateur (vérifier mes droits) pour paramétrer le parcours de soins.

 

Sommaire :

 

Détails 

Le Parcours de soin ou rendez-vous à étapes regroupe l'ensemble des actes et/ou consultations devant être faits pour un type de rendez-vous.

Par exemple, lorsque vous avez rendez-vous chez le cardiologue pour une première consultation, il se peut que vous deviez passer au préalable un test d'effort et un ECG (électrocardiogramme). 

  • Etape 1 : Test d'effort
  • Etape 2 : ECG
  • Etape 3 : Première consultation de cardiologie (motif principal)
  • Etapes 1 + 2 + 3 = parcours de soin (la consultation + l'acte)

Cette fonctionnalité vous permet de proposer des disponibilités qui tiennent compte du fait qu'un type de consultation contient plusieurs actes. Le patient sera convoqué à l'heure du premier rendez-vous.

Ici, si j'ai pris rendez-vous en ligne à 14h30 pour ma première consultation de cardiologie, cela revient à dire que j'ai pris 3 rendez-vous (test d'effort, ECG, consultation) et que le premier (le test d'effort) aura lieu à 14h30. 

Le bouton Prendre un RDV vous permet de visualiser vos disponibilités pour ces 3 actes d'affilées. Le délai minimum et maximum entre deux rendez-vous est de 0 minute à 12 heures ; au-delà une nouvelle disponibilité vous est proposée.  

Vous pouvez créer jusqu'à 5 étapes.

Voyons maintenant comment paramétrer les étapes du parcours de soin (Cas 1) et comment prendre plusieurs rendez-vous pour un même patient sur une même journée (Cas 2) : 

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Cas 1 : Paramétrer les étapes du parcours de soin 

1. Cliquez sur votre Nom en haut à droite de l'agenda, puis sur Paramètres.

Param_tres.png

 

2. Cliquez sur Motifs de consultation.

Motifs.png

 

3. Cliquez sur Options en haut à gauche. 

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4. Sur le volet qui s'est ouvert, activez les Rendez-vous à étapes (1). Pour fermer ce volet, cliquez sur la croix en haut à droite (2).

parcours_2_bis.jpg

 

5. Depuis la colonne Motifs à étapes, cliquez sur Créer à droite du motif souhaité.

parcours_3_bis.jpg

 

6. Etape préalable : créer les motifs de consultation.

Pour ajouter les étapes de votre parcours de soins cliquez sur Ajouter une étape (1), puis sélectionnez la Spécialité (2), la catégorie de motif (3) et le Motif de consultation (4) correspondant à l'acte. Sélectionnez le délai minimum (5) et maximum (6) entre les deux étapes. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 étapes. Enfin cliquez sur Valider (8) puis sur Revenir aux motifs de consultation (10).

  • Pour changer l'ordre des étapes, cliquez sur la flèche à gauche d'une des étapes et faites la glisser à l'emplacement souhaité ; 
  • Pour supprimer une étape cliquez sur la croix rouge à droite de l'étape (7) ;
  • Pour supprimer l'ensemble du motif à étape cliquez sur Supprimer (9).

rdv_a_etape.png

NB : une étape ne peut pas elle-même être composée de plusieurs étapes.
Par exemple, dans cette illustration l'ECG doit être un motif simple, un motif qui ne contient pas plusieurs actes/étapes. 

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Cas 2 : Prendre plusieurs rendez-vous pour un même patient sur une même journée 

1. Si vous avez accès à plusieurs agendas, sélectionnez l'agenda sur lequel vous souhaitez prendre rendez-vous (1), cliquez sur la flèche à droite du bouton Prendre un RDV (2) et choisissez le motif principal de votre parcours de soins (3). 

prendre_parcours.png

 

2. Les prochaines disponibilités apparaissent en violet, si vous passez la souris sur l'horaire celui-ci se déploie afin d'afficher l'amplitude horaire nécessaire (1). Le récapitulatif du rendez-vous et ses étapes apparaissent sur la gauche (2). Pour connaître les possibilités suivantes, cliquez sur RDV suivants (3) pour retourner en arrière dans le temps, cliquez sur la flèche allant vers la gauche (4). Pour prendre rendez-vous, cliquez sur l'horaire souhaité.                               

parcours.png

 

3. La fenêtre de prise de rendez-vous s'ouvre. Les étapes du parcours de soins sont récapitulées (1). Renseignez les coordonnées de votre patient comme vous le faites habituellement (2). Enfin, cliquez sur Créer le rendez-vous (3). 

parcours_7.jpg

 

4. Les rendez-vous apparaissent alors automatiquement sur l'agenda (1). Si vous passez votre souris sur l'un d'entre eux, le détail du motif apparaît sur la gauche (2). 

parcours_2.png

 

5. Dans la fenêtre de prise de rendez-vous, les différentes étapes sont également indiquées.       

parcours_9.jpg

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Bon à savoir  

- Le motif principal est celui pour lequel vous avez paramétré des étapes. Il ne peut pas servir d'étape pour un autre parcours de soin. Toutes les modifications liées à la prise de rendez-vous en ligne doivent être faites sur ce motif (délai minimum et maximum de prise de rendez-vous, règle d'informations,...).

- Les étapes : il s'agit du(des) motifs(s) et/ou acte(s) devant être réalisé(s) avant le motif principal.

- Le parcours de soins peut se paramétrer sur des agendas différents, des spécialités différentes et/ou sur des agendas ressources. Des plages d'ouvertures doivent donc être paramétrées avec les bons motifs sur chaque agenda concerné. 

- Il est possible de modifier ou supprimer un parcours de soins. Toutefois, les rendez-vous pris dans le passé garderont le même paramétrage ; seuls les rendez-vous futurs tiendront compte de la modification. 

- Les patients peuvent prendre ces rendez-vous en ligne (s'ils sont paramétrés pour). L'heure de convocation du patient et l'horaire de la disponibilité affichée en ligne sont ceux de la première étape. Ils ne seront pas informés des étapes (sauf si vous les leur communiquez dans une règle d'information). Les rappels de rendez-vous (SMS & emails) suivent la même logique : un seul sms, un seul horaire

- Pour les statuts

   - Pour les statuts "vu, salle d’attente et en consultation" : il faut statuer les rendez-vous à chaque étape/acte.

   - Les statuts "absent excusé et non excusé" affectent l’ensemble du rendez-vous.

 - Ces rendez-vous peuvent être pris depuis l'application pour les praticiens.

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Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter en cliquant sur l'icône  aide.png en haut à droite de votre agenda.